Idag vill många verksamheter bli mer datadrivna. Det handlar främst om att använda, förädla, analysera och presentera det överflöd av data som många verksamheter har. På så sätt kan ledning och chefer i verksamheten göra mer träffsäkra analysera, få bättre förståelse för vad olika åtgärder får för effekt, eller underlätta för planeringen framåt. En förutsättning är då att ett väl genomtänkt och implementerat beslutsstödsystem finns på plats. För kommuner, som har en bred verksamhet och ofta många olika system som inte är förberedda för ett modernt datauttag, kan det dock vara en utmaning att få ut det bästa och det mesta av sitt beslutsstöd. Gunnar Arveståhl, affärsutvecklingsansvarig på CGI, har lång erfarenhet av att utveckla och implementera beslutsstödsystem inom en rad olika verksamheter.
”Beslutsstöd handlar om att använda den data som redan finns i verksamheten, men att analysera och presentera den på ett sådant sätt att verksamheten får nya insikter och bättre underlag för att fatta rätt beslut”, säger Gunnar Arveståhl. ”För många verksamheter handlar beslutsstöd ofta om att bli effektivare, men möjligheterna är enorma när det gäller att stötta strategisk planering och prediktiv analys.
Framgångsfaktorer
Marknaden för beslutsstöd är dock brokig och det är inte alltid helt lätt för kommuner att välja rätt leverantör och veta hur de ska gå till väga med att implementera ett beslutsstöd.
”Om vi börjar med tekniken, så ser jag att det är viktigt att välja ett system som går snabbt att implementera, som bygger på standardkomponenter men som också går att anpassa”, säger Gunnar Arveståhl.
”Det är också viktigt att tänka långsiktigt och välja ett system som är framtidssäkert, bland annat så det går att flytta mellan olika plattformar som exempelvis det egna datacentret och molnet.”
CGI arbetar med ett system och ett ramverk som bygger på Microsofts teknik, ett standardsystem som samtidigt är väldigt lätt att anpassa. CGI:s lösning är också förberedd för att integreras in i många viktiga system som kommunerna har och där källdata från flera olika system, även egenutvecklade, kan kopplas ihop. Lösningen är enkel att flytta till molnet om det skulle krävas. Det är också viktigt att kunna flytta alla data mellan olika plattformar utan att det ska påverka beslutsstödet.
”Det är viktigt att en beslutsstödslösning fungerar över tid”, säger Gunnar Arveståhl.
”Bara för att en kommun byter ekonomisystem ska de inte behöva göra stora anpassningar av systemet eller i värsta fall tvingas byta beslutsstödsystem också. En förutsättning är ju att det ska gå att styra verksamheten på samma sätt även om vitala tekniska delar byts ut.”
Anpassa och skräddarsy efter roller
Inom en kommun behöver olika roller i verksamheten olika typer av information. Det är då avgörande att systemet kan anpassas efter behoven hos varje roll. Det är inte säkerhet att dessa behov är helt tydliga i en kravställning eller när ett beslutsstödsystem börjar implementeras.
”Vi har sett att vårt sätt att jobba agilt ofta passar kommuner som hand i handske, säger Gunnar Arveståhl. Vi tar då fram information som verksamheten kan få ut ur systemet och presenterar den. Då blir det enklare för varje roll att se vad den får och vad den behöver, så att vi kan anpassa systemet specifikt efter var och ens behov. Det har visat sig fungera utmärkt i många av de projekt vi levererat.”
Ett fungerande och effektivt beslutsstöd är också en förutsättning för att kunna addera prediktiva moduler. Systemet kan då också ge förslag på vad som behöver åtgärdas för att höja kvaliteten eller få bättre utfall och resultat.
Effektivitet och enhetlighet
Kommuner har stora krav på sig att kontinuerligt rapportera om sin verksamhet. Det är inte ovanligt att en stor del av denna rapportering sker manuellt. Det tar mycket tid och resurser, särskilt om informationen kommer från flera olika system.
”Om vi bara tittar på möjligheten att effektivisera rapporteringen så visar våra uppskattningar att ett beslutsstödsystem har betalat sig inom ett år bara genom att frigöra manuella resurser för rapportering. Då har vi inte tagit med några av de övriga vinster eller besparingar som systemet kan ge inom andra områden”, säger Gunnar Arveståhl.
Den manuella hanteringen kan också göra att data tolkas och sammanställs på olika sätt. En del av verksamheten kan definiera sjukfrånvaro på ett sätt medan en annan del har en annan definition. Då blir det svårt för chefer och ledning att skapa sig en helhetsbild av verksamheten och svårt att fatta effektiva och verkningsfulla beslut.
Långsiktiga vinster och kvalitet
Ett vanligt område att börja implementera ett beslutsstödsystem inom är inköpsfunktionen. Genom att få bättre underlag och översikt kan verksamheten enklare se hur de kan göra konkreta besparingar. Det gör det också enklare att förhandla med leverantörer och säkerställa att verksamheten utnyttjar de avtal de har på bästa sätt.
”I slutänden handlar ju beslutsstöd i kommuner om att kunna göra rätt prioriteringar och tillsätta resurser där de bäst gynnar medborgarna. För att kunna fatta rätt beslut och styra verksamheten behöver kommunen korrekt underlag och data. Det gör att de kan agera mer effektivt och underbyggt och skapa en bra verksamhet, för både anställda och medborgare”, säger Gunnar Arveståhl.
På längre sikt kan dock ett väl integrerat och rätt använt beslutsstödsystem ge långt fler vinster, som inte bara handlar om ekonomi.
”Det jag också har sett är att chefer i kommunal verksamhet kan göra sitt jobb bättre eftersom de får bra och tillförlitliga underlag att agera på. Det är inte bara viktigt för verksamheten utan höjer också statusen och trivseln i rollen”, säger Gunnar Arveståhl.
CGI har genomfört flera framgångsrika beslutsstödsprojekt för olika kommuner. Trollhättan, Borås och Uddevalla kommuner är mitt uppe i var sitt beslutsstödsprojekt. Vi har pratat med fyra personer (två projektledare, en strategisk verksamhetsutvecklare och en kvalitetsstrateg) på dessa kommuner för att höra mer om deras erfarenheter och lärdomar från att implementera beslutsstöd.
