Kommunen var tidigt ute med att börja titta på beslutsstöd för verksamheten. Det har lett till att kommunen också har tydliga interna mål för vad ett beslutsstöd ska kunna bidra med till verksamheten, nämligen att tillgängliggöra information inom flera olika områden, att uppmuntra till analys och att underlätta kommunikation.
Susanne Waenerlund är projektledare på Uddevalla kommun inom Business Intelligence och ansvarar för projektet. Hon berättar:
- När vi drog igång projektet började vi med flera stora workshops med berörda delar av verksamheten för att få fram och diskutera vilken information de ville få fram och vad de ville få ut av systemet. Det var en viktig del i processen för att få engagemang och delaktighet. Om inte medarbetarna ser värdet av ett beslutsstöd så är ju risken att det inte används.
När önskemålen definierats började kommunen med CGI:s hjälp att utveckla rapporter och vyer baserade på data i de olika systemen.
- Vi presenterade hur rapporterna skulle kunna se ut och vad de skulle kunna ge för information, säger Susanne Waenerlund. Det var en viktig del i tankeprocessen. Vi diskuterade och justerade för att få fram det som fungerade bäst för verksamheten och de olika rollerna.
Från ordning och reda till definitionsutmaningar
Uddevalla kommun inledde sitt projekt med ekonomisystemet.
- I ekonomisystemet var det ordning och reda varför det var enklast att börja där, berättar Susanne Waenerlund. I stort sett är det samma data i beslutsstödsystemet som vi har i ekonomisystemet. Den stora vinsten har dock varit att för de som inte är ekonomer har datan blivit mycket enklare att ta till sig och förstå. Det är en stor vinst för hela verksamheten.
Kommunen gick sedan vidare med HR-systemet. Där dök det dock upp utmaningar kring hur olika begrepp definieras i verksamheten.
- Vi upptäckte att vi ofta slängde oss med begrepp som sjukfrånvaro utan att ha en tydlig definition av vad det faktiskt betyder och hur det mäts, säger Susanne Waenerlund. I beslutsstödsprojektet har vi fått rannsaka dessa definitioner så att vi inte bara pratar om samma saker utan att de också har samma innebörd.
I nästa steg tog sig beslutsstödsprojektet an inköp. Det kan leda till stora besparingar när verksamheten får bättre överblick över samtliga inköp och kostnader.
- Vi har höga förväntningar på vad beslutsstödet kan ge inköpsfunktionen, säger Susanne Waenerlund. Systemet kommer att ge oss en tydlig bild av vad som köps in på avtal och vad som inte gör det. Vi kommer också kunna identifiera felaktiga inköpsmönster eller om det saknas avtal för vissa produkter som vi behöver.
Framtidsutsikter
Med hjälp av beslutsstödsystemet får inte bara Uddevalla kommun tillgång till rätt data kontinuerligt, de har också gjort det enklare att upptäcka problem. Beslutsstödet kommer att vara ett levande system som utvecklas både med verksamhet och i takt med att erfarenheter och kompetens ökar.
- Jag ser att beslutsstödsystemet redan har uppmuntrat till en hel del analys, vilket var ett av målen, säger Susanne Waenerlund. Det går snabbt och enkelt att klicka sig ner flera nivåer i informationen. Det gör det enklare att förstå vad som ligger bakom resultat och utfall. Det bådar väldigt gott för framtiden då vi också skulle vilja koppla på prediktiva analysdelar till systemet.
CGI har varit delaktig genom hela processen med viktig struktur i projektet, värdefulla erfarenhet och avgörande teknisk kompetens. Läs mer om CGI:s erfarenhet och kompetens inom beslutsstödsområdet här.
