Kan man standardisera digitala tjänster i decentraliserade organisationer?

Som managementkonsult har jag många gånger stött på företag som haft stora ambitioner att konsolidera, standardisera, tjänsteorientera eller produktorientera sin IT-verksamhet.

Tyvärr är den typen av projekt ofta svåra att genomföra i decentraliserade organisationer där man jobbar med liknande verksamheter men i olika regioner eller på olika marknader. Det kan exempelvis handla om koncerner där dotterbolag, divisioner eller regioner bedriver likartad verksamhet. Sådana bolag finns inom i stort sett i alla branscher, som industri, bank och finans, retail med flera.

Om verksamheten har expanderat genom förvärv har man oftast fått med sig olika system som i stort sett gör samma sak. Konsekvenserna är överlappande system som orsakar komplexitet, höga IT-kostnader och långa ledtider för IT-utveckling.

Oväntade problem för CIO:n

Många företag upplever dessutom att man inte är tillräckligt innovativ inom det egna bolaget när det gäller att nyttja nya teknologier, experimentera och modernisa sitt tech-baserade utbud till värdekedjan. Det visar sig ofta finnas oklarheter kring hur utforskande innovationsinvesteringar beslutas och finansieras.

Vanliga åtgärder blir i stället någon form av konsolidering av överlappande tjänster, ibland en satsning på en ny lösning via stora systembyten med ambitionen att få på plats en gemensam konkurrenskraftig portfölj med IT-tjänster som används av alla.

På papperet ser det ut att vara ett lönsamt business case. Kostnaden för livscykelhanteringen minskar genom att man eliminerar överlapp samtidigt som användningen av teknologin och dess värdeskapande ökar.

Men tyvärr stöter många av dessa åtgärder på patrull. Inte sällan visar de sig ta längre tid och kosta mer pengar att införa, eftersom vissa opponerar sig mot att börja använda systemet eller tjänsten eller att jobba på ett nytt sätt. Ofta blir den här typen av problem därför nästan omöjliga för en koncern-CIO att lösa om man inte tar itu med styrmodellen.

IT styrning nyckeln till framgång

Under de senaste åren har jag hjälpt flera företag i olika branscher med att förändra styrmodellen för att accelerera utvecklingen av deras verksamheter. Min erfarenhet är att det finns några fundamentala styrningsfrågor som måste lösas på företagsledningsnivå för att lyckas. Listan över symptom som tyder på detta kan göras väldigt lång men nedan ger jag några exempel:

• IT–organisationens roll är otydlig i förhållande till affärsutveckling och innovation.
• Svårt att enas om gemensamma lösningar. Man tror att IT kan standardisera verksamheten.
• Ett vanligt misstag är att låta IT gå i bräschen för en systemstandardisering utan att med tillräcklig kraft adressera kärnfrågan som är standardisering av arbetssätt och verksamhetsprocesser.
• Fler affärsenheter som använder samma system har svårt att enas om prioriteringar.
• Fragmenterat systemägarskap.
• Uppdelning av ansvar stöder inte den strategiska inriktningen och framtidens värdeströmmar.
• Oklart hur man styr innovation: Hur ska man besluta om experimentella satsningar? Hur balanserar man experimentella breda satsningar? Mot vilken budget?
• Svårt att hantera investeringar och fördelning av kostnader. Hur skapa incitament för att införa nya tjänster? Hur motiverar man alla intressenter att ta till sig tjänsten? Vilka principer ska man ha när användandet av tjänsterna varierar i tid och volym mellan olika verksamheter?
• Verksamheten upplever paketeringen av IT- & digitala tjänster som svår och otydlig.

Ta ett nytt grepp om IT-styrningen

Om ditt företag upplever flera av dessa symptom är min erfarenhet att det lönar sig att göra en översyn och en renovering av företagets IT-styrmodell. Där behöver man bland annat etablera och förankra i företagsledningen:

• Grundprinciper kring IT:s roll
• Rollfördelning, verksamhetsägarskap och mandat
• Tjänstekoncept, produktkoncept och finansieringsprinciper
• Hållbar produktområdesindelning
• Verksamhets- och IT-styrningsforum
• Gemensamma processer och WoW för agil/hybrid

Normalt delas arbetet upp i tre steg: 1. initial analys, 2. förankring och beslut i företagsledningen och 3. implementation och förändringsledning.

Vill du veta mer?

Om du vill veta mer om hur vi arbetar med att förnya IT-styrning på CGI delar vi gärna med oss av våra erfarenheter och utbyter tankar. Kontakta mig gärna för en personlig dialog. Eller läs mer vår våra tjänster inom Business Cosulting.