VVO, ett finländskt företag verksamt inom branschen för uthyrning av bostäder, fattade under våren 2014 beslut om att uppