Berndt Sandberg har arbetat med förändring i stora organisationer i mer än 25 år och hans budskap för att lyckas med digitaliseringen inom svensk hälso- och sjukvård är glasklart.
"Nyckeln är att få med sig medarbetarna, de är viktigare än IT-lösningarna. Problemet är att man ofta inte satsar tillräckliga resurser på att förankra och utbilda hälso- och sjukvårdspersonalen i de nya arbetsformer som följer av olika förändringsinitiativ man låter dem helt enkelt inte i tillräcklig utsträckning vara delaktiga i de digitala förändringarna".
De senaste tio åren har Berndt arbetat med särskilt fokus på digitaliseringen inom svensk hälso- och sjukvård. Som managementkonsult på CGI i Kalmar är han tillsammans med sitt team just nu involverad i ett antal digitala förändringsprocesser i flera av Sveriges regioner.
Han säger att en central del i varje förändringsresa är att samla berörda medarbetare och så tydligt som möjligt visualisera och diskutera planen framåt, så att alla förstår hur just de kan bidraga till arbetet.
”Vi tar hjälp av grafik för att visa hur projektet är upplagt, vad vi ska göra och varför, var de olika delarna har sin plats i helheten, hur vägen till målet ser ut och slutligen vad målet är och dess effekter. Då får varje medarbetare en chans att se på vilket sätt deras arbetsområde påverkas och vad deras bidrag kan vara."
Berndt betonar att värdet av att få med sig medarbetarna inte nog kan understrykas, vem är det annars som skall åstadkomma förbättringarna.
"Förändringar kan aldrig skapas av någon utomstående. De kan enbart åstadkommas av organisationens egna medarbetare. Det är lika sant som att den enda person du kan förändra är dig själv".
Han beskriver en öppen process där medarbetarna inte bara får veta vägen framåt, utan även uppmuntras att bidra med synpunkter och idéer för att förbättra processen - vilket gör att de blir motiverade att vara med i förändringsarbetet.
”Det blir något man gör frivilligt, istället för något man tvingas göra, vilket gör stor skillnad för hur man sedan anammar förändringarna och det avgör i sin tur hur väl förändringsarbetet lyckas i slutändan.”
Växande och åldrande befolkning
Sedan början av 2000-talet har Sveriges befolkning ökat med cirka 15 procent eller 1,4 miljoner människor. Under 2018 passerade vi tio miljoner invånare. Om tio år beräknas antalet svenskar som är 65 år eller äldre vara 309 000 fler än idag. Och den största ökningen förutspås ske bland de som är 80 år eller äldre - deras andel av populationen kommer då att vara 50 procent större jämfört med nu.
För att tillgodose behoven hos en växande och åldrande befolkning och möta medborgarnas höga förväntningar på en väl fungerande hälso- och sjukvård behövs nya och innovativa sätt att arbeta på, bland annat med hjälp av IT-teknologiska lösningar.
”I det korta perspektivet handlar det om att rationalisera bort vissa arbetsuppgifter helt och att förenkla andra arbetsuppgifter - om möjligt genom att automatisera dem. All förändring bör genomföras med utgångspunkten att vårdens medarbetare ska utföra värdeskapande arbetsuppgifter som gynnar oss medborgare.”
Mindre steg är bäst
Berndt understryker att de flesta av oss har en tendens att känna oro inför större förändringar.
"Därför är det klokast att inte överlasta medarbetarna med för stora och snabba förändringar på en gång. Förändring tar tid och det är en process. Små steg i taget betyder mindre ängslan och osäkerhet. Vi vill ju inte riskera att tappa de som arbetar inom hälso- och sjukvården på grund av för otydliga och ogenomtänkta omställningar till de nya IT-teknologierna".
Han säger att ytterst handlar det ju om att värna säkerheten och kvaliteten för patienterna.
Trygghet i processen får man även genom att mäta resultaten efter varje slutfört förändringssteg för att säkerställa att vi verkligen har uppnått det avsedda resultat.
”Bästa sättet att visa att vi gör rätt saker är genom att kommunicera de resultat vi uppnår. Att mäta och kommunicera våra framsteg skapar en stolthet hos medarbetarna och ökar deras motivation att vilja fortsätta delta i förändringsarbetet."
”Genom att mäta resultaten efter varje steg kontrollerar vi att förändringarna gett önskad effekt och att vi är på rätt väg inför nästa fas. Vi har väl beprövade strukturer och verktyg för styrning och uppföljning, så att vi hela tiden vet var vi befinner oss och kan se vad som återstår innan målen har uppnåtts.”
Nya sätt att arbeta på
Berndt påpekar att digitalisering handlar om att förbättra verksamheten utifrån de helt nya möjligheter som digitaliseringen erbjuder, inte utifrån hur saker gjorts förut.
”Om man bara fortsätter att agera som innan, med samma rutiner och tankesätt, kommer man inte utnyttja den nya teknikens möjligheter. Här gäller det för hälso- och sjukvården att involvera och utbilda sina medarbetare - i syfte att utveckla hur de utför sina arbetsuppgifter med utgångspunkt från de möjligheter som IT-lösningarna erbjuder. Det är lika viktigt att utbilda i det nya som att vänja sig av med det gamla så att man inte fortsätter som tidigare.”
Tre beprövade dimensioner
Berndt framhåller att förbättringar bäst nås genom att fokusera på de tre dimensioner som alla organisationer består av. Människor och organisation, verksamhet och processer och IT-stöd. Han säger att alla tre dimensioner är lika viktiga för att nå de uppsatta förbättringsmålen och lyckas med digitaliseringen.
”Om en av dimensionerna inte fungerar, då fungerar inte de två andra heller och då haltar hela organisationen. De måste förändras samtidigt och i samklang med varandra.”
Läs mer om hur CGI jobbar med förändringsledning och införandestöd.
