Vad är Human Resource Management (HRM)?

Oavsett bransch och storlek på er organisation så utgör personalen er viktigaste resurs. Med HRM kan ni se till att förbättra era resultat, behålla personal och effektivisera er rekrytering. Detta samtidigt som ni förbättrar de anställdas arbetsmiljö och ser till att alla når sin fulla potential – både produktions- som kompetensmässigt. 

I det här blogginlägget ska vi förklara vad HRM innebär, hur det skiljer sig från vanlig personal- och löneadministration, samt praktiska tips på hur ni kan arbeta med Human Resource Management i er organisation. 

Definition av HRM

HRM är en funktion inom företagsledning som har till syfte att rekrytera, utveckla och behålla medarbetare. Till skillnad från klassisk personaladministration har HRM en mer individfokuserad syn på personalhantering. Där traditionella personalavdelningar haft sitt fokus på administration, att upprätthålla personalregister och hantera personalfrågor, har HRM en mer strategiskt roll då det även fokuserar på att rekrytera, kompetensutveckla och behålla medarbetare.

Just de anställdas karriärutveckling och välbefinnande är centrala mål för Human Resource Management. Därför ligger det i HRM:s funktion att skapa en positiv arbetsmiljö och att ge medarbetare stöd för att utveckla sina färdigheter och kompetenser. Hur detta går till i praktiken beror på hur er företagsstruktur ser ut samt andra faktorer, så som affärsmål och strategier. 

Fem viktiga områden inom HRM

HRM-arbetets huvudsakliga uppgift är att leda och administrera de mänskliga resurserna inom en verksamhet. Detta innebär således att avdelningen måste vara delaktig i allt från att fastställa affärsmål och ta fram styrdokument till att skriva jobbannonser och sköta löneförhandlingar. 

Hur HRM används i ett företag varierar beroende på bransch, typ av personal och storlek. Dock brukar man vanligtvis framhålla följande uppgifter som de primära inom human resource management. 

Jobbanalys

En jobbanalys har till syfte att definiera vad rollen innebär samt ge HR, kandidater och ledning ökad förståelse kring vad jobbet faktiskt kräver. Utifrån analysen skapas sedan ett dokument som summerar yrkesrollen och dess kriterier. Detta dokument används sedan för att förbättra processer vid rekrytering, onboarding och kompetensutveckling, med mera. 

Hantering av personalärenden 

En annan självklar del av HRM är hanteringen av olika personalärenden, eller workforce operations som det heter på engelska. Det kan röra sig om allt från att ta fram säkerhetspolicys och underlätta regelefterlevnad till att föra samtal med fackförbund och ombud. 

Prestationsmätning

HRM:s huvudsyfte är att se till så att verksamheten använder sina personalresurser på ett så effektivt sätt som möjligt. Därför behöver HR-avdelningen löpande mäta personalens prestation, analysera arbetsmoment och upptäcka utvecklingsmöjligheter. Tack vare detaljerad prestationsdata får ni lättare att hitta interna resurser som kvalificerar sig för högre positioner, samt vidta åtgärder i de fall där prestationen inte motsvarar förväntningarna. 

Incitamentsprogram och karriärmöjligheter

Oavsett bolagstyp så är det viktigt att uppmärksamma enastående prestationer och belöna lojala medarbetare. Genom att ta fram tydliga riktlinjer för bonusar, förmåner och karriärmöjligheter kan företag hålla motivationen uppe hos befintlig personal, samtidigt som man bygger en företagskultur som lockar de bästa kandidaterna.

Lönehantering och förmåner

Att rekrytera ny och behålla befintlig personal tillhör HR:s främsta uppgifter. För att locka rätt kandidater och behålla kompetens inom organisationen behöver ni kunna erbjuda konkurrensmässiga löner och förmåner. Därför ligger det inom HRM:s ansvarsområde att hålla sig ajour med hur lönenivåerna utvecklas inom branschen, samt erbjuda förmåner som ligger i linje med vad konkurrenterna erbjuder. 

