Framtidenkoncernen, en fastighetskoncern som ingår i Göteborgs Stad, har sedan 2015 arbetat med framtagandet och implementation av sin Framtida Digitala Arbetsplats (FDA). Inom FDA samlar koncernens samtliga 8 bolag och alla dess 1000 användare sin information, flertalet verksamhetsapplikationer och samverkar med såväl interna som externa intressenter.
Vad är FDA?
FDA är baserat på Microsoft SharePoint och Office 365. Den väl integrerade lösningen består av ett koncerngemensamt intranät samt flera bolagsunika intranät med funktioner för nyheter, samarbetsytor, dokument- och ärendehantering, diarium samt e-arkiv. Lösningen följer Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd. Samtliga handlingar i e-arkivet konverteras automatiskt och lagras i det arkivgodkända formatet PDF/A.
FDA innebär att verksamheterna får ett förändrat arbetssätt där alla medarbetare kan skapa, dela och lagra information på ett samlat ställe. Medarbetarna kan själva diarieföra, lagra och återsöka handlingar i e-arkivet. I FDA används en integration med harmon.ie som kopplar ihop SharePoint och Office 365 med Outlook och utökar funktionalitet i mejlklienten. Diarie- och ärendehantering är nu effektiviserad och mer lättanvänd för användarna. Det rätta utförandet är nu också det enkla. ”harmon.ie kan även användas till så mycket mer än ärendehantering vilket också våra kolleger upptäckt”, säger Lars Arvidsson.
Lars fortsätter, ”Alla anställda inom Framtidenkoncernen eller för delen Göteborgs kommun arbetar varje dag med ärendehantering men så fort man pratar ”diarium” så blir det komplicerat. Det vill vi ändra på och integrera all adekvat information och digitaliserad kunskap i ett content managementtänk – en container – inga stuprör. Det skall vara lätt att hitta, återanvända och dela med sig. Vi skall kunna jobba flexibelt, utifrån var och ens profession, med de absolut bästa och mest optimerade verktygen och devices.”
CGI har under många år jobbat med att hjälpa både offentliga och privata organisationer med samverkanslösningar och att skapa en hållbar informationsarkitektur som stödjer verksamhetens behov. ”Oavsett teknisk plattform behövs en struktur och en målbild där information, processer och dokumenthantering länkas samman. För att erhålla full potential i O365 och SharePoint krävs ett arbete med att sätta regelverket för detta” säger Magnus Eriksson. ”En annan viktig framgångsfaktor för att lyckas med en digital arbetsplats är att den är anpassad för mobila enheter” fortsätter Magnus. Allt detta uppfyller FDA.
I verktygslådan för FDA finns kraftfulla funktioner för sök, portaler, social samverkan, samarbetsytor, delning av filer och dokument m.m.
FDA skapar förutsättningar att:
•dela information på mest effektiva sätt
•hitta och återvinna information enkelt och snabbt
•identifiera, hitta och nyttja kompetens
•använda sociala nätverk för att få hjälp och stöd i arbetet
•undvika användande av konsumentprodukter för informationsdelning
•undvika inlåsning av kunskap och information i e-postlådor
•minska dubbellagring av information och dokument
•arbeta oavsett tid och plats över mobila enheter
•enklare uppfylla lagkrav på diarieföring genom integrerade funktioner för detta
•ökad förståelse, transparens och stärkande av företagskulturen
