Scanning – fakturaskanning

Fördelar med scanning - fakturaskanning

Helhetslösning

Vi levererar en komplett tjänst för mottagande av pappers- och pdf-dokument som är helt integrerad med de parallella digitala kanalerna.

Toppkvalitet

Tjänsten har absolut högsta kvalitet vilket är viktigt då felaktigt tolkat och validerat innehåll skapar höga kostnader och tidsförluster.

Säkert

Vår tjänst omfattas även i sin helhet av CGI:s väletablerade säkerhetprocesser och riktlinjer.

Compliant

Eftersom CGI efterlever alla regulatoriska krav kan kunder med höga krav känna sig trygga med att vår tjänst.

Fakturaskanning (pdf och brev)

Fakturaskanning hanterar inkommande pappers- och pdf-fakturor med bilagor. Eftersom dessa fungerar integrerat och parallellt med de digitala fakturakanalerna kan ni fokusera helt på era digitala dokumentprocesser. Fakturaskanning består av central mottagning, skanning och tolkning av pappers- och pdf-fakturor med marknadsledande tolkningskvalitet, radtolkning och fullt stöd för bilagor. Genom scanning, tolkning, verifiering och automatisk matchning omvandlar fakturaskanning pappersdokument till elektroniska dokument med en mycket hög kvalitet. Leveransen av de digitala dokumenten sker i ett överenskommet format som anpassas efter mottagande system.

Hur fungerar fakturaskanning?

1. Mottagande, tolkning samt validering av PDF-dokument

En stor del av pappersprocesserna baseras på att det skickas och tas emot pdf-dokument i stället för kuverterade försändelser. Vår tjänst fakturaskanning tar enkelt emot dessa via t ex en maillåda med kundens namn, för att sedan tolka och validera innehållet.

2. Tolkning och validering

Fakturaskanning hanterar hela flödet, från inkommande fakturor via e-post eller fysisk post med postöppning, till leverans av skannade bilder och tolkad data till ert system. Leveransen av de digitala dokumenten sker i ett överenskommet format som anpassas efter ert system.

CGI har stor vana av att genomföra avancerade kontroller av innehåll för att säkerställa att mottagna dokument innehåller all obligatorisk data samt att denna är korrekt. Vi använder t ex databaser bestående av de för tillfället gällande fakturareferenser som våra kunder har aktiva, så att endast fakturor med korrekta referenser skickas vidare till godkännande.

Vi bygger externa och interna systemintegrationer där respektive system ansluter sig en gång till fakturaskanning och kan därefter kommunicera med övriga system. Fakturaskanning tillhandahålls som en funktionstjänst, vilket inkluderar funktionstjänsteleverans av infrastruktur, applikationer och kompetens för att förvalta och övervaka informationsflöden mellan interna och externa system.

3. Fysisk arkivering av originaldokument

Som ett tillval kan fakturaskanning hantera arkivering av fysiska fakturor och dokument. I hanteringen ingår packning, emballage, transport och lagerhållning under överenskommen tid. I arkivering garanterar vi att säkerheten är hög, endast behöriga personer har tillgång till informationen samt att vi levererar informationen till er i önskat format - fysiskt eller digitalt, när ni så önskar.

Dokumentskanning

Dokumentskanning hanterar, tolkar och validerar avtal, blanketter och andra dokument. Med hjälp av dokumentskanning kan ni fokusera på era digitala dokumentprocesser.

Dokumentskanning består av central mottagning, skanning och tolkning av dokument och blanketter med marknadsledande tolkningskvalitet, regelkontroller och fullt stöd för bilagor. Genom skanning, tolkning, verifiering och automatisk matchning omvandlar dokumentskanning pappersdokument till elektroniska dokument med mycket hög kvalitet.

Hur fungerar dokumentskanning?

1. Mottagande, tolkning samt validering av PDF-dokument

En stor del av pappersprocesserna baseras på att det skickas och tas emot pdf-dokument i stället för kuverterade försändelse. Vår tjänst dokumentskanning tar enkelt emot dessa via t ex en maillåda med kundens namn, för att sedan tolka och validera innehållet.

2. Tolkning och validering

Dokumentskanning hanterar hela flödet, från inkommande dokument och fakturor via e-post eller fysisk post med postöppning, till leverans av skannade bilder och tolkad data till ert system. Leveransen av de digitala dokumenten sker i ett överenskommet format som anpassas efter ert system.

CGI har stor vana av att genomföra avancerade kontroller av innehåll för att säkerställa att mottagna dokument innehåller all obligatorisk data samt att denna är korrekt. Vi kontrollerar t ex relationer mellan data i olika fält, så att endast blanketter med korrekt innehåll skickas vidare till godkännande.

Vi bygger externa och interna systemintegrationer där respektive system ansluter sig en gång till dokumentskanning och kan därefter kommunicera med övriga system.Dokumentskanning tillhandahålls som en funktionstjänst, vilket inkluderar funktionstjänsteleverans av infrastruktur, applikationer och kompetens för att förvalta och övervaka informationsflöden mellan interna och externa system.

3. Fysisk arkivering av originaldokument

Som ett tillval kan dokumentskanning hantera arkivering av fysiska dokument och fakturor. I hanteringen ingår packning, emballage, transport och lagerhållning under överenskommen tid. I arkivering garanterar vi att säkerheten är hög, endast behöriga personer har tillgång till informationen samt att vi levererar informationen till er i önskat format - fysiskt eller digitalt, när ni så önskar.