Sedan kostdatasystemet Aromi kom in på den svenska marknaden när Burlöv upphandlade systemet 2019 har flera andra kommuner följt efter. Förutom Burlöv har även Malmö och Enköping valt Aromi och fler är på gång. Och hur går det då? Vi frågar dem om erfarenheterna hittills: 

Biträdande kostchef Petra Björklund i Enköping har varit igång med Aromi sedan årsskiftet. Här används Aromi till att planera menyer till omvårdnadsboenden och matlådor till hemmaboende. Petra berättar att man upphandlade Aromi främst för att man välkomnade konkurrens på marknaden, men också för att systemet kändes användarvänligt med enkel layout. 

Hur fungerar Aromi tycker du? 

– Det funkar bra! Vi får ut den information vi behöver, även om det ju alltid finns småsaker som man behöver justera i början. 

En stor fördel enligt Petra är att man nu kan göra beställningarna direkt på webben istället för på papper som man gjorde tidigare, något som användarna ute på vårdavdelningarna uppskattar. Förutom att det blir enklare och säkrare, kan man också följa upp hur många beställningar man lagt. Dessutom har tiden från beställning till leverans kunnat kortas, från en vecka till fyra dagar. 

Det som tidigare gjordes manuellt, som att skicka bokföringsordrar, plocka ut faktureringsunderlag med mera, går nu direkt in i ekonomisystemet utan att man behöver knacka in siffrorna på flera ställen.  

– Man vet ju aldrig vad som händer på omvårdnadsboenden, kanske några behöver åka in på sjukhus och då förändras antalet portioner. Med kortare tid från uppköp till leverans kan vårdpersonalen beställa så att det blir mer rätt, säger Petra. 

En annan positiv sak med Aromi är integrationen med ekonomisystemet. Det som tidigare gjordes manuellt, som att skicka bokföringsordrar, plocka ut faktureringsunderlag med mera, går nu direkt in i ekonomisystemet utan att man behöver knacka in siffrorna på flera ställen.  

Petra ser också fram emot att använda e-menyns funktion där man förutom den planerade menyn kan lägga in annan information om exempelvis glutenfri kost eller annan specialkost.  

Pilotutrullning i Malmö 

Malmö Stad som upphandlade Aromi i 2021 är i full färd med att implementera systemet som när allt är på plats ska ligga till grund för planering och servering av ca 40 000 ätande per dag i alla Malmö stads kommunala grund- och gymnasieskolor och de stora köken inom förskoleverksamheten. Totalt handlar det om ca 90 skolrestauranger. Det är alltså ett omfattande projekt som Joel Noren, verksamhetsutvecklare på Malmö stad, leder.  

Nu i mars startade en pilotutrullning där fyra av de 90 skolköken är med.  

– Vi tror att det är ett bra sätt att införa ett så stort projekt som detta på – att börja i mindre skala, säger Joel. 

Totalt handlar det om ca 90 skolrestauranger. Det är alltså ett omfattande projekt som Joel Noren, verksamhetsutvecklare på Malmö stad, leder. 

Joel berättar att ambitionen är att utse en ambassadör i varje kök på alla 90 skolorna som ska arbeta med införandet, för det är ju inte är ju inte bara ett system som ska införas, det handlar också mycket om nya arbetssätt.  

– Oavsett hur bra själva upplägget och systemet är, landar det inte bra hos restaurangpersonalen som ska använda det så kommer det inte att bli bra. Därför samlar vi ihop användarna tidigt för att få direkt feedback från dem. De får ställa frågor om systemet och utmana oss.  

Därför har Joel också lyft in en kock som jobbar heltid med att testa programmet och med att skapa manualer och lathundar, så att kunskapen direkt från köket ska finnas med från början. 

Vad får du för respons? 

– Positiv! Men självklart kommer också en massa frågor som ”Ska vi göra detta varje dag?” och liknande. För vissa arbetssätt är helt annorlunda och man kanske inte ser vinsten direkt de första dagarna. Men generellt har vi fantastiska medarbetare som är väldigt positiva och taggade till att få igång detta. 

Ambitionen är att få ihop de sista integrationerna de närmaste veckorna, säger Joel. Då handlar det bland annat om integrationerna mellan Aromi och andra system inom CGI-sfären som Malmö Stad använder, som ekonomisystemet och e-handelsplattformen Raindance.  

– Om det går bra, och det gör det förstås, så kommer vi att se stora förbättringar för våra medarbetare. Då kommer de att lägga mindre tid på administration och mer tid på att förbättra måltidsupplevelsen för våra matgäster, säger Joel.  

Om Aromi 

Aromi från CGI är ett moduluppbyggt måltidsplaneringssystem för storkök som stöder hela processen från menyplanering, tillagning, leverans, servering till fakturering och uppföljning. Aromi kan bland annat ta hänsyn till matallergier och specialkost, räkna på matsvinn, föreslå råvaror efter säsong och även beräkna koldioxidavtryck för livsmedel genom ett samarbete med statliga forskningsinstitutet RISE. Vill du veta mer om Aromi?