3 vanliga fällor när tillverkningsföretag ska byta ERP-system

Förr eller senare växer många företag ur sina befintliga ERP-system. Det är inte minst vanligt hos tillverkningsföretag där ERP-systemet ofta är en viktig ryggrad i verksamheten. Jag har arbetat länge med ERP-system för en rad olika branscher och samlat på mig några insikter kring var det ofta trasslar till sig vid ERP-byten. Jag kategoriserar dessa tre vanliga misstag som olika egenheter.

1 Kopieringskatten

Ett mycket vanligt fel som verksamheter gör är att de utgår från det ERP-system de har idag och vill att det nya systemet ska göra exakt samma sak.

Eftersom ERP-byten inte är något de flesta verksamheter gör regelbundet har det ofta hunnit hända väldigt mycket sedan det tidigare systemet installerades. Ny funktionalitet kan ha utvecklats och tillkommit som gör att rutinmässiga uppgifter kan automatiseras eller hanteras på ett helt annat sätt. Personalen och arbetsrutinerna har också ofta utvecklats. Även där är det inte säkert att de ursprungliga processerna och rutinerna är optimala. Ofta har också hela verksamheten, branschen och kunderna förändrats rejält.

Genom att utgå exakt från det verksamheten har idag, är det mycket stor risk att verksamheten inte får möjlighet att reflektera över vad som kan göras bättre, utvärdera vad som ofta går fel och hur problemen kan lösas, och därmed inte heller lyfter blicken och tittar på vad ett nytt system skulle kunna innebära för produktivitet och effektivitet, men också för utveckling och innovation.

I detta scenario är det inte ovanligt att ett modernt system köps in, men i tillägg beställs också en rad skräddarsydda anpassningar av system, för att återskapa de exakta rapporterna, rutinerna eller vyerna från ett, kanske 10-15 år, gammalt system. Då går verksamheten inte bara miste om utveckling framåt, utan drar också på sig onödiga kostnader.

2 Duracellkaninen

Detta företagsdrag kännetecknas av att allt ”måste” gå väldigt snabbt. Det resulterar också ofta i en brist på reflektion och utvärdering. Ut med det gamla och direkt in med ett nytt system. Orsaken till bytet är här ofta att ett gammalt system inte supportas längre, att säkerheten inte håller dagens mått eller att verksamheten har vuxit, genom uppköp eller organisk tillväxt, som gjort att systemet helt enkelt inte matchar nuvarande behov.

Även här missas ofta en analys av hur verksamheten fungerar, vilka rutiner och processer som behöver ändras eller förbättras, och en framtidsvision kan också saknas om hur verksamheten kommer utvecklas och hur ERP-systemet då bör utformas för att stötta verksamheten framöver.

Den hetsiga processen resulterar ofta i att verksamhet får svårt att få personalen och användarna med sig. Får snabbheten överskugga alla andra krav förbises ofta viktiga delar i verksamheten, som sen kan ge upphov till merarbete och frustrerade medarbetare.

Ett ERP-byte kräver ett visst mått av förändringsledning för att bli riktigt lyckosam. Tas det inte med i planen är risken att medarbetarna inte förstår vad som händer och att de inte får vara med och påverka. Det kan också ge upphov till att brister eller gap i processer och rutiner inte uppmärksammas, som i sin tur ger upphov till rena fel och misstag.

3 Datadivan

Det går inte att komma ifrån att ERP-system har en nära koppling till stora datamängder. Idag vet de flesta företag att AI är en viktig parameter som kommer kunna påverka verksamheten framåt, men det är få som riktigt har en tydlig vision, strategi och plan för hur de ska utnyttja AI framöver. Det är inga konstigheter i sig, men det kan innebära att värdet och hanteringen av verksamhetens data förbises, och kanske på ett sådant sätt att det blir en sådan röra kring vilken data som finns, hur den är organiserad och hur den bäst kan användas framöver.

Redan idag finns det AI-baserade funktioner eller lösningar som kan vara mycket användbara och som blir svårare att implementera om inte datahanteringen tagits hänsyn till från början och framför allt att det tagits höjd för detta i projektet.

Ett exempel är en vanlig inköpsfunktion som de flesta tillverkningsföretag har. Idag finns det AI-baserade verktyg som kan processa all data kring priser, leveranstider, kvantiteter och kvalitetskrav för att enkelt och snabbt kunna göra beställningar till bästa pris och vid rätt tidpunkt. Dessa beställningar kan också automatiseras med input från andra funktioner eller verksamhetsdelar. Genom att ta hänsyn till datahanteringen vid ett ERP-byte blir det också möjligt att applicera ”real-time analytics” på ERP-systemet och ta ett stort kliv mot att bli en datadriven verksamhet.

Systemval

Idag täcker i stort sett alla ERP-leverantörer de viktigaste funktionerna för tillverkande företag. Det är egentligen inte där valet står. Jag har jobbat länge med Microsofts ERP, Dynamics 365, och jag ser att det i Microsoft Business Applications finns flera smarta funktioner som tillverkande företag kan dra stor nytta av.

• Skapa egna verktyg
  Dynamics erbjuder exempelvis super-users möjligheten att skapa egna verktyg för olika funktioner som både fungerar i ERP-systemet och utanför. Det gör det enkelt att förbättra och utveckla systemet på egen hand, vilket också sparar kostnader.
• Färdiga API:er
  Dynamics kan göra mycket, men särskilt för tillverkningsindustrin kan det vara viktigt att kunna använda specialsystem av olika slag. Här har Dynamics flera färdiga API:er som underlättar för att koppla ihop dessa system med ERP:t.
• Enkel visualisering
  Det är mycket enkelt att koppla på Microsoft Power BI, till Dynamics, för att kunna göra visualiseringar av data och rapporter. Det är en mycket uppskattad funktion, särskilt för företagsledningar. Många är också vana vid Power BI, vilket gör det enkelt att implementera och få en hög grad av användning.
• AI-utvecklingen
  Microsoft ligger också lång fram när det gäller AI, vilket är bra att ha i åtanke. Inte minst när verksamheten lyfter blicken för att se vad de vill att ERP-systemet ska kunna göra i framtiden.

Så, om din verksamhet står inför ett eventuellt ERP-byte och du vill höra mer av mina erfarenheter inom ERP-världen går det mycket bra att höra av sig. Vi på CGI har ju inte bara lång erfarenhet av ERP-system, utan också av många andra användbara kompetenser inom utveckling, implementation, integration, förändringsledning och utbildning, som alla är viktiga delar när det gäller framgångsrika ERP-byten. Vi har också stor erfarenhet av tillverkningsindustrin och kan ofta bistå med många goda råd, insikter från branschen och lärdomar från hur andra tillverkande företag löst nyckelfunktioner eller anpassningar efter nya regelverk.

Jag önskar er en god ERP-resa och tveka inte att lyfta luren om ni spårar ur.