Inledning

I dagens dynamiska affärslandskap gäller det att kombinera effektivitet med hållbarhet för att ligga steget före. CGI tillhandahöll en banbrytande digital faktureringslösning till Rabobank. Detta initiativ är utformat för att effektivisera arbetsflöden, minska behandlingstiderna och anpassa sig till hållbarhetsmålen. Samtidigt understryker det ett gemensamt åtagande för innovation och ansvarsfulla affärsmetoder.

Komplext fakturalandskap

Företagets fakturahanteringssystem var beroende av manuellt hanterade metoder.
En annan utmaning var bristen på standardisering av fakturaformaten, eftersom företaget arbetade med leverantörer från flera olika länder. Olika format ökade behovet av manuella åtgärder, vilket ytterligare fördröjde processen.

"Vi hanterar mellan 100 000 och 150 000 leverantörer och har mellan 45 000 och 50 000 leverantörer per år som skickar fakturor. Varje leverantör hade olika format och vi var tvungna att göra en hel del manuella justeringar. Att ha bra data från början hjälper till att säkerställa att våra bokslut och rapporter är av hög kvalitet, vilket är avgörande för vår finansiella rapportering.", säger Danny Bhaggoe, Manager of Billing Team Rabobank.

Lösningen

Den lösning som CGI tillhandahöll fokuserade på digital transformation och processoptimering.

"Nu har vi realtidsdata som visar hur många fakturor vi har tagit emot och när de har behandlats. Det hjälper oss att planera bättre och fördela resurserna på ett effektivt sätt", säger Jasper Van Den Donker, produktägare på Rabobank.

Datadrivna beslut och ökad hållbarhet

CGI:s lösning bidrar till att förbättra den övergripande effektiviteten i fakturahanteringssystemet. Den nya optimerade digitala processen gjorde det möjligt att hantera fakturor dubbelt så snabbt som tidigare, vilket säkerställde att betalningscyklerna förkortades och förseningar minimerades.

"Vi kunde identifiera specifika fel, som felaktiga momsbelopp, och be leverantörerna att korrigera sina fakturor innan vi behandlade dem. Detta var möjligt tack vare de data vi samlade in", säger Jasper Van Den Donker.

"Dessutom står hållbarhet högt på agendan för Rabobank och att minska pappersanvändningen är en viktig del av vårt arbete", tillägger Danny Bhaggoe.

 

En grupp kollegor som deltar i ett möte i ett ljust och modernt konferensrum med stora fönster som visar en stadsvy. En kvinna står upp och talar, medan de andra deltagarna, som sitter runt bordet med bärbara datorer och kaffekoppar, lyssnar uppmärksamt.

Dubbelt så snabb fakturaprocess och förbättrad leverantörsnöjdhet

CGI införde också automatisering av datainmatningsprocessen. I stället för att delvis manuellt mata in information från fakturor, extraherade systemet automatiskt viktiga datapunkter från de digitala filerna. CGI:s programvara använder AI-integration för automatiserad tolkning. Övergången till digitala fakturor gör det möjligt för företag att behandla fakturor inom 24 timmar. Denna snabbare hantering förbättrar inte bara den interna verksamheten utan säkerställer också att leverantörerna får sina korrekta betalningar i tid, vilket ökar leverantörernas tillfredsställelse.

Bättre data innebar färre fel, och leverantörerna uppskattade att de inte behövde vänta på att deras betalningar skulle korrigeras eller försenas, säger Danny Bhaggoe

Fyra kollegor promenerar tillsammans utomhus på en modern kontorsgård i soligt väder. De är klädda i affärskläder och verkar prata och le medan de går. Omgivningen är grönskande med träd och växter som omger en öppen stenlagd gångväg.

Slutsats

CGI Global Invoice Automation hjälper till att optimera fakturahanteringssystem, vilket gör det dubbelt så snabbt samtidigt som det minskar fel och förbättrar leverantörsrelationer. Denna fallstudie belyser teknikens kraft att omvandla affärsprocesser, leverera kostnadsbesparingar och samtidigt stödja miljö- och datadrivna initiativ. 

Är du mer intresserad av vår tjänst Global Invoice Automation?

Läs mer