Digitalisering av administrativ dokumentation och processhantering är en viktig del av en organisations digitala transformation.

CGI eGov360 tillhandahåller modulära och anpassningsbara funktioner för digital ärende- och dokumenthantering för offentliga organisationer, särskilt de som hanterar känslig data. Denna flexibla lösning kan implementeras säkert lokalt (on-prem), i ett privat moln eller med hjälp av Microsoft 365. 

CGI eGov360 digitaliserar skapandet, hanteringen, arkiveringen och publiceringen av information och dokument, vilket möjliggör och snabbare processer, ökad säkerhet och mer lyhörd kundservice.  

Modulär och anpassningsbar för ökad flexibilitet

CGI eGov360 använder och utökar Microsoft SharePoint och Office-verktyg för att tillhandahålla en modern digital arbetsplats som är anpassad till användarnas krav och processer:

  • Förbättrad operativ effektivitet och säkerhet: ger en fullständig Microsoft Office-baserad verktygssats som är intuitiv, flexibel och gör det möjligt för säkerhetsfokuserade organisationer att behålla kontrollen över viktig information
  • Stödjer Office 365, privata moln och lokal hosting: kan distribueras lokalt samt i privata eller offentliga molnarkitekturer och stöder Microsoft Office 365 och SharePoint Online
  • Förbättrar skalbarhet och prestanda: maximerar prestanda och skalbarhet för SharePoint genom att automatiskt distribuera och balansera dokument- och behörighetsuppsättningar över en SharePoint-gård
  • Erbjuder säkerhet av militär kvalitet: utökar SharePoint-behörigheter med offentliga och privata metadatakoncept som möjliggör modellerna need-to-know (NtK) och need-to-share (NtS)
  • Integreras med tredjepartsprogram: utformad för att integreras med tredjepartssystem - från säker scanning och dokumentklassificering till geospatiala informationssystem och krypteringsgateways

CGI eGov360 innehåller tre moduler:

Person leading a meeting and showing information on a tablet

E-Collaboration

Erbjuder en flexibel lagringsstruktur för dokument, e-post, möten och meddelanden, samt dokumenthanteringsfunktioner som versionshantering, uppgiftsdistribution och övervakning.   E-Workspace-moduler är utformade för att hjälpa dig att enkelt samarbeta  dela mellan avdelningar eller organisationsenheter. 

Close-up of two hands using a tablet and a laptop

E-Case

För varje affärstransaktion lagras relevant information, inklusive dokument, e-postmeddelanden och kalendrar för att säkerställa att all information snabbt kan hittas på ett ställe. Dessutom kan du skapa standardiserade arbetsflöden, spåra administrativa åtgärder genom automatisk och manuell versionshantering samt skapa uppgiftslistor och återanvändbara mallar. 

Close up of person working at a desk with a laptop, coffee, data printouts

eRecord

Lagra avslutade processer/ärenden som poster, strukturera dem enligt en filplan och arkivera dem på ett säkert sätt. Registertyper kan skapas för att återspegla lämpliga säkerhetsnivåer och behörigheter, efterlevnadsstandarder, filstrukturer och metadata.

Kundberättelser

Läs om hur CGI eGov360 framgångsrikt har hjälpt våra kunder att fortsätta sin digitala resa.

Hjälper Bundeswehr att följa lagen om e-government

Bundeswehr, den tyska försvarsmakten, stod inför flera utmaningar när de skulle övergå till elektronisk filhantering för att uppfylla en lag om e-förvaltning. Bland annat:

  • Decentraliserade och mycket komplexa organisationsstrukturer
  • Strikta säkerhets- och implementeringskrav 
  • Frekventa förändringar i personalstyrkan
  • Konkurrerande informationssystem 
  • Komplex användarkontext och uppgiftsspecifik informationsförsörjning, baserad på principerna need-to-know (NtK) och need-to-share (NtS)

Våra experter skapade en lösning för Bundeswehr baserad på CGI eGov360:s modulära CGI Document Handling System, som har använts av NATO sedan 2007. Som en del av projektet överfördes kundernas befintliga informationssystem till ett centralt system som spänner över organisationsområden och ledningsnivåer. Övergången till elektronisk filhantering uppfyllde skyddskraven och gav bevis för sekretessbelagda dokument. 

Harmonisering av informationssystem

Hos en militär kund konkurrerade flera befintliga informationssystem, vilket gjorde harmoniseringen till en stor utmaning:

  • Harmonisering och migrering av förflyttade data 
  • Överensstämmelse med användarkontexten och uppgiftsspecifikt tillhandahållande av information 
  • i enlighet med principerna Need-to-Know (NtK) och Need-to-Share (NtS)

Våra experter överförde de befintliga informationssystemen till ett centralt övergripande system för alla organisationsområden och ledningsnivåer i enlighet med alla krav på behovet av skydd. Även skyldigheten att tillhandahålla bevis för sekretessbelagda dokument uppnåddes framgångsrikt genom att införa det modulära CGI Document Handling System (CGI DHS), ett dokumenthanteringssystem baserat på CGI eGov360 som har etablerats i NATO-sammanhang i flera år.

System för hantering av sekretessbelagda dokument

För att hantera sekretessbelagt innehåll behövde en internationell organisation ett säkert dokumenthanteringssystem som möjliggjorde datautbyte mellan interna och externa äldre applikationer. Även om datamigrering mellan de två systemen visade sig vara en komplex utmaning, levererade den CGI eGov360-baserade lösningen ett gränssnitt som gav automatiserat datautbyte och gav kunden möjlighet att utföra migreringen självständigt. Förutom att leverera en säker och krypterad dokumenthanteringslösning som utnyttjade Microsoft SharePoint 2016, levererade CGI anpassat utbildningsmaterial och utbildning på plats för kunden.

Kom igång med CGI eGov360

Oavsett om din organisation är i färd med en digital omvandling eller om du börjar konvertera till en beprövad, mycket anpassningsbar digital lösning för ärende- och dokumenthantering, kan CGI eGov360 och våra myndighetsexperter hjälpa till.

Vi kan skräddarsy, anpassa och utöka utbudet av CGI eGov360-moduler för att möta de unika kraven i din organisation och driva din digitala omvandling. Kontakta oss för mer information.