Detta är A och O i resan att byta affärssystem

Hur lyckas ni er implementering av nytt affärssystem? Vad är nyckeln till ett framgångsrikt projekt?

Det är avgörande att alla berörda i företaget har en samsyn kring vad som skall göras vid införandet av ett nytt affärssystem. Du kan jämföra det med att en byggfirma inte skulle bygga ett hus utan en detaljerad ritning att enas omkring. Ritningen är fundamentet för att veta hur och vad som måste göras, för oss är det att jämställa med en s.k. förstudie. 

Förstudien ger alla i organisationen en tydlig och gemensam bild över hur slutresultatet kommer att bli. Under förstudien identifieras avvikelser och förbättringar mellan det gamla och det nya systemet. Ju mer tid som investeras i början, desto mer tid sparar ni i slutet med en högre kvalitet som följd. 

En förstudie bör alltid utgå ifrån verksamheten. Flödesanalyser utförs för varje delprocess i organisationen. Dessa analyser görs förslagsvis tillsammans i workshopsformat för att alla som är inblandade ska kunna se hela processen och diskutera igenom vad som är viktigast och var man vill ha förbättringar. Det brukar vi kalla för att ”mappa upp” det som sker i verksamheten och sen jämföra med hur det skulle fungera i det nya systemet.

Dessa flödesanalyser och mappningar görs i olika grupper tillsammans med medarbetare från verksamheten. De som jobbar i processen kan den allra bäst. Därför samlar vi alltid medarbetare inom de olika områdena och låter alla vara en del av diskussionen och förstudien. 

Förstudien delas in i olika strömmar, så som ekonomi och ekonomistyrning, inköp, försäljning, produktion mm. Ofta finns dessutom processer som är unika för just ditt företag där medarbetare från olika områden kan och bör delta.

En annan vital komponent, som bör tas med redan i förstudien, är masterdata, dvs, vilken data är central och kritisk för er verksamhet? Hur är kvalitén på er data? Finns dubbla kunder eller leverantörer, finns det kunder som saknar uppgifter, behöver formatet på befintlig data justeras? Det är vanligt att man underskattar framgångsfaktorn med vad relevant, städad och korrekt data gör för ett lyckat implementationsprojekt. 

Efter en utförd förstudie har ni en mycket god bild över hur det nya affärssystemet kommer att fungera, stötta era processer och se ut. Ni har en stor mängd dokumenterade kravspecifikationer och tydlig överblick över era processer på plats. Ni får också en mycket god uppfattning om hur lång tid det kommer ta, hur många timmar som kommer krävas, vilken kompetens som behövs samt vilka som bör vara involverade i respektive ström under projektets gång. 

Men en sak är säker, nu är förutsättningarna på plats för ett lyckat projekt och systembyte.