Kriser och oförutsedda händelser har alltid funnits, men med en ökad komplexitet och en eskalerande digitalisering i de flesta verksamheter blir det svårare att överblicka konsekvenserna och framför allt planera för hur verksamheten kan upprätthållas i händelse av en kris.

Daniel Silvborn, som har bred erfarenhet från beredskapsarbete i offentlig sektor hävdar att många kommuner är senfärdiga när det gäller krisberedskapen, trots att ansvaret regleras i lag, att påföljderna vid bristande ansvar är omfattande samt att medborgarna är beroende av att kommunen kan upprätthålla sina samhällsviktiga åtaganden.

Kommuner, regioner och myndigheter spelar en mycket viktig roll när det gäller krisberedskap i Sverige. Enligt Lag (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap "måste kommuner och regioner planera för hur de ska kunna minska risken för att något drabbar verksamheten, men också för att kunna hantera allvarliga störningar i verksamheten."

"Viktiga verksamheter inom till exempel kommunal service ska upprätthållas även under kris. Det gäller allt från måltidsförsörjning till äldreboenden, att kunna bedriva både skola och barnomsorg, hantera vattenförsörjning och tillgång till läkemedel för sina brukare, men även att säkerställa att ekonomiskt bistånd kan betalas ut till de som inte kan försörja sig själva och sina familjer”, säger Daniel Silvborn, konsult på CGI i Kiruna.

Han menar också att det är väldigt många olika typer av verksamheter som måste fungera och väldigt många olika typer av utmaningar som kommuner därför måste kunna hantera.

Låt inte kon smita innan båset lagas

Under pandemin visade många kommuner att de snabbt kunde ställa om verksamheter till de nya förutsättningarna på ett mycket bra sätt men att göra det när krisen väl är ett faktum är inte ett optimalt förhållningssätt. Planering och förberedelser är viktiga för att uppfylla kommunernas krisberedskapsansvar på ett bra sätt. Att jobba långsiktigt med dessa frågor innebär också en besparing jämfört med att oförberett behöva vidta åtgärder omgående.

”Det är bra att börja med enkla scenarier, gå igenom hur de skulle påverka verksamheten och sen planera för hur de problem man ser skulle kunna uppstå. När det gäller att planera för att digitala system ligger nere, kanske det räcker med att fråga sig hur verksamheten hanterade denna funktion för 25 år sedan. Det går kanske att skriva utbetalningsblanketter för hand om systemet för utbetalning av ekonomiskt bistånd ligger nere”.

Det kan man enligt Daniel Silvborn säkerställa att alla avdelningar har ett välfyllt kontorsförråd med allt från papper och pennor till powerbanks för att ladda mobiltelefonen och ha en fristående skrivare som kan kopplas direkt in i en dator, är både enkla och rimliga beredskapsåtgärder att vidta.

När det gäller infrastruktur såsom el-, datanätverk och vattenförsörjning kan planeringen och krisberedskapen vara av en helt annan karaktär som inte är lika snabb och enkel att hantera. Äldreboenden, vårdinrättningar och kommunhuset kan behöva ha redundanta lösningar för att säkerställa att verksamheten kan bedrivas på ett fullgott sätt. Det är ofta åtgärder som kräver längre förberedelse- och installationstider.

”Ett bra förhållningssätt till alla typer av teknisk beredskap är att inte bara tänka digitalt. Inom krisberedskap och även när det gäller säkerhet har kraven på bland annat kommuner ökat och det finns mycket som tyder på att de kommer skruvas upp ytterligare framöver. Om direktiv och lagkrav inte uppfylls kan det också få svåra påföljder för kommunerna”.

Kraven på kommuner har enligt Daniel Silvborn särskilt ökat när det gäller säkerhetsskyddet, som är en viktig del i beredskapsarbetet och påvisar behovet av god IT- och cybersäkerhet till följd av informationssäkerhetskraven i Säkerhetsskyddslagen som är betydande. Här kan det utkrävas viten eller böter på flera miljoner om kommunerna inte lever upp till kraven.

”För att få perspektiv på verksamhetens beredskap och även få infallsvinklar utifrån, kan det också vara bra för kommuner att ta hjälp av en erfaren partner. Det har bland annat vi på CGI stor erfarenhet ifrån inom en rad sektorer som till exempel hälsa, försvar, tillverkande industri och finans”, avslutar Daniel Silvborn.

3 tips för bättre krisberedskap

För att kunna planera och hantera oförutsedda händelser och kriser har Daniel Silvborn tre tips:

1. Förstå varför det är viktigt att vara förberedd

Det är viktigt att alla inblandade förstår syftet med krisberedskapsarbetet. Många lever kvar i tron om att 'det händer inte mig', samt 'kostnaden och resurserna som krävs motiverar inte', men den tiden är förbi och alla behöver ta sitt ansvar och avsätta tiden att förstå syftet för att kunna hantera verksamhetens krav på beredskap.

2. Prioritera

Genom att gå igenom olika scenarier, hur kommunens alla delar kan påverkas och vad som krävs för att verksamheten ska upprätthållas. Det blir då enklare att skaffa sig en överblick och utifrån denna kunna prioritera vilka åtgärder som är viktigast och tillför mest värde.

3. Planera långsiktigt

De åtgärder som kommunen måste vidta ska inte bara lösa ett problem i stunden utan kunna fungera över tid. Det kan krävs lite klurighet och innovationsförmåga för att komma fram till bra åtgärder och planera. Var inte rädd eller för stolt för att ta hjälp, krisberedskap är ett omfattande område och kan både vara och kan uppfattas som svårt.