"Agila team kräver struktur och en stark teamkultur”

Vad det betyder att jobba agilt är ibland lite missförstått. Vissa verkar tro att det mest handlar om att klistra postitlappar på väggen och att ta saker som de kommer. Men för att jobba effektivt agilt behövs en tydlig struktur och inte minst en stark teamkultur, säger Miguel Exposito, specialist på att utveckla och leda agila team på CGI. Här berättar han om hur man når framgång på riktigt med att jobba agilt.

Miguel Exposito, lead developer på CGI, projektleder för närvarande ett team som jobbar med förvaltning och utveckling av ett antal olika komplexa system hos en av de största offentliga aktörerna i Sverige.

Miguels team består av 22 personer: ”En härlig mix av erfarna och oerfarna, unga och mogna, män och kvinnor som alla bidrar med sin kompetens. Mixen ger gruppen energi. Jag kallar dem för mina 22 superhjältar, men inte som Batman utan snarare som professor Balthazar. Han står för det viktiga för oss: nyfikenhet och uppfinningsrikedom – att ingenting är omöjligt. Att tänka utanför boxen men att sedan också ta ansvar för vad man kommer fram till”, säger han.

Teamets utmaning för närvarande är att förvalta 12 olika system samt nyutveckla två system. Viktigt är då att få upp en tydlighet så att teammedlemmarna lätt ska kunna rotera mellan de olika systemen så att alla kan känna sig hemma, för att man enkelt ska kunna skala upp och ta in nya system vid behov.

”Eftersom jag är rädd om det superteam vi byggt upp så vill jag erbjuda dem en miljö där de vill vara. Med det menar jag en miljö där man trivs med att arbeta tillsammans, känner psykologisk trygghet, vågar vara den man är, har roligt, är med och påverkar jobbet och hur man löser saker, känner engagemang och får tillfälle att utveckla sig själv”, berättar Miguel.

Och det är inte bara ord han slänger ur sig, betonar han, utan sådant som mäts och följs upp.

Miguel arbetar efter High Performance Tree, en modell som tillämpas i den agila världen och som syftar till att man som team snabbt kan prestera på topp och leverera största möjliga kundnytta. ”I rötterna och själva stammen ligger fem ledord: Engagemang, Tydlighet, Fokus, Visualisering, Transparens och Ha roligt. De skapar i sin tur grogrund för laganda, respekt, kreativitet, hjälpsamhet, högt i tak och konstruktiv feedback. Och har man det, ja då kommer själva frukten av arbetet av sig själv”.

Inget agilt arbete utan noggrann planering

Det är viktigt att förstå att agil inte bara är att vara anpassningsbar utan också är att ha ordning och reda och vara visuell och transparent, säger Miguel. För att jobba agilt, måste man faktiskt vara lite fyrkantig. Man måste våga få igång en dialog med kunden, våga vara ärlig, våga prioritera tillsammans med kunden. Ställa frågor som: Vår sprint ser ut så här, vad ska bort?”

Miguel går in på ledorden i High Perfomance Tree-modellen:

”Tydlighet och struktur gör kunden trygg. Det måste finnas en struktur kring processer, hur vi jobbar, vem som ansvarar för vad, annars blir det ingen styrfart på projektet. Därför är det viktigt att vi tydliggör arbetssätten, vilka möten vi har, rollbeskrivningar, vad som gäller kring säkerhet, tidsskrivning och annat, och det är också otroligt viktigt att ha en väletablerad struktur för onboarding. Det ska vara lätt och snabbt att ta in medarbetare och det ska vara lätt och snabbt att rotera. På så sätt blir vi personoberoende, kan snabbt bli produktiva och kunden känner sig trygg. Här har vi en bra process som vi utvecklat under flera år”, berättar Miguel.

Ett mål han har är att alla i teamet alltid ska kunna svara på frågorna Vad gör vi just nu? Hur vi ligger till? och Vad vi ska göra i framtiden? Miguel tar upp de här frågorna varje morgon med sitt team när också kunden är med. Man visar vad man gjort hittills och planerna framåt, och tar emot feedback.

