Distansarbetet kommer bara att öka – se till att din verksamhet har koll på sårbarheterna

Vi har nu levt med pandemin i ett år. Folkhälsomyndigheten och regeringen gick tidigt ut och rekommenderade arbete från hemmet för att minska trycket på kollektivtrafik, arbetsplatser och samhället i stort. Många arbetsplatser följde rekommendationen och alla som kan jobba hemifrån har fått göra det. Att jobba på distans har nu blivit det nya normala för många av oss.

Distansarbete är ofta säkert när det gäller uppkoppling till företagets nätverk men mycket annat är inte förberett för långvarigt distansarbete.

I samband med rekommendationen om hemarbete har dock ett antal säkerhetshot, som visserligen funnits sedan tidigare, fått betydligt större spridning. Distansarbete är ofta säkert när det gäller uppkoppling till företagets nätverk men mycket annat är inte förberett för långvarigt distansarbete. På kontoret har vi skydd i form av tillträdesskydd och larm. Vi träffas också personligen och har därför större möjlighet att upptäcka problem. När vi arbetar under lång tid på distans saknar vi kontorets skyddsnät och det är inte enkelt att kompensera för de bristerna i säkerheten.

Vi är många som ser fram mot den dag då myndigheterna rapporterar att pandemin är slut och vi kan gå tillbaka till en normal vardag. Men vad är en normal vardag efter pandemin?

Mitt intryck är att många kollegor saknar det sociala livet som kontoret erbjuder men att många också uppskattar att jobba på distans, eftersom man slipper arbetsresor och kan anpassa arbetsdagen lättare. För många kan därför återgången till kontoret komma att innebära blandade känslor. Glädjen över att pandemin är hanterad och spridningen av covid-19 är under kontroll kan grumlas av kraven på att behöva åka in och arbeta från kontoret igen.

Därför finns det anledning för oss som ansvarar för säkerheten att redan nu förbereda oss på att antalet distansarbetare kommer att öka, och skydda oss därefter. Här nedan tar jag upp ett antal hot som vi måste vara medvetna om att distansarbete medför, och tips på hur de kan avvärjas.

Hot och tips om hur de kan avvärjas

Den fysiska säkerheten är ett problem då arbete sker från en okänd plats. Vi kan inte utgå från att distansarbetet sker från hemmet eller att det finns ett avgränsat utrymme för arbetet. Risken för överhörning är stor och därmed att sekretess röjs. Bildskärmen kan vara synlig för utomstående och dokument kan förvaras öppet. En korrekt konfigurerad dator har skärmsläckare som låser datorn efter en viss tid. Men utanför kontoret finns alltid en risk att en uppkopplad dator ”lånas” för att göra en snabb sökning, eller för ett kort Zoom-möte med både mikrofon, kamera och skrivbord.

Den personliga säkerheten berörs också genom att ergonomin kan bli lidande när arbetsutrustning inte är anpassad för långvarigt arbete. En ofta omtalad risk är bristen på strukturerad arbetstid, något som inte bara är ett problem för att arbetstiden lätt kan överskrida 8 timmar om dagen. Vad händer om arbetslusten och inspirationen vaknar en sen fredagskväll, efter både middagsvin, avec och en drink eller två?

En ytterligare utmaning med långvarigt distansarbete är att hålla datorn uppdaterad och säker. På kontorets nätverk finns kapaciteten att genomföra uppdateringar och uppgradera certifikat vid behov. Finns den möjligheten på fjärruppkoppling?

Klargör vilka arbetsuppgifter som kan göras på distans, men specificera också vilka uppgifter som måste göras från kontoret. Vidare behöver instruktionerna för distansarbete vara tydliga och kommunicerade.

Det är redan nu, under aktiv pandemi, som vi måste börja fundera på hur vi ska kunna möta den nya normala arbetssituationen och göra den till en både säker och uppskattad vardag.

Det mest givna är kanske att klargöra vilka arbetsuppgifter som kan göras på distans, men vi behöver också specificera vilka uppgifter som måste göras från kontoret. Vidare behöver instruktionerna för distansarbete vara tydliga och kommunicerade. Vi måste också klara ut vilka krav som arbetsgivaren kan ställa på anställda som önskar mer frihet i form av distansarbete, och även vilka möjligheter till kontroll som arbetsgivaren har.

Även tekniken behöver ses över så att datorer är uppdaterade och arbetet är säkert. Kanske behöver vi bygga ut säkerheten så vi skyddar både arbetsgivare, information och våra anställda.

Och inte minst är det viktigt att fortsatt hålla kontakt med varandra, inte bara i mail och chatt. Ett samtal betyder så mycket.