Internkommunikation på företag håller på att förändras. Allt för många företag fortsätter att blint skicka ut veckomejl i hopp om att alla ska läsa. Frågan är hur läsfrekvensen egentligen ser ut? Video och vlogg kan i många fall vara ett mer lättillgängligt media, vi tittar allt mer på klipp och video på våra telefoner. Enligt statistik från Cisco var 70 procent av all internettrafik video under 2017. Video är inte bara på frammarsch i den privata sfären, video gör nu intåg i företags internkommunikation. Hur kan video och vlogg påverka företagskulturen?
Gamla vanor i det nya landskapet
På måndagsmorgnar laddas kaffebryggaren på företag runt om i Sverige. Medarbetare samlas för att bli uppdaterade om de senaste affärerna, planerna på att rekrytera, en snabb genomgång av KPI:er och hur de presterar mot budget. Men är alla där? Självklart är det någon som VAB:ar eller har fastnat i trafiken, och nu med Den digitala arbetsplatsen är medarbetare även utspridda geografiskt och färre hittar in till kontoret med regelbundenhet. De som inte är där får inte hela bilden utan en urvattnad version eller i bästa fall en hyffsad summering.
Har veckomejlet en framtid?
Mejl är fortfarande ett tryggt sätt att kommunicera. Alla får samma information i samma kanal och det är högst troligt att den når fram, till inboxen. Troligen skummar de flesta igenom rubrikerna efter något som kan vara intressant men det väcker inte engagemang. Eftersom alla fått samma information delas inget vidare och sällan uppstår en diskussion. Internkommunikatörer behöver fundera på om det finns andra sätt att kommunicera? Nya kommunikationskanaler skapar nya sätt att nå ut på arbetsplatsen.
Video öppnar upp nya möjligheter, stora som små
Vi tittar mer och mer på rörlig media på nätet, korta filmer på sociala media, videobloggar (vlogg) och streamade filmer och TV-serier. Även företag börjar inse potentialen i rörlig media och de verktyg som finns att distribuera filmer på i Den digitala arbetsplatsens plattformar.
Det stora videoformatet
Lek med tanken att månadsmötet blir ett digitalt stormöte. Det ger möjligheter vara med och kommentera under mötet, trots att man inte är fysiskt på plats på kontoret. Den som sitter fast på bussen kan vara med på telefonen och den som jobbar hemifrån får samma information och kan också delta via kommentarsfält. De som inte kan delta alls får också samma information då mötet dessutom kan spelas in. Principen kan så klart även appliceras på andra typen av möten och events för kunder, partners och andra externa intressenter.
Det lilla videoformatet
Avståndet mellan ledning och medarbetarna ute på avdelningarna är ibland lite för stort för att engagemang ska kunna uppstå. Veckomejlet känns opersonligt och alla kanske inte vill delta i en diskussion i en öppen chatt under ett stormöte.
Tänk om ledningen eller avdelningscheferna istället började vlogga och visa upp vad som händer på företaget under en vanlig dag. Kanske en snabb kommentar före ett kundmöte eller en kort presentation av en monter på en mässa. Det personliga tilltalet i en vlogg kan locka medarbetare att kommentera, dela och även själva börja vlogga. Det kan också i viss mån upplevas som att ledning och chefer är mer närvarande än vad som är möjligt i den fysiska vardagen.
Kanalen är viktig för att skapa engagemang
Att välja rätt kanal för sin kommunikation är viktigt för att nå ut. Väldigt sällan är publika kanaler som YouTube och Vimeo helt rätt för internkommunikation. Som tur är finns det bra plattformar i inom ramen för Microsofts digitala arbetsplats där interna filmer tryggt kan publiceras för de som är berörda. Det går att skapa kanaler och grupper för att nå ut till intresserade eftersom relevans är viktigt för att skapa engagemang. Hitta de kanaler som medarbetarna använder och nå dem där de befinner sig.
Våga släppa tyglarna – kom igång med vlogg
Det krävs ingen större insats, bara lite mod och effekten kan bli väldigt stor
Engagemang kommer allt som oftast underifrån. Ett bra sätt att komma igång är att leda med gott exempel. Börja med att hitta en avdelning där det finns ett intresse av att kommunicera och dela med sig och släpp tyglarna genom att låta dem hitta formen själva. Kanske är det någon ur ledningen eller en avdelningschef som ska börja vlogga. Lås inte in kreativiteten i ett format eller i en kanal. Var trygg i att de interna kanalerna är säkra och att medarbetarna använder rätt kanal för sin målgrupp. Börjar filmen delas även i andra kanaler på företaget uppstår inte bara informationsspridning utan även korsfunktionellt engagemang. Bollen är i rullning.
Företagskulturen tar hjälp av internkommunikationen
Med parafrasen ”Du är vad du kommunicerar” vill vi lyfta vikten av att anpassa din kommunikation till målgruppen. Bara genom att kommunicera på ett modernt sätt blir det lättare att nå ut och företaget kommer att upplevas modernt och ”framåt” vilket kan locka till sig nya talanger som tröttnat på företag som fastnat i gamla rutiner för internkommunikation från 2005.