”Vi måste komma ihåg att kunden oftast har släppt kontrollen till oss. Därför behöver vi ju visa tydligt vad vi gör och hur det går. Det gör vi genom digitala möten, vi redovisar kodkvaliteten och hur vi testar produktionen. Här jobbar vi med en mängd verktyg som Skype, Sprintdemo, dashboards, Confluence med mera. Allt ligger i dashboards som kunden kan komma åt och se när de vill.” En annan viktig sak är att vandringen som koden gör från byggservern och applikationsservern till systemtest ska gå så fort som möjligt med så lite fel som möjligt. Här använder teamet verktyg och processer för automatisk kodgranskning. När en teammedlem checkar in koden så måste en annan kollega kvalitetssäkra den. Devisen är att ju snabbare feedback på fel desto billigare och bättre blir det för kunden.

Vi måste komma ihåg att kunden oftast har släppt kontrollen till oss. Därför behöver vi ju visa tydligt vad vi gör och hur det går.

Kulturen slår strategier

Men processer och strukturer i all ära. Utan engagemang står man sig slätt, menar Miguel. Och engagemang är enligt honom lika med tydlighet plus energi. Engagemang skapas i sin tur ur en tydligt utvecklad teamkultur.

”Utan en teamkultur spelar det ingen roll hur vi är. Missionen talar om varför vi finns. Visionen talar om vart vi ska och varför. Strategier och struktur hur vi tar oss dit. Men själva teamkulturen är ju transportmedlet för alla de här värdena. Det är den som talar om hur vi beter oss längs vägen.”

Här är några nyckelord viktiga, menar Miguel: Att skapa en kultur där man trivs, där det är naturligt att man hjälper varandra, där man känner trygghet nog att vara kreativ, där man är med och påverkar, tror på det man gör, och om inte – vågar säga det till kunden, för det skapar förtroende på sikt.

”Därför är teamet vår största tillgång, och min absoluta prioritet. Ett väl fungerande team är bästa garanten för hög kundnytta. När vi har tydlighet, struktur, visualisering, fokus och engagemang i teamet så är det plötsligt väldigt enkelt att vara produktiv”, säger han.

Miguels tips för att sätta upp ett professionellt agilt team

Nyttja kraften i rätt teamsammansättning

• Utgå från teammedlemmens kompetens i relation till arbetet, kommunikationsfärdigheter, samarbetsförmåga, ödmjukhet, integritet och nyfikenhet.
• Utbilda dina teammedlemmar i hur man blir en kompetent och framgångsrik gruppdeltagare. Fokusera på att skapa öppenhet och tillit mellan deltagarna så att de kan lösa sin uppgift. Uppmuntra stödjande beteende mellan deltagarna.
• Eftersträva att ha en balanserad grupp. Mångfald är en otroligt viktig byggsten. Mixa erfarna, oerfarna, unga och mer mogna, kvinnor och män men även olika personligheter, erfarenheter, utbildningar, engagemang, värderingar och ledarskap.
• Kom ihåg att viljan att utvecklas och ta ansvar kan vara väl så viktigt som att man är expert på ett område.
• Se till att varje individ får använda sina styrkor, då blir hela teamet mer effektivt och medarbetaren mår och presterar bättre.
• Mät hur det går för teamet i one to one-samtal.

Bygg in rotation i teamet

• Minskar beroendet av nyckelpersoner.
• Minskar sårbarheten.
• Alla får mer förståelse för de olika rollerna som behövs i teamet.
• Det blir en sund teamkultur – inga jobb är finare eller fulare utan alla bidrar till att skapa värde för kunden. 

Planera för onboardingen

• Ha en väletablerad onboardingplan med tydliga fokusområden, exempelvis verksamhet, teamkultur och teknik.
• Utbilda teammedlemmarna i hur man blir kompetenta och framgångsrika gruppdeltagare.
• Ge teammedlemmarna tydliga instruktioner och genomgångar inom respektive område för att snabbt kunna komma igång och bli produktiva.