Så skapar du en lyckad process för onboarding på distans

Den första tiden är avgörande när vi börjar på en ny arbetsplats. Den nyanställda behöver snabbt bygga relationer till kollegor och chefer, förstå arbetssätt och börja känna samhörighet med organisationen. Organisationen å sin sida vill fort få in den nyanställda i arbetet och få personen att vilja stanna och utvecklas. HR-avdelningen och cheferna har den första tiden ett viktigt arbete med att anordna introduktionsdagar, presentationer och möten med nyckelmedarbetare - viktiga möten som traditionellt brukar ske fysiskt.

I mars 2020 slog coronapandemin snabbt till i hela världen och fick en enorm inverkan på vårt sätt att arbeta. Vi fick raskt vänja oss vid att i en mycket högre grad arbeta på distans, något som också gäller för de viktiga onboarding och preboarding processerna, som handlar om att på kort tid få nyanställda att känna sig hemma, trivas och bli produktiva i sitt arbete.

Men hur gör man då för att kunna erbjuda effektiv onboarding och preboarding på distans?

Onboarding och preboarding

Att börja på ett nytt arbete är ett stort steg. Spänning blandas med förväntningar inför ett nytt kapitel i livet och energin och viljan att lära är förmodligen sällan högre än under dessa första dagar. För att ta vara på denna iver vill vi redan före tillträdesdagen bekräfta känslan av att personen har fattat rätt beslut. Vår preboarding bör därmed starta redan efter kontraktsskrivningen. Under denna period kan vi förbereda vår medarbetare på de första veckornas schema och aktiviteter och ge den nyanställda möjligheten att läsa in sig på företagets värderingar och mål.

Onboardingen fortsätter vid tillträdesdagen och slutar egentligen inte förrän medarbetaren är trygg med sina arbetsuppgifter och sin grupp. En framgångsrik onboardingprocess gör att den anställda snabbt känner sig varm i kläderna, vilket ökar engagemanget, tillfredsställelsen och effektiviteten på arbetsplatsen. Som arbetsgivare kan man därmed genom en effektiv onboarding också undvika tidiga personalavgångar. 

Hur skapar vi en framgångsrik onboarding på distans?

För att lyckas skapa en framgångsrik digital onboarding process är det viktigt att kartlägga hur den befintliga processen ser ut och förstå varför den är utformad på det viset. Först då kan vi säkerställa att de aktiviteter som ingår i processen är rätt för verksamheten samt ändra eller byta ut de aktiviteter som inte skapar något mervärde. Därefter behöver vi kartlägga vilka verktyg som behövs för att digitalisera processen, samt identifiera om det finns andra specifika aktiviteter som bör läggas till den digitala onboarding processen, kanske speciellt under kristider som vår nuvarande pandemi.  

För att lyckas skapa en framgångsrik digital onboarding process är det viktigt att kartlägga hur den befintliga processen ser ut.

Nedan finner du några delar av onboarding processen som är viktiga att ha med, inte minst vid anställning av tjänstemän. Reflektera gärna över om delarna finns med i din verksamhets onboarding process och fundera också på om ni har tillgång till digitala verktyg för att hantera dem på ett effektivt sätt:

• Checklistor: Se till att alla i företaget har tillgång till, och använder, checklistor av aktiviteter som ska förberedas och utföras i samband med er preboarding och onboarding. Se också till att ansvarsfördelningen är tydlig. På så sätt får du en konsekvent process som genomsyrar hela organisationen. Säkerställ att den nyanställda medarbetaren har en lista över sina aktiviteter för att känna sig trygg under sina första dagar. Använd en digital plattform som är tillgänglig var än den nyanställda och chefen befinner sig. Plattformen bör innehålla sådant som anställningsavtal med e-signatur, introduktionsschema, introduktionskurser, företagsinformation och andra tips och handlingsplaner för exempelvis hemarbete. Här bör ni också kunna hantera era checklistor digitalt med automatiska påminnelser för de olika parterna. 

• Personlighet: Även om aktivitetslistorna är standardiserade bör själva processen kännas personlig. Skapa därför personliga välkomstmeddelanden, rekommendera relevanta kontakter att nätverka med i organisationen och pussla in relevanta utbildningar. Din digitala plattform bör stödja möjligheten till detta.

• Kunskapsöverföring: Det finns stora vinster att hämta genom att på ett bra sätt sprida kunskap och erfarenhet inom organisationen. Ta hjälp av digitala plattformar för kunskapsdelning, utse erfarna mentorer som ”buddies” och se till att ha öppna kommunikationskanaler. Att även kommunicera vilka normer och arbetssätt som gäller på arbetsplatsen är centrala under kunskapsöverföringen, liksom att informera om saker som ibland känns självklara. Hur gör man till exempel när man sjukanmäler sig? Gäller samma regler för covid-19?

• Relationer: Sociala aspekter glöms ibland bort och fokus hamnar på att utbildningar genomförs och att arbetsverktyg är på plats. Se därför till att företaget informeras om den nya medarbetaren som är på väg så att ni gemensamt kan välkomna personen. På så sätt kan ni tidigt etablera kontakt och gemenskap. Se till att ni har fungerande digitala kommunikationsplattformar för personliga möten med chefer och kollegor, men även för sociala rutiner som fika, luncher, after work, avstämningar eller som forum för nyanställda att möta andra nyanställda på. 

• Följ upp: Ibland känns onboarding processen svår att följa upp. Se till att du har verktyg för att identifiera flaskhalsar, följa status för medarbetarna och för att få feedback på förbättringsarbete. Boka gärna upp avstämningar med den nyanställda och se till att det finns teknisk support för krångel med datorn hemma. 
   

Läs om vårt erbjudande inom HR och lön

Behåll och utveckla dina viktigaste tillgångar - medarbetarna

Tänk också på att det är extra nervpirrande att byta jobb för människor i tider av kris. Många har förlorat jobbet och är oroliga för vad som ska hända, och är kanske också osäkra på hur det kommer att vara att jobba digitalt. Som chef är det viktigt att bekräfta den anställdas framsteg och att ha ett tydligt ledarskap som är närvarande och tillgängligt. Se därför till att stämma av förväntningar på processen och vad den nyanställda förväntas prestera, och inkludera hela teamet i hela onboardingprocessen för att skapa förutsättning för goda relationer. 

Vill du läsa mer om våra digitala verktyg för att tackla digitala HR-utmaningar? Håll utkik efter vårt kommande white paper.