Målet är att skapa större transparens och bättre organisatoriskt lärande samt att ge verksamhetschefer större möjligheter att styra den dagliga verksamheten. Anders Håkansson är strategisk verksamhetsutvecklare och Jan Olausson är kvalitetsstrateg på Borås stad. Tillsammans ansvarar de för stora delar av beslutsstödsprojektet.
Ett agilt arbetssätt gav resultat
När Borås Stad inledde beslutsstödsprojektet började de med en förstudie som genomfördes tillsammans med en extern part. Tillsammans med CGI startade Borås Stad sedan arbetet med att bygga den tekniska plattformen. I första steget plockade projektet in grunddata från ekonomi- och personalsystem. Projektet gick fort framåt i början, både med att få in datan och med att skapa den tekniska plattformen.
”Vi har jobbat väldigt agilt genom att visa, låta de inblandade tycka till och sen anpassa arbetet utifrån deras synpunkter, säger Anders Håkansson. När vi lanserade den första delen av beslutsstödsystemet fick vi snabbt in många fler förfrågningar om att få tillgång till systemet. Det såg vi som ett gott betyg att många ville komma åt funktioner och information i systemet.”
Data är A och O
För att beslutsstödsystemet ska fungera bra krävs tillgång till datan. Här stötte projektet på problem som sinkade tidplanen.
”Det kanske kan verka som en självklarhet att en verksamhet äger sin egen data, men för att få in den i beslutsstödet behövde vi hjälp från befintliga systemleverantörer, säger Anders Håkansson. I de flesta fallen gick det jättebra, men på något håll var det krångligt och tog betydligt längre tid än väntat. Det har lett till att vi nu i alla upphandlingar skriver in i avtalen att vi måste kunna komma åt all data i de system vi köper in.”
Överblick och detaljanalys
Att kunna jobba mer med uppföljning och utvärdering är ett viktigt mål för beslutsstödsprojektet.
”Mycket resurser går vanligtvis åt till att ta fram rapporter och få ut rätt siffror, vilket innebär att det inte blir resurser över för att göra analys, säger Jan Olausson. I princip arbetade en person heltid med att ta ut information ur olika system och lägga in i Excel för att förse verksamhetens chefer med rapporter.”
Med beslutsstödsystemet kan man få god överblick över verksamheten men också borra sig ner i detaljer på ett enkelt och effektivt sätt. Det gör att man får bättre förmåga att analysera verksamheten och upptäcka områden som kan förbättras.
Nya spännande tjänster framöver
Projektet har redan börjat planera för att kunna plocka in ny data, bland annat från olika sensor- och uppkopplade system, så kallad IoT-data (Internet of Things).
”Tänk vad kul om vi kan ta in väderdata tillsammans med information från badtermometrar runt om i kommunen, säger Anders Håkansson. Då skulle vi till exempel kunna tipsa invånarna var det är bäst att bada. Om vi sen kopplar på data från vägar och kommunikationer kan vi också säga hur fullt det är på olika badplatser, i realtid. Då kan beslutsstödsystemet bidra till att vi kan erbjuda medborgarna helt nya typer av tjänster.”
CGI har varit Borås Stads partner genom hela projektet och bidragit med såväl erfarenheter, struktur som tekniskt kunnande. Läs mer om CGI:s erfarenhet och kompetens inom beslutsstöd för kommuner här:
