Vet du verkligen vad som händer i alla processer på din finansavdelning? Vet du hur många vägar en leverantörsfaktura kan ta innan den slutligen betalas och bokförs? Vet du hur långa ledtider processerna har?
Susanne Thunman, affärskonsult på CGI inom finans och intelligent automation, har en gedigen ryggsäck med egna erfarenheter av att identifiera och korrigera ineffektiva processer inom finans- och ekonomifunktioner.
”Jag vet av egen erfarenhet att processbeskrivningar, om de över huvud taget är dokumenterade och uppdaterade, sällan används på det sätt som var tänkt. Det är ofta otroligt tidskrävande att dokumentera sina processer och därför blir dokument ofta bara nedsparade på en server någonstans.”
En befintlig teknisk lösning som är på uppgång och som exempelvis HR-, finans- och IT-funktionerna kan dra stor nytta av är process mining, berättar Susanne. Oavsett vilka system som används i en organisation så kan sådant som tidstämplar, aktiviteter och ID:n från befintliga system användas för att ta fram en datamodell över processer och visa hur de faktiskt ser ut.
Verktyg som process mining skapar datadrivna beslutsunderlag och därmed möjlighet till bättre uppföljning. Process mining ger verksamheten en chans att identifiera flaskhalsar, identifiera automationsmöjligheter, följa KPI:er och ge verksamheten en gemensam bild över hur processen faktiskt ser ut – och hur den bör se ut.
”Det är dock inte förrän man vidtar förbättringsåtgärder som man kan räkna hem några effekter", påpekar Susanne.
Process mining skulle även kunna ersätta det tidskrävande, manuella arbetet med att dokumentera processer, menar hon. Det finns också stor potential i det faktum att ekonomi- och finansfunktioner börjar använda sig av process mining i processer som exempelvis rör inköp och leverantörsreskontra, det vill säga där det förekommer stora dataflöden.
Susanne ser också process mining som en möjlighet för verksamheten att få ett ökat ägandeskap av de egna processerna och den egna tekniken så att IT-funktionen kan bli en strategisk partner för verksamheten.
”Jag är en del av ett team i Västerås där vi alla har egna erfarenheter av att arbeta på finans- och ekonomifunktioner i operativa och ledande roller. Vi förstår därför de utmaningar som dessa avdelningar står inför. Det finns idag modern teknik som kan stötta verksamheterna i att ta en mer proaktiv och strategisk position. Ett exempel är just process mining, som med hjälp av datadrivna analyser kan hjälpa verksamheter att röra sig från ett transaktionellt fokus till ett mer strategisk och transformativt fokus.”
Det finns stora vinster att hämta hem vid aktivt arbete med processoptimering, som att bli mer snabbrörlig, kostnadseffektiv och transparent, enligt Susanne.
”Det gör att medarbetare kan ägna mer tid åt kärnverksamheten än åt manuellt, icke värdeskapande arbete, något som i sin tur förbättrar den strategiska riktningen och därmed verksamhetens konkurrenskraft”, säger hon.
Automation ökar konkurrenskraften
Bilden visualiserar en utvecklingstrappa där automation kan förflytta en verksamhet från ett transaktionellt fokus till ett transformativt fokus som stöttar den strategiska riktningen.
Kontakta oss!
Vill du veta mer om hur CGI kan stötta er verksamhet? Kontakta Susanne Thunman, Senior Business Consultant Competence Lead - Process Mining via e-post eller telefon+46 76 101 64 78.
