Cloud cost management – hur du säkerställer att du får ut det bästa av molnet

Oro över en stundande lågkonjunktur, sjunkande intäkter och högre kostnader tvingar många verksamheter att dra åt svångremmen inom en rad områden. Detta är en naturlig försiktighetsåtgärd och ofta ett sunt agerande. Det är dock svårt att balansera kortsiktiga kostnadsbesparingar med att samtidigt hålla fokus på de mer långsiktiga målen och verksamhetens förmåga att växa och utvecklas. 

Ett område som allt oftare drar ögonen till sig när det gäller att nagelfara kostnader och investeringar, är molnet. För många verksamheter har kostnadsbesparingar varit den främsta drivkraften för att flytta sin IT till molnet. I praktiken har dock molnet inte alltid visat sig vara riktigt den kostnadsmässiga quick-fix som förväntat. Missförstå mig rätt! Det är ingen tvekan om att det finns många positiva effekter av molnbaserade lösningar och publika molnmiljöer. Det är bara lite mer komplext än det kanske verkade (eller hur många molnleverantörer lagt fram det) för många verksamheter.

Undvik onödiga utgifter

När du flyttar system och infrastruktur till molnet finns det en rad områden som måste beaktas. Hela idén och fördelen med molnet är att saker och ting sköts annorlunda. Det betyder att med molnet kan du helt enkelt inte tänka och agera som om du har en lokal on-prem-miljö. Faktum är att det kan vara komplext, tidskrävande och därför också dyrt att anpassa sin IT-miljö så att den blir ”molnredo”. Om du inte har tagit hänsyn till dessa anpassningar kan kostnaderna för dem komma som en obehaglig överraskning.

För många verksamheter har molnkostnaderna också visat sig vara svåra att kontrollera. En av de starkaste USP:arna för molnet har varit flexibiliteten och skalbarheten, vilket är helt sant. Men nackdelen är att när nya resurser sätts upp eller utökas så avslutas de inte alltid när utnyttjandet eller behovet inte finns längre. Utan ordentlig kontroll och översikt finns risken att molnkostnaderna skenar, ofta helt i onödan. 

Vissa verksamheter kanske har överseende med högre molnkostnader än förväntat, då snabbare time-to-market eller ytterligare utvecklings- eller innovationsmöjligheter ändå väger tyngre. Men i ett stramare finansiellt klimat är det inte ovanligt att verksamheter nu överväger eller utvärderar att flytta tillbaka sin IT från molnet, helt eller delvis. 

Detta är också tydligt i globala undersökningar och analyser som gjorts på området. I rapporten Flexera 2023 State of the Cloud uppger tre av fyra verksamheter, med både liten, medelstor och stor molnanvändning att de har stora utmaningar att hantera sina molnkostnader. 

En effektiv metod

Min erfarenhet är att den största anledningen till att verksamheter inte kan kontrollera sina molnkostnader är att så många fortfarande saknar en effektiv Cloud Cost Management. Det är en viktig funktion att ha för att verksamheten ska kunna hantera och optimera molnkostnaderna på ett effektivt sätt under hela livscykeln.

På CGI har vi utvecklat en effektiv metod för löpande Cloud Cost Management. Denna metod fokuserar kortfattat på följande steg:

1. Planera och prognostisera: I det här steget tar du fram en plan för hur ni ska gå till väga för att flytta er miljö till molnet, genom att utgå från affärskraven, definiera era risker och toleranser samt göra en budget, som både innefattar utgifter och en kostnadsprognos för framtiden. Detta behöver ofta göras för varje affärsenhet. Med denna information har ni en bra grund för att skapa en molnstrategi, göra en kravspecifikation och för att definiera era olika ansvar och processer.
2. Medvetenhet och insikter: I den här fasen måste du säkerställa att ni kan övervaka kapacitet, svarstider och kostnader, samt hur ni identifierar avvikelser i användningen och hur ni sätter olika notiser för när kostnaderna barkar i väg. Du behöver också kunna identifiera vem som använder vilka molnresurser. Ett sådan underlag är också viktigt för att skapa jämförelsetal när det gäller prestanda och kostnader, så att du kan säkerställa att molnmiljön och molnleverantören är optimal för era behov och användarmönster.
3. Optimera och förbättra: Här måste du inrätta processer för att kunna optimera utnyttjandet, minska överkapacitet och hantera resurserna och arbetsbelastningen för din organisation. Återkommande och samtidiga processer inom detta område kan automatiseras för ökad effektivitet och kontroll. Hanteringen av molnet måste också inkludera regelbunden översyn av arkitekturen, integrationer och skalningsfunktioner samt en teknisk bedömning som säkerställer att du har rätt plattform och funktioner på plats.
4. Drift och Styrning: För att få en optimal drift och hantering av din molnmiljö bör du inrätta ett Cloud Center of Excellence (CCoE), ett råd som gemensamt tar ansvar för verksamhetens molnanvändning. Här bör alla relevanta avdelningar delta och tillsammans med ekonomi- och driftsorganisationen ha ägandeskapet över förbättringar och driften av hela molnmiljön. Att regelbundet utvärdera och granska optimeringsmöjligheter, policys och best-practice bör vara en del av CCoE:s ansvar, och även att hålla sig uppdaterade om nya projekt som är på väg in samt ha en tydlig överblick över hur molnutnyttjandet kan reflekteras i interndebitering, så att varje enhet bär sin egen molnkostnad. 

Får du dessa delar på plats kommer du att också ha en tydlig finansiell styrning av molnmiljön samt goda förutsättningar att fostra en större kostnadsmedvetenhet i hela verksamheten. Du får också förmåga att optimera dina molnresurser, utgifter och utnyttjandet för att uppnå det bästa möjliga resultatet.

För att kunna tillgodogöra er alla fördelar med molnet så krävs lite arbete. Jag kan dock försäkra dig om att med rätt Cloud Cost Management säkerställer du att du får ut det allra bästa och mesta av molnet, samt att du får tydliga argument och underlag som kan backa upp dina molnval. 

Vill du ha råd om hur du kan få en effektiv Cloud Cost Management, hör av dig till mig.