Muligheden for at få vigtige notifikationer om hændelser bliver ofte overset i ERP-systemer. Og det er ærgerligt, for når påmindelser er sat korrekt op, har virksomheden et sikkerhedsnet i den daglige drift, som minimerer risikoen for at vigtige opgaver bliver glemt eller overset.
Microsoft Dynamics 365 FO har indbygget standardfunktionalitet til at sende påmindelser. I dette blogindlæg ser vi nærmere på hvordan.
En påmindelse bliver udløst af en bestemt hændelse, fx en dato eller en ændring, og skal sættes op i handlingsfanen for den formular, påmindelsen er relateret til.
En hændelse udløser påmindelsen
For at oprette en påmindelse skal man tilføje en "Hændelse" dvs. en betingelse for at udløse påmindelsen. Når hændelsen indtræffer, vil Dynamics 365 FO tjekke om betingelsen er opfyldt for at systemet skal sende en påmindelse.
Det kræver en batchkørsel, og dem er der to af: En til at behandle "Ændringsbaserede advarsler" og en til "Forfaldsdato-advarsler".
Afhængigt af tabellen og feltet kan man vælge mellem forskellige typer hændelser, som kan udløse en påmindelse. Mulighederne er:
Opret eller slet - ændringsbaserede hændelse,r som udløser en påmindelse når en post bliver oprettet eller slettet:
- Posten er oprettet
- Posten er slettet
Opdateringer - ændringsbaserede hændelser, som udløser en påmindelse når data i et bestemt felt bliver ændret:
- Er ændret
- Er angivet til:
Forfaldsdato - hændelser som udløser en påmindelse relateret til en bestemt dato:
- Er udskudt
- Er udsat til tidligst:
- Forfalder
- Forfalder om
- Er sat til en dato tidligere end:
- Er sat til en tidligere dato
- Er sat til
- Forfaldt for så længe siden, som angivet her
OBS! Man kan også tilføje ændringsbaserede hændelser og påmindelser til datofelter.
Næste trin er at konfigurere fanen "Påmind mig i", hvor man vælger om påmindelsen kun skal tage højde for én specifik post eller alle poster - fx alle indkøbsordrer. Man kan også vælge om påmindelsen skal være global dvs. gå på tværs af regnskaber. I fanen "Påmind mig indtil" kan man angive hvor længe, reglen for påmindelsen skal være aktiv. Der er to muligheder:
- Ingen slutdato – påmindelsen bliver aldrig forældet
- Slutdato – efter denne dato er påmindelsen forældet
I fanen "Vis påmindelse med" angiver man hvem der skal modtage påmindelsen. Standardindstillingen er det bruger-ID, som aktuelt er i gang med opsætningen.
Men påmindelser kan også blive sendt til en e-mailmodtager. Desuden kan man i tekstboksen "Meddelelse" oprette en besked, som bliver sendt sammen med påmindelsen.
Begivenheder til flows i Power Automate
Sidst, men ikke mindst, kan påmindelser også bruges til at udløse forretningsbegivenheder ("Business events") og bruges i et Power Automate-flow. Hvis en påmindelse skal udløse en forretningsbegivenhed, skal man før have valgt, at påmindelsen ikke skal være global og angive "Ja" ved indstillingen "Send eksternt."
Der er to forretningsbegivenheder, som er relateret til påmindelser: En for alle påmindelser ("BusinessEventsAlertEvent") og en for forfaldsdato-påmindelser ("BusinessEventDueDateAlertEvent")
I CGI er vi eksperter i Microsoft Dynamics 365 FO, og vi hjælper gerne din virksomed med at få det fulde udbytte af de indbyggede funktioner til påmindelser.
Kontakt os nu for en uforpligtende snak.
Om forfatteren
Jonas Kristensen
Functional Solution Architect
Jonas Kristensen har bred erfaring med Dynamics 365 FO-løsninger og funktioner inden for lager, produktion, supply chain og enterprise asset management. Han hjælper CGI's kunder inden for flere forskellige brancher, bl. a. procesindustrien, metalindustrien samt handel og logistik.
