Behov av bättre samordning och resursutnyttjande över kommungränserna
Småländska höglandet, ofta kallat "höglandet", är ett område i Småland som omfattar kommunerna Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö, Tranås och Vetlanda.
För att stötta kommunernas utveckling, stärka konkurrenskraften och få ett bättre utnyttjande av resurser, bildades 2002 Höglandsförbundet, ett kommunalförbund, för medlemskommunerna. Ett av samverkansområdena som Höglandsförbundet ansvarar för är de transaktionsintensiva ekonomiprocesserna och förvaltning av kommunernas ekonomisystem, detta sköts av enheten Ekonomiservice.
Höglandsförbundet driver ett brett initiativ för att öka samarbetet och effektivitet, minskad sårbarhet samt skapa ännu större möjligheter för utveckling och innovation hos medlemskommunernas ekonomiprocesser. En viktig del i initiativet var att få ett nytt ekonomisystem på plats.
Höglandet inledde därför arbetet med att upphandla ett nytt ekonomisystem, som förutom de fem medlemskommunerna och kommunalförbunden ska användas av 30 olika kommunala bolag och stiftelser.
Målet med det nya systemet var att kunna skapa gemensamma och effektiva ekonomiprocesser för samtliga berörda.
Valet föll på CGI:s ekonomisystem Raindance, ett modernt process- och flödesorienterat standardsystem som har mycket bra stöd för flexibla och automatiserade processer.
Tydligt ledarskap och förankring i verksamheten hjälpte komplex implementation
Medlemskommunerna och bolagen hade tillsammans med Höglandsförbundet startat upp förändringsresan redan innan upphandlingen inleddes, vilket gjorde att det fanns en förankring i verksamheten och en väldigt tydlig vision.
” Samtliga organisationer har tillsammans genomfört ett gediget förberedelsearbete. Ett gemensamt effektmål, kartläggning av processer och medvetenhet om ett systembytes utmaningar, för att lägga grunden för nya arbetssätt och en gemensam grund för den kommande systemimplementationen.” säger Katarina Ljunggren, Ekonomichef på Nässjö kommun.
Under 2023 påbörjade Höglandsförbundet och CGI arbetet med att införa systemet.
Införandeprojektet var utmanande i och med det stora antalet intressenter och de olika verksamheternas ofta skilda arbetssätt och ekonomiprocesser. Dessutom hade förbundet en ambitiös tidplan för införandet.
För att kunna dra nytta av det nya systemet var alla berörda verksamheter tvungna att ändra sina perspektiv, från att hantera system och enskild funktionalitet till att fokusera på det värde som ekonomiprocesserna ger. Det krävde nya tankesätt och arbetsmetoder.
Höglandet och CGI skapade tillsammans ett tydligt ledarskap på olika nivåer, en effektiv projektplanering och en väl genomtänkt strategi. Det säkerställde att projektet drevs framåt och gav förutsättningar för ett framgångsrikt förändringsarbete. Det ambitiösa införandeprojektet pågick också parallellt med det ordinarie löpande arbetet i verksamheten.
Tillsammans lyckades höglandet och CGI att hålla en snabb förändringstakt med kontinuerlig förankring och en parallell implementering av nya arbetssätt samt en ny ekonomimodell kopplad till det nya ekonomisystemet.
Höglandets nära samarbete med CGI bidrog också till att tidplanen kunde hållas och att riskerna minimerades i det dagliga arbetet. CGI:s erfarenhet från liknande införanden och förändringsprojekt samt en beprövad branschmodell var viktig kompetens som innebar att processer och arbetssätt kunde optimeras samtidigt som långsiktigt hållbara resultat uppnåddes för höglandet.
”Vi har gemensamt med CGI varit öppna med de utmaningar vi sett hos varandra. Vi har gemensamt varit lösningsorienterade på alla nivåer vilket har genomsyrat hela projektet och i slutändan gjort att vi på ett framgångsrikt sätt har drivit projektet i mål,” säger Katarina Ljunggren, Ekonomichef på Nässjö kommun.
Enhetliga arbetssätt och ökad effektivitet
Tillsammans bidrog CGI och höglandet till att förflytta förbundet och samtliga berörda verksamheter mot ett enhetligt ekonomisystem där medarbetarna kan jobba effektivare och säkrare med de ekonomiska processerna mellan de kommunala bolagen, stiftelserna och kommunalförbunden. Det nya systemet har givit verksamheterna en standardisering och en enhetlighet, vilket har minskat riskerna och skapat stabilitet. Genom att standardisera processerna och införa nya arbetssätt har Höglandet också minskat beroendet av enskilda personer och skapat möjlighet för att uppnå effektivitet och en hållbar verksamhet
Det framgångsrika förändringsarbetet har också skapat en gemensam förvaltningsorganisation, där fokus ska förflyttats från förvaltningen av ekonomisystemet till förvaltningen av ekonomiprocesserna.
”Vi är glada över att få hjälpa till att vägleda och stödja den här förändringresan med våra beprövade branschmallar som hjälper till att optimera processer och hantering av flöden i verksamheten,” säger Louise Hökmark, Sälj- och marknadschef Raindance på CGI.
En mer hållbar verksamhet med större möjligheter till innovation och utveckling
Med CGI:s ekonomisystem Raindance och införandet av gemensamma ekonomiprocesser har höglandet uppnått flera viktiga resultat och förbättringar, som:
- Minskad sårbarhet genom enhetliga och standardiserade processer
- Ökad kvalitet och möjlighet att öka effektiviteten, vilket kommer förbättra verksamhetens hållbarhet
- Modernisering av processer och ekonomisystem samt framtida utvecklingsmöjligheter för fortsatt innovation och modernisering
- Möjliggjort enhetlig och konsekvent styrning av ekonomiprocesserna
- Ett långsiktigt partnerskap med CGI, vilket möjliggör fortsatt nära samverkan och innovation
Är du mer intresserad av Raindance affärsystemet för ekonomistyrning?
