Om det är enkelt att göra rätt, då är det betydligt mer troligt att användare följer de regelverk och policys som verksamheten har. Om man därtill förhöjer användarupplevelsen, så får man inte bara mer nöjda medarbetare, utan man sparar tid, förbättrar arbetsmiljön och framförallt, höjer säkerheten. Det menar Peter Carlsson, säkerhetskonsult på CGI.

CGI genomförde nyligen, tillsammans med partner, ett event som handlade om användarupplevelsen i kombination med regeluppfyllnad mot lagar och regelverk. I detta fall handlade det om hälso- och sjukvård, ett område kringgärdat av massiva regelverk som ska skydda patientsäkerheten och patienternas personliga integritet.

"Om inte användarna, i det här faller vårdpersonal, får rätt stöd i de system de använder, så kommer de hitta vägar runt begränsningarna, oavsett om det innebär att de bryter en regel eller två. Det handlar lite grann om det klassiska ’användardesign/användarbeteende’ där användarna väljer den enklaste vägen – inte nödvändigtvis den som var tänkt", säger Peter Carlsson, säkerhetskonsult på CGI.

Vård eller regelefterlevnad?

Ett exempel Peter Carlsson nämner är när en patient drabbas av misstänkt hjärtinfarkt och sjuksköterskan som finns i rummet inte hinner lägga ner flera minuter på att logga in och plocka fram patientens journal för att se om denne vill ha vill ha livsuppehållande insatser eller ej. Man återanvänder då gärna en arbetsstation som redan är inloggad så det går snabbt att slå upp patientens journal där. 

”Plötsligt har då möjligheten till spårbarhet på vem som tagit del av informationen och vem som har uppdaterad informationen i journalen försvunnit eftersom det är kopplat till den som loggat in och inte till vem som använde den senast”.

En annan ren arbetsmiljöfråga är när sjuksköterskan ska in i medicinrummet och låsa upp medicinskåpet. 

”Det finns exempel på där personalen bär med sig den bärbara datorn eftersom att det tar för lång tid att ta ut sitt SITHs-kort för att låsa upp dörren och låset till medicinskåpet och sedan sätta tillbaka det i datorn och logga in igen. Kanske inte ”lättare” att hålla upp datorn mot läsaren på dörren och på medicinskåpet, för en dator kan väga en del, men betydligt snabbare”.

Att respektera personalens situation

Säkerhet och spårbarhet i datorsystem är inte huvudfokus för vårdpersonal som arbetar med att rädda liv och ta hand om patienter. Kreativiteten och innovationsförmågan kommer fram när systemstöden eller regelverken inte stödjer arbetssättet. 

Hur många som kör bil till jobbet kommer ihåg exakt vad som händer vid varje ögonblick, vilken växel de har i en viss kurva, hur många rödljus de måste stanna vid på vägen? Exakt samma sak händer i IT-världen: lösenordet sitter i fingrarna vilket är förklaringen till varför helpdesken alltid är extra belastad efter semestertider när fingrarna gjort annat. 

Man klickar bort dialogrutor som poppar upp eftersom att man ”vet” vad som står i den. Därför ser man inte heller när det står ett annat meddelande där än det vanliga. Grunden i att skapa en bra användarupplevelse är att man förstår användarens situation och huvudfokus. Att man levererar lösningar som förenklar för användaren i deras dagliga arbetsliv. 

Enklare inloggning sparar 30 minuter per dag

Enbart en effektivare inloggningsfunktion för sjuksköterskor kan spara upp till 30 minuter per dag, samtidigt som man ser till att regelverken följs och patientsäkerheten därigenom förstärks. Enligt SCB:s Temarapport fanns det 2017 cirka 100 000 sjuksköterskor i Sverige. Med antagandet att hälften av dessa arbetar i sjukhusmiljö och har dessa utmaningar, skulle alltså besparingen med en ny inloggningsrutin motsvara tusentals sjuksköterskor, kunna uppgå till 100-tals miljoner.

Exakt samma arbetsmetodik kan användas i alla branscher där man behöver ha förhöjd säkerhet men med flera som delar samma arbetsstation, rör sig mellan olika arbetsstationer. Det kan handla om lager, varuhus, tillverkande industri och andra branscher. Potentialen är enorm, avslutar Peter Carlsson.