Hur implementerar man HRM i sin verksamhet

För att implementera HRM på ett effektivt sätt är det viktigt att ha en tydlig strategi och ett starkt ledarskap. HRM bör vara integrerat i företagets övergripande strategi och arbeta tätt tillsammans med andra avdelningar för att uppnå gemensamma mål. Det är också viktigt att utveckla en arbetskultur som främjar samarbete, innovation och kontinuerlig förbättring.

1. Här är några viktiga aspekter att tänka på när man implementerar HRM i sin organisation:
2. Talent Acquisition: identifiera de mest kvalificerade kandidaterna och skapa en rättvis rekryteringsprocess.
3. Utbildning och utveckling: ge medarbetarna rätt verktyg och stöd för att förbättra sina färdigheter och förmågor.
4. Prestationshantering: sätt upp tydliga mål och förväntningar. Följ sedan upp och utvärdera prestationen regelbundet.
5. Lönehantering: se till att lönerna är rättvisa och konkurrenskraftiga.
6. Personaladministration: hantera personaladministrationen på ett effektivt sätt för att minimera administrativa uppgifter och frigöra tid för strategisk planering.

HRM-system

Alla som jobbar med HR kan nog skriva under på att det är ett arbete i ständig förändring. Uppdaterade riktlinjer och affärsmål, ny lagstiftning, rekryteringar och föräldraledigheter är bara några faktorer som gör att den ena dagen aldrig är den andra lik. 

För att hålla jämna steg med allt som sker inom verksamheten tar många hjälp av olika HRM-system. Dessa system kan antingen vara inkorporerade i ert ERP eller vara fristående program och molntjänster. Oavsett vilken typ av HRM-system man väljer är det viktigt att systemet anpassas efter er organisation och era behov. Det kan antingen vara i form av särskilda ERP-moduler eller ett separat program som utvecklats för er specifika bransch, dess regelverk och utmaningar. 

På marknaden finns mängder av HRM-system och tjänster att välja mellan och på CGI kan vi hjälpa er organisation att hitta den bästa och mest kostnadseffektiva lösningen. Vi har utvecklat heltäckande HRM-plattformar, både för privat och offentlig sektor, som omfattar allt från rekrytering, anställning, introduktion och mål- och prestation, till utbildning, succession och arbetsmiljö. Allt integrerat i moderna molnlösningar som givetvis följer svenska lagar och kollektivavtal. 

Läs mer om Heroma – helhetslösningen för HRM och lönehantering i offentlig sektor. 
Läs mer om HRM för privat sektor.

Outsourcing av HR-processer

För många företag kan en lösning vara att lägga över delar av HR-arbetet på en extern aktör, antingen för att det saknas intern expertis för att sköta rutinerna eller för att man har behov av minskad sårbarhet och ökad effektivitet inom vissa verksamhetsområden. 

Ett exempel på område som många väljer att outsourca till tredje part är lönehantering. Fördelarna med detta är dels att verksamheten kan frigöra massor av tid och resurser för mer strategiskt HR-arbete, men också att kvaliteten, säkerheten och effektiviteten i löneprocessen oftast förbättras. 

Självklart går det att outsourca vilka delar av HRM man vill. Dock kan det vara klokt att i första hand överlåta repetitiva och tidskrävande uppgifter åt andra medan man behåller kontrollen över de mer känsliga HR-funktionerna. 

Sammanfattning

I takt med att HR-avdelningars allt mer rör sig bortanför sina traditionella ansvarsområden ökar också kraven på säkerhet, expertis och efterlevnad. Genom att ta ett helheltsgrepp om HRM kan ni vinna konkurrensfördelar genom att locka till er de bästa medarbetarna och vårda och utveckla den personal ni redan har. 

Tack vare datainhämtning och löpande prestationsutvärdering kan ni även se till att era resurser används på bästa tänkbara sätt. Dock krävs noggrann planering och strategi för att implementera HRM framgångsrikt. På CGI har vi över 30 års erfarenhet av HR-lösningar till privat och offentlig sektor. Läs mer om HR och Lön här eller kontakta oss så kan vi berätta mer.