Apotek har ett viktigt uppdrag: Att se till att människor och djur får tillgång till läkemedel. Samtidigt omgärdas verksamheten av omfattande regelverk, avancerad logistik och stor förväntan på ännu bättre kundservice, som exempelvis snabba hemleveranser. För att kunna hantera detta och samtidigt driva en effektiv och lönsam affär finns det mycket för apoteken och apotekskedjorna att vinna på att optimera försörjningskedjorna.
Vi har pratat med Joacim Lindahl och Niclas Olovsson, som båda har stor erfarenhet av apotekslösningar, dataanalys och digitala optimeringssystem samt expertis kring läkemedelshantering och de specifika krav som finns på apoteksverksamheter.
Apotek måste hantera väldigt stora sortiment. Läkemedel måste dessutom kunna tillhandahållas inom 24 timmar. Hanteringen av de receptbelagda läkemedlen har också en rad regler och föreskrifter. Allt detta karaktäriserar apoteksmarknaden. I tillägg till de receptbelagda och receptfria läkemedlen tillhandahåller apoteken också en mängd produkter för egenvård.
Det är mycket svårt att manuellt överblicka ett apoteks fulla produktsortiment, säger Joacim Lindahl, Engagement Manager, CGI. Att dessutom kunna bilda sig en uppfattning om vilken åtgång de olika läkemedlen har, att säkerställa att läkemedel omsätts före utgångsdatum samt att överblicka framtida efterfrågan är helt enkelt inte möjligt utan ett avancerat digitalt stöd.
Idag har alla apotekskedjor någon form av ERP eller stödsystem för att hantera beställningar, lagerhållning och ordrar. De flesta av dessa hanterar de mest grundläggande behoven i verksamheten väl men saknar ofta stöd för att analysera och bearbeta de stora mängder data som genereras. För att dra nytta av denna data och fullt ut optimera försörjningskedjorna krävs ofta någon form av extern optimeringslösning.
För att få största möjliga utväxling på en optimeringslösning bör den göras centralt, där hela verksamhetens data och logistikflöden kan tas i beaktan, fortsätter Joacim Lindahl. Med en central överblick blir det lättare att dra slutsatser även av små avvikelser och att snabbare se mönster och trender.
Med en central optimeringslösning går det också att få ganska stora effektivitetsvinster, genom att en hel del av det resurs- och tidskrävande logistikarbetet kan tas bort från de lokala apoteken. Med tillgång till större datamängder går det också att applicera mer avancerade analyser, som kan hjälpa de lokala apoteken att tillgodose att rätt läkemedel finns på plats i rätt tid. Dessutom går det enklare att driva sin övriga affär med e-handel och egenvårdsprodukter, med ett bättre underlag.
Specifikt för apoteksbranschen är också kraven på att effektivt kunna hantera väldigt många snabba förändringar, både av regelverk, vilka läkemedel som måste finnas i respektive kategori, samt högre förväntningar på distribution och leverans. För att ytterligare addera till komplexiteten måste alla apotek förhålla sig till de register och databaser som eHälsomyndigheten tillhandahåller för apotek och förskrivare. Det adderar en hel del ytterligare komplexitet till systemen och till logistikhanteringen.
Det sker också en stor förflyttning av hantering av läkemedel, från fysiska butiker mot mer individuella beställningar och hemleveranser, säger Joacim Lindahl. Det ställer högre krav på mer avancerade logistik- och leveransflöden. Den förändringen sker dock inte enbart på kundsidan. Även beställningar från leverantörerna går från större batch-beställningar till mer just-in-time och individuella beställningar, något som bland annat drivs av en önskan om att hålla lagervolymerna nere. Allt detta sammantaget är goda skäl till att se över och optimera sina flöden och processer. När lagren minskar samtidigt som effektivitetskraven ökar är annars risken att apoteken inte kan uppfylla sina uppdrag fullt ut.
För att optimeringen av försörjningskedjorna ska kunna göras på ett smidigt sätt är det avgörande att ha en hög datakvalitet. Det kan låta enkelt men korrekt och strukturerad data kräver ofta en hel del arbete. Genom att ha en tydlig bild av vad optimeringar av försörjningskedjan ska leda till redan från början är det enklare att sortera i de ofta stora dataflödena. Önskar verksamheten få högre lönsamhet, bättre kundservice eller identifiera flaskhalsar kan det kräva olika typer av analyser och därmed tillgång till data av olika slag.
När vi fokuserar på optimeringsarbete tillsammans med apotekskedjorna ser vi till att det finns mycket att vinna på att hålla sin masterdata högkvalitativ och korrekt.. All tillgänglig och affärskritisk data måste vara av samma format, integrerad med styrningssystemet och dess användning bör förstås genom hela verksamheten. För att få bättre effekt av optimeringsarbetet och även lägga en grund för att arbeta mer datadrivet är det bra att skapa en gemensam datamodell för hela verksamheten.
Med en enhetlig datamodell för verksamheten går det också enklare att bygga på och ut analysfunktioner, som exempelvis mer detaljerad hållbarhetsrapportering, ökad kundservice eller mer raffinerad marknadsföring. Det skapar också bättre förutsättningar för att anpassa verksamheten och systemen efter nya och framtida krav och förväntningar. Med ett bättre digitalt stöd genom hela kedjan kan också personalresurser frigöras som i stället kan ägna sig åt mer rådgivning, kundinteraktioner eller merförsäljning.
Läkemedels- och förskrivningssystem hanterar mycket känslig information. Det gör att säkerhet är en mycket viktig fråga. För apoteken blir säkerhet dock inte enbart en fråga om att kunna stå emot cyberattacker eller dataintrång, utan också att kunna ha beredskap i händelse av störningar i elförsörjning eller i den digitala infrastrukturen.
Med en bra övergripande strategi, centraliserad och systematiserad data samt bra optimeringsverktyg går det att få en bättre anpassad försörjningskedja, samtidigt som verksamheten blir bättre rustad för att hantera snabba förändringar. Rätt genomförd kan optimeringar av försörjningskedjan bidra till både sänkta kostnader, effektivare processer, minskade risker, mer effektiv lagerhållning i varje steg av processen och en bättre kundservice.
CGI har stor erfarenhet av att arbeta med apotek och apotekskedjor och har även flera apotekare och farmaceuter anställda. Det gör att CGI kan ta med den stora kunskapen om läkemedelshantering och regelverken som omgärdar den, i arbetet med att optimera försörjningskedjor för apotek. Dessutom har CGI stor kompetens inom datahantering, systemintegration och hållbarhet. Ta kontakt med CGI om du vill skärpa någon del (eller hela) din apoteksverksamhet.
Boka ett kostnadsfritt strategisamtal med en av våra apoteksexperter
Läs mer här Apotekstjänster | CGI Sverige eller här Affärsintegration | CGI Sverige
