Robotic Process Automation (RPA) kan liknas med digital arbetskraft – en robot som tar hand om dina manuella och administrativa uppgifter. Roboten fungerar som en egen användare i befintliga system, och därför slipper man nya implementeringar och integreringar. Men vad används egentligen RPA till och vid vilka tillfällen passar det extra bra? Vi listar några situationer då RPA blir din och din organisations bästa vän.
#1 När ni vill slippa repetitiva uppgifter och frigöra tid åt annat
Rutinmässiga uppgifter upplevs ofta som långtråkiga av medarbetare, vilket gör att personen som utför uppgiften uppfattar den som icke-värdefull. Vid situationer med mycket repetitiva uppgifter passar RPA perfekt – det frigör tid åt mer värdefulla uppgifter och minskar upplevd stress hos personalen.
De flesta organisationer kräver en hel del administrativ handpåläggning, inom allt från rapportering till kvalitetssäkring och databehandling, vilket kan minimeras med hjälp av RPA. Tänk dig att en robot kommer och tar över dina allra tråkigaste, mest tidskrävande uppgifter – plötsligt får du tid över till planering, analys och kreativt tänkande.
Det finns även fördelar i riskhantering eftersom en robot eliminerar den mänskliga felmarginalen. I exempelvis en bankmiljö är det av högsta vikt att inget går fel, och där skyddar RPA personalen från att göra ett fel i knapptryck som kan leda till att 20 miljoner plötsligt försvinner.
RPA gör det helt enkelt roligare på jobbet, ökar känslan av mervärde hos de anställda och skapar mer tid åt innovativt arbete.
#2 När ni har ett lapptäcke av system som inte är fullt integrerade
Har ert företag en spretig systemmiljö som kräver manuell överföring av information mellan systemen? Då är RPA ett bra alternativ. Kanske är systemen för dyra att integrera, eller så är ni i fasen att implementera ett nytt system och behöver stöd under förändringsresan – oavsett är RPA ett bra komplement för att synka system.
Det går helt enkelt till så att roboten programmeras att hämta information från ett ställe, och flytta över den till ett annat. En vanlig situation där RPA underlättar kan till exempel vara när man har uppdaterat sitt frontend-gränssnitt, men missat att integrera det med produktionssystemet backend. Då hamnar ofta flera medarbetare i situationen att mycket tid går åt till att kopiera info från det ena systemet och föra över det till det andra – ett jobb som istället kan överlåtas åt en robot.
Ibland har man ju heller varken tid, lust eller resurser att genomföra långa och komplicerade implementationsprojekt. RPA är allt som oftast oberoende av gamla system och kräver inga ytterligare integrationer, vilket gör det till ett snabbt, billigt och enkelt alternativ med hög ROI.
#3 När ni behöver hantera förändringar i arbetsbelastning
RPA passar lika bra vid en kortsiktig ökad arbetsbelastning, exempelvis föräldraledighet eller sjukskrivningar, som vid en långsiktig affärsmodellsförändring.
Ska en anställd gå på föräldraledighet vet man oftast att man går in i en period med ökad arbetsbelastning. Då kan RPA programmeras att arbeta under ett år och ta över medarbetarens mest repetitiva, rutinmässiga uppgifter – så att kollegorna avlastas och kan lägga sin tid på de mer avancerade uppdragen.
Är en organisation istället på väg att genomföra större förändringar i affärsmodeller och verksamhet är RPA också ett bra alternativ, då man kan ställa in roboten att påverka så lite eller så mycket man önskar. RPA som arbetskraft kan därför vara en avgörande del i en långsiktig strategi, som en del i en digitaliseringsresa.
Anställ en robot och låt dina medarbetare fokusera på värdeskapande uppgifter
Till vårt erbjudande inom RPA →
#4 När ni befinner er i en tillväxtfas och vill göra mer med mindre
En organisation som befinner sig i en tillväxtfas, oavsett om det gäller en startup, ett multinationellt bolag eller en enskild avdelning, har alltid ett par saker gemensamt. Medarbetarna upplever en hög arbetsbelastning samtidigt som det finns press på nyanställningar och ökad försäljningsvolym – och man vill undvika att anställa mer administrativ personal.
När tillväxt är i fokus blir RPA värdefullt. Roboten går in och tar över monotona arbetsuppgifter som bara driver tid, och skapar möjlighet för personalen att satsa fullt ut på affärsutveckling och processutveckling. Och att leverera värde till nya kunder, ägare och medarbetare.
#5 När ni vill korta ner och snabba på en process
Bokslut är ett exempel på process som gärna får bli klar så fort som möjligt – så att man snabbare har möjlighet att fatta affärsmässiga beslut på grundad information. Det är ofta en segdragen process med en hel del administrativt arbete involverat – arbete som kan utföras med hjälp av automatisering.
Med RPA kan man flytta arbetsuppgifterna till nattetid – så att roboten jobbar 24 timmar om dygnet. Bokslutsprocessen blir på så sätt klar på hälften av den normala tiden och ledningen får tillgång till analys och resultat betydligt snabbare än i vanliga fall - en tillgång som skapar möjlighet att agera utifrån informationen i god tid.
Läs mer om hur vi på CGI kan hjälpa dig att komma igång med RPA.
