Optimera Offentlig Sektor: Att uppfylla höga förväntningar och krav med begränsade resurser

Under 2024 står den offentliga sektorn inför en rad utmaningar som formar dess riktning och
prioriteringar. Digital transformation förblir i centrum, då ett stort fokus ligger på att modernisera
sina verksamheter och tjänsteleveranser för att möta medborgarnas växande behov. Men
samtidigt når man inte ända fram med sina investeringar i digitalisering

Vår årliga rapport Voice of Our Clients (VOC) bygger på över 1,700 intervjuer med beslutsfattare över
hela världen. Och trenderna i årets undersökning visar tydligt att den offentliga sektorn allt jämt
påverkas av begränsade resurser kombinerat med höga krav. Det är den starkaste drivkraften bakom
att utforska innovativa strategier för att optimera resursfördelningen och samtidigt säkerställa en
effektiv leverans av tjänster med höga servicestandarder – även under ekonomiska svängningar och
budgetbegränsningar.

Utöver det är effektivisering och optimering av processer och arbetssätt högprioriterade bland
respondenterna. Att tillhandahålla verktyg som möjliggör detta och frigör tid för att fokusera på
strategiskt väsentliga frågor och områden är nu ett måste som kräver konkreta åtgärder. Samtidigt
upplever många beslutsfattare en stark oro över risker kopplade till dataskydd och säkerhet.

Jag anser att det är särskilt intressant att digitalisering och digitaliseringsstrategin stått så högt på
agendan hos både privat och offentlig sektor väldigt länge, samtidigt som många inte har alls har
kommit så långt som de önskat, eller ens startat resan.

Medborgaren måste stå i centrum

Årets resultat betonar också vikten av medborgarcentrerade metoder. Offentlig sektor investerar
alltmer i teknik och strategier som förbättrar medborgarinvolvering, transparens och
tillfredsställelse. De ökade förväntningarna på sömlösa och personliga upplevelser, inspirerade av
privata sektorn, driver införandet av digitala plattformar och strömlinjeformade processer inom
bland annat statliga tjänster.

Förutom insikterna från VOC kan jag urskilja den här trenden på marknaden. Som exempel fortsätter
e-myndighetstjänster att utvecklas och erbjuder medborgare större bekvämlighet och tillgänglighet.
Att ta sig an avancerad teknik som artificiell intelligens och dataanalys förbättrar
beslutsfattandeprocesser och höjer tjänstekvaliteten.

I mina vardagliga kunddialoger ser jag också att intresset för AI är fortsatt stort, men i min mening
kan det vara utmanande för offentlig sektor att ta sig an avancerad och ibland obeprövad teknik när
resan med de enklare verktygen, till exempel RPA (Robot Process Automation) ofta inte ens börjat.
Just RPA är en mycket effektiv och väldokumenterad teknik som med små medel kan ge mycket stora
positiva effekter för både medarbetare och medborgare. Kombinerat med AI får man sedan
ytterligare hävstång på det genomförda arbetet.

Snabba projekt, snabb avkastning

En utav de vanligare kommentarerna jag stöter på i dialoger med kunder kring digitalisering är att det
inte finns tid eller resurser att arbeta med nya verktyg för att verksamheten har så mycket att göra.
Det är snarare en uppenbar anledning till att påbörja arbetet med effektivisering med exempelvis
RPA. Med enkla medel och beprövade metoder kan myndigheter, kommuner och regioner snabbt
eliminera betungande manuell administration och därmed frigöra tiden för att kunna ta ett större
grepp om digitaliseringen.

Även relaterat till pengar, det är med enkla medel RPA kan just spara pengar och kapa kostnader,
investeringen i licenser för RPA hämtas ofta hem med de första processerna och i vissa fall även med
den första processen som automatiseras. Det ska även tilläggas att initiativ med RPA ofta är korta
vilket medför att nyttan snabbt återges verksamheten. Därför hävdar jag att offentlig sektor måste
gräva där de står innan man börjar titta på att implementera komplex AI-teknik.

Digitalisering handlar mer om transformation, att lära sig arbeta med nya verktyg, se över hur du och
dina kollegor faktiskt arbetar i era processer och att våga ifrågasätta befintliga arbetssätt och flöden
än om verktyget i fråga, men höjden på tröskeln när man kikar på RPA vs AI är ofta väsentligt mycket
högre. Att arbeta med smarta verktyg kräver också att organisationen har koll på sin data. Hög
kvalitet på data medför högkvalitativa analyser och insikter som snabbt kan accelerera
transformationsresan.