Landingsomkostninger i Dynamics 365 FO: En ofte overset mulighed

Landingsomkostninger (landed cost) er et af modulerne i Dynamics 365-platformen. Modulet gør det muligt at håndtere fragt fra leverandører til eget lager - både finansielt og logistisk, så ejerskab af varer kan overgå mens de stadig er undervejs.

Funktionen skal slås til under "administration af funktioner" (feature management) før den kan tages i brug.

I det følgende ser vi nærmere på hvad landingsomkostninger er, og hvordan funktionen sættes op i Microsoft Dynamics 365 FO. Udgangspunktet er en dansk version af applikationen, mens ord i parentes viser hvad funktionen/knappen/menupunktet hedder, hvis D365 FO er sat op med engelsk som systemsprog.

Hvornår er landingsomkostninger relevant for dig?

Landingsomkostninger er relevant, når din virksomhed køber varer fra andre lande, og ejerskabet af varerne overgår enten når varerne forlader leverandøren, eller lige inden de bliver modtaget på dit lager.

Modulet indeholder flere funktioner, som hjælper dig med at håndtere de forskellige scenarier:

For det første er det med landingsomkostninger muligt at fakturere en indkøbsordre før den er modtaget dvs. at betale leverandøren inden der er kvitteret for modtagelsen.

Derefter er det muligt at inddele varernes rejse i flere etaper (legs) med en særskilt gennemløbstid (lead time) for hver etape, og opdatere datoerne for hvornår varerne ankommer til hver enkelt etape.
Når en etape er opdateret, bliver gennemløbstiden for de resterende etaper brugt til at beregne og opdatere datoen for tidligst bekræftede levering (earliest confirmed delivery) på indkøbsordren.

Desuden kan landingsomkostninger tilføje omkostningsestimater for rejsen og håndtere forskelle mellem estimerede og faktiske omkostninger, for eksempel told og fragt.

Landingsomkostninger: Terminologi

Ved brug af modulet landingsomkostninger vil man støde på følgende termer:

• Ruteniveauer (voyage level): Er de forskellige niveauer, der kan være i at transportere varer fra en lokation til et internt lager 
• Automatiske omkostninger (auto cost): Er linket til ruteniveauer og fungerer som en samhandelsaftale
• Omkostningstype (cost type): Kan være told/afgifter, fragt eller forsikring dvs. omkostninger forbundet med import og fragt af varer
• Databaser (folio): Toldregler definerer en database, som fx kan bestå af varerne i en leverandørs forsendelse til en virksomhed
• Varer i transit (goods in transit): Varer bliver placeret i et i-transit lager (in-transit warehouse) efter fakturering
• Ruteskabelon (journey template): Varernes rute fra en havn til en anden - defineret enten som den samlede rejse (alle etaper samlet), eller som dele af varernes rejse
• Forsendelsescontainer (shipping container): Stedet hvor linjerne i en indkøbsordre bliver lagret - bruges ofte når vareomkostningen beregnes pr. container, eller hvis modtagelsen sker pr. container
• Forsendelsescontainertype (shipping container type): Containernes fragtoplysninger
• Skibe (vessel): Transportmetoden, fx skib eller fly
• Ruter (voyage): Denne definition kan variere alt efter hvordan man bruger den og kan fx være en enkelt transportmetode, en enkelt leverandør eller en indkøbsordre

Processen

Selve processen i landingsomkostninger begynder med en indkøbsordre for varer, som skal transporteres til virksomhedens eget lager. De overordnede trin i processen er:

1. Opret indkøbsordre
2. Opret rute 
3. Poster faktura
4. Opdater rejsens etaper 
5. Modtag varerne

Nedenfor ses et uddybende eksempel på, hvordan man opretter en rute:

1. En indkøbsordre bliver oprettet for en vare, der skal leveres. Det første skridt er at estimere omkostningerne med "opdater standardomkostning" (update standard cost)
2. Når omkostningsestimatet er tilføjet, kan man oprette rute
3. Efter rute er oprettet, skal man markere "indgående ordrer" (inbound orders) og "linjer der kan markeres" (lines to select) og klikke på "tilføj til liste over midlertidig lagring" (add to staging)
4. Klik på "vis midlertidig liste" (view staging) 
5. Marker linjerne og klik på "føj til ny forsendelsescontainer" (add to new shipping container)

Opsætning af landingsomkostninger

Modulet relaterer til flere forskellige områder i opsætningen af Dynamics 365 FO. Det er derfor vigtigt at konfigurere landingsomkostninger korrekt i forhold til din virksomheds konkrete forretningsbehov.
Her er et hurtigt overblik over nogle af de områder i D365 FO, landingsomkostninger har relation til:

• Parametre for landingsomkostninger (landing cost parameters) 
• Ruter og forsendelsescontainere (voyages and shipping containers)
• Forsendelseshavne (shipping ports)
• Sporingskontrolcenter (tracking control center)
• Etaper (legs) 
• Ruteskabeloner (journey templates)
• Aktiviteter (activities)
• Forsendelsesoplysninger (shipping information)
• Skibe (vessels)
• Opsætning af efterkalkulation (costing parameters)

Landingsomkostninger har mange aspekter, som er relevante at overveje for at sikre den bedste implementering af modulet. For eksempel:

• Hvordan skal opsætningen være til at opdatere informationer på hoved og linjeniveau for indkøbsordren?
• Vil en opdateret leveringsdato påvirke varedisponering (MRP)?
• Hvilke skridt skal der tages for at håndtere over- og undertransaktioner (over and under transactions?
• Vil landingsomkostninger have indflydelse på arbejdsskabeloner (work templates)?
• Er der relevante rapporter, som hænger sammen med landingsomkostninger?

Vi er klar til at hjælpe!

Kontakt CGI nu og lad os hjælpe dig med at sætte landingsomkostninger korrekt op i Dynamics 365 FO, så modulet understøtter din virksomheds behov.