Enligt CGI:s digitala mognadsstudie har 50 procent av de tillfrågade organisationerna inom den offentliga sektorn inte anpassat sitt strategiarbete till snabbrörligheten på marknaden. I en tid där förändringstakten aldrig varit lika hög som idag är de flesta organisationer, både inom den offentliga och privata sektorn, överens om att de behöver kunna anpassa sig till nya situationer och skapa nya lösningar snabbare än förut.
Digitalisering möjliggör nya och effektiva lösningar, men ställer samtidigt helt nya krav på organisationerna. De trygga och traditionella arbetsmetoderna utmanas då behov som snabbare beslutsprocesser, transparent kommunikation och kontinuerlig utveckling inte längre går att blunda för. Men måste alla verkligen vara agila i dagens läge för att svara på samhällets behov av snabbare service och lättåtkomliga tjänster?
Vad innebär agila arbetsmetoder?
Agila arbetsmetoder innebär att vara snabbrörlig, anpassningsbar och att arbeta iterativt med fokus på prioriteringar och kontinuerlig feedback. Oftast sker också beslutsfattandet på en mer lokal nivå, för att göra arbetet mer effektivt. I dag är det inte bara IT-branschen som använder sig av agila arbetsmetoder. Tvärtom har allt fler organisationer valt att systematiskt använda sig av ett agilt tankesätt och agila arbetsmetoder för att kunna leverera ett högre kundvärde och vara mer anpassningsbara.
Mer än ett ramverk
I grunden handlar agilitet om gemensamma, förändringsdrivande värderingar, principer och handlingssätt hos individerna i en organisation. Värdet av agila arbetsmetoder uppstår då dessa värderingar och principer står som en gemensam grund för de enskilda teamens beslutsfattande, vilket leder till en effektivare och mer dynamisk process. Genom effektivare processer vill man åstadkomma ett bättre resultat. Men att arbeta agilt är lättare sagt än gjort.
Många organisationer misslyckas med att uppnå alla fördelar med agilitet. Trots välutvecklade ramverk för agila metoder (som exempelvis Scrum, Kanban, DSDM och xP) behövs också en grundläggande förståelse och tro på arbetssättet i hela organisationen för att inte fastna i själva metoderna. Det finns alltså en skillnad mellan att endast tillämpa ett agilt ramverk och att verkligen vara agila i praktiken.
Utmaningar och outnyttjad potential
För organisationer som inte har arbetat agilt tidigare kan det vara utmanande att förändra tankesättet bland medarbetare men också hos ledningen och hos övriga parter i värdekedjan. En orsak till motstånd kan bero på rädsla för olika risker. Agilitet kan till exempel väcka rädsla för osäkerheten i att inte arbeta enligt en exakt utstakad plan med tydliga datum för leveranser. Agila projekt följer heller inte samma budgetstruktur som traditionella vattenfallsprojekt och oftast är projekten komplexa och målen kan förändras under projektens gång. Då målen förändras blir utmaningen att mäta målen stor.
En annan utmaning är att införa agila arbetsmetoder i väldigt stora och komplexa organisationer, som många organisationer i den offentliga sektorn är. Fasta budgetar och strikta upphandlingsprocesser med klara målsättningar är vanliga i den offentliga sektorn. Förändringstakten i tyngre organisationer är ofta långsam och förändringsresan kräver både resurser och tid.
Trots utmaningarna finns det stor outnyttjad potential hos organisationer i den offentliga sektorn att genom ett förnyat tankesätt och effektivare processer både sänka kostnader och åstadkomma ett högre värde för organisationens intressenter.
Fem tips för att lyckas med agilitet
Hur ska man då göra för att lyckas med agilitet? Här är fem tips på vägen:
1. Involvera hela organisationen
Det är viktigt att alla i organisationen förstår sin egen roll och hur man på både individuell och gemensam nivå fokuserar på att skapa värde. Detta kan göras genom att involvera organisationen i att identifiera, lyfta fram och tillsammans prioritera nödvändiga förbättringsförslag.
2. Börja med att synliggöra målet
Oberoende om organisationen söker effektivare interna processer eller vill förbättra upplevelsen för kunden är det viktigt att synliggöra och kommunicera det önskade målet (till exempel att öka kundintaget med 18 procent via digitala kanaler). Därefter kan lämpliga arbetsmetoder och prioriteringar av aktiviteter göras.
3. Prioritera, lansera, följ upp och omprioritera vid behov
Var kapabla att lansera så snart som möjligt. Testa, justera, utveckla och var beredda på att ändra kurs vid behov. Genom att be om feedback av slutanvändare redan i början av utvecklingen av en tjänst eller produkt kan man öka takten på utvecklingsprocessen och förbättra själva resultatet.
4. Våga göra misstag
Våga misslyckas, det är okej. Ett agilt arbetssätt tillåter organisationen att lära sig av möjliga misstag redan i ett tidigt skede och således kan slutprodukten eller tjänsten justeras både kostnadseffektivt och snabbt. Sopa alltså inte misstagen under mattan, utan diskutera öppet i organisationen om vad man kan lära sig av misstagen.
5. Tankesätt först – metoder sist
Ett större delegerat ansvar neråt i organisationen kräver chefer som vågar ta ansvar och medarbetare som klarar av att lösa konflikter utan att luta sig uppåt. För att vara snabbrörlig behövs det mandat att fatta beslut på lokal nivå och verktyg för att kunna göra förändringar snabbt. Trots att ramverk och system för agila metoder finns till för ett syfte betyder det ändå inte att dessa bör följas till punkt och pricka. Våga vara flexibla och kom ihåg att värdet för kunden ska prioriteras.
Varför ska man jobba agilt?
Agilitet är i första hand ett tankesätt för kontinuerlig och snabb förbättring som kräver att resultatet och arbetsprocesserna synliggörs och uppföljs kontinuerligt. Detta kräver dock ett nytt synsätt på traditionell projekthantering, målnivåer och ledarskap samt en vilja att utvecklas genom organisationen. På basis av slutförda uppgifter, kvicka lanseringar, test och feedback lyckas organisationer skapa slutvärde både kostnadseffektivt och snabbt, vilket ger dem konkurrensfördelar genom ökat kundvärde.
