Mall of Scandinavia, precis bredvid Friends Arena i Solna, invigs hösten 2015 och blir då Nordens största shoppingdestination med över 250 butiker. Goodtech, som är underentreprenör till PEAB, har ansvaret för all installation av den senaste tekniken inom automation, el och tele. Det är många installationer som man ska garantera kvaliteten på, vilket kräver ett komplext dokumentationsarbete.

Tusentals installationer

Valet blev att prova en digital lösning – eller papperslös om du så vill – som Affecto (nuvarande CGI) tog fram rutiner och system till. En ritning visar hur en installation är tänkt att bli och fungera i slutändan, men resan till ett lyckat slutresultat blir ofta föremål för förändringar och är därför fylld av kontrollpunkter. Alla avvikelser måste dokumenteras i form av egenkontroller som genomförs av särskilda kontrollanter på Goodtech. I ett bygge av denna storlek handlar det om mer än 7 000 installationer, med ritningar och kontrolldokument som ska hanteras och sparas till beställaren.

”Ett byggprojekt av denna omfattning för med sig mycket papper som ska vara uppdaterade och kvalitetssäkrade. Vi efterlyste en digital lösning så samtliga berörda partners hade tillgång till den omfattande dokumentationen i realtid,” säger Eilerth Sjölund, Kontroll- och provningsledare, Goodtech.

Goodtech såg en potential i att hitta ett nytt effektivt sätt att digitalisera hela hanteringen av egenkontroller, inte bara i detta projekt utan som en ny intern rutin framöver. Visionen var att inga som helst papper kopplade till egenkontrollen skulle hanteras eller fyllas i, utan att allt skulle utföras digitalt med hjälp av läsplattor. Man efterlyste också ett sätt att förenkla och säkerställa kommunikationen mellan projektkontoret och egenkontrollanterna, så att kontroller verkligen genomfördes och dokumenterades på ett tryggt sätt. Alltid uppdaterade och samlade på ett och samma ställe.

Utvecklade Goodtechs tekniska plattform

”Vi ville ha en plattform som var lätt att lära sig och att använda. Valet föll på IBM Connections som av många kallas för Facebook för företag. Att Goodtech dessutom redan använde sig av IBMs olika styrsystem var en fördel”, säger Per Djäknegren, konsult på CGI: "Genom att utgå från denna plattform kunde vi fokusera på att designa arbetsverktyg baserade på Connections befintliga funktioner. Dokumenthantering och aktivitetsstyrning, tillsammans med gemenskapshantering, blev de huvudsakliga komponenterna i lösningen.”

Papperslösa byggprojekt ger ökad säkerhet och effektivitet

Allt på en läsplatta istället för 7 000 pärmar

I ett stort byggprojekt som Mall of Scandinavia finns en gemensam administration för alla teknikgrenar som ingår i entreprenaden. Därför är en fungerande kommunikation absolut nödvändig mellan alla installatörer, egenkontrollanter och administratören. Genom Connections-plattformen kan alla – även Goodtechs egna underentreprenörer och konsulter – ha tillgång till alla dokument i realtid. Slut med otydlig historik och tidsstämpling, och ingen risk för förväxling eller papper på villovägar i den omfattande dokumentationen. Dessutom blir det mindre arbete med att administrera och uppdatera informationen till beställaren, eftersom allt finns sökbart direkt på den sociala plattformen.

Förutom att slippa allt letande i pärmar, så är den största vinsten med det nya systemet att Goodtech alltid har full koll på var de är i processerna. Något som sparar mycket tid också när det är dags att samla ihop relationshandlingarna och överlämna dem till kunden. ”Ytterligare en fördel med Connections-lösningen är att vi inte längre behöver ha ett speciellt rum för alla pärmar. Bara det!”, säger Eilerth Sjölund.

Lösning

IBM Connections som samverkansplattform, kompletterat med:

  • Dokumenthantering
  • Aktivitetsstyrning
  • Gemenskapshantering

 

Fördelar

  • Kvalitetsstyrningen påtagligt bättre
  • Egenkontrollen planeras in tidigare
  • Inga dokument försvinner
  • Byggadministrativ stringens ger högre levererad kvalitet
  • Bättre informationsutbyte mellan leverantör och beställare

 
”Jag ser många nya möjligheter där digitala hjälpmedel kan göra arbetsflödena på stora byggprojekt ännu effektivare genom användarvänliga plattformar som IBM Connections," säger Per Djäknegren, Konsult hos CGI