Modern effektiv internkommunikation är anpassad till olika målgrupper, och nyttjar olika kommunikationskanaler för att nå medarbetarna direkt i de verktyg som de använder, när det passar dem. För att driva engagemang är det viktigt att tillhandahålla funktioner som de anställda gillar att använda privat.
Hur görs informationen relevant för mottagaren?
Det första du måste ha klart för dig är vilket budskap du vill nå ut med. Du måste också fundera på målgrupperna du vill nå. Samma grundbudskap behöver ofta anpassas för att kännas relevant för mottagaren. Fundera på vad som intresserar din tänkta målgrupp och vilka behov de har.
En modern digital arbetsmiljö kräver modern internkommunikation
Många företag har eller planerar att uppgradera sin digitala arbetsmiljö. Moderna plattformar erbjuder säkra alternativ med liknande funktioner som det vi använder oss av i vårt privatliv. Privat använder vi tjänster som gör det enkelt att organisera olika händelser som att till exempel planera en resa, anmäla sig till helgens korpmatch eller samordna veckans matinköp. Tjänster som skapar engagemang genom att de gör det enkelt att dela information och kommentera på andras aktiviteter i ett visst sammanhang när du vill, vart du än är.
Dessa verktyg är så enkla att använda att vi väljer dem frivilligt för det ger oss nya möjligheter och gör det enklare för oss att utföra olika typer av uppgifter. Vi har ofta många olika verktyg inte alltid med en naturlig koppling verktygen emellan. Det är funktioner från flera av dessa verktyg som vi också förväntar oss att kunna använda i vårt arbete. Den utvecklingen pågår nu och det bör vara en självklarhet att du tänker på att anpassa din internkommunikation till denna moderna verklighet som ditt företag har valt att investera i.
Välj rätt kommunikationskanaler
En grundläggande regel i framgångsrik internkommunikation är att kommunicera med dina medarbetare där de är, i de verktyg som de använder. Återigen är det viktigt att man vet vilka man vill nå ut till och hur deras digitala arbetsmiljö ser ut.
Anpassa valet av kanal efter målgruppens preferenser
För att exempelvis nå en säljare eller en serviceman på fältet bör man säkra att informationen går att konsumera via en mobiltelefon. Vill man istället nå en fabriksarbetare så kanske inte mobiltelefoner är tillåtna under arbetspassen. Då kan storbildskärmar i fabriken eller på väg till matsalen vara ett bättre alternativ att använda som kommunikationskanal. Utrymmet och tiden av uppmärksamhet man får via en storbildskärm kan skilja sig avsevärt gentemot den tid som din medarbetare kan spendera för att läsa en nyhet på en datorskärm vid sitt skrivbord.
Detta måste beaktas i den kommunikationsstrategi som du väljer att följa. Förslagsvis kan du se storbildskärmen som en möjlighet att skapa grundläggande medvetenhet om det budskap du vill förmedla. Du kan använda ett flertal olika korta budskap som väcker nyfikenhet. Använd också gärna moderna alternativ för att guida dina mottagare till mer detaljerad information, till exempel genom att visa en QR-kod som öppnar en informationssida direkt i medarbetarens mobiltelefon.
Utnyttja moderna verktyg för en effektivare kommunikation
Oavsett vilka verktyg du väljer för din kommunikation är det bra att erbjuda liknande tjänster som dina medarbetare är vana att använda privat. Ge dem möjlighet att kommentera, dela och gilla dina budskap. Det skapar ett engagemang och din internkommunikation kan få ännu större effekt.
Glöm inte att nyttja kraften i dagens moderna verktyg och anpassa dem för att möta behovet hos din verksamhet. Exempelvis kan ett budskap som du skickar ut som en nyhet på företagets intranät automatiskt synliggöras i de verktyg där en grupp av medarbetare samarbetar dagligen, kanske till och med i en mobiltelefon på bussen på väg till nästa kundmöte.
Träffa våra digitala experter och utvärdera er internkommunikation
Har ni en strategi för hur er digitala arbetsmiljö förstärker engagemanget på arbetsplatsen? Boka ett möte med oss och ta nästa steg mot en digital arbetsplats med starkt stöd för modern internkommunikation.
CGI har utvecklat en komplett helhetslösning - Agile Collaboration Platform (ACP) – som kickstartar din digitala arbetsplats. Plattformen baserat på Microsoft 365 (tidigare Office 365) och innefattar den senaste tekniken för att främja gruppers och individers produktivitet. Med hjälp av plattformen hjälper vi dagligen kunder att uppnå ett modernt samarbete, en effektiv informationsdelning och ett ökat engagemang hos medarbetarna.
De inbyggda verktygen Teams, OneNote, Yammer med flera används, tillsammans med våra tillägg, för att lösa vanliga scenarier som finns i varje verksamhet.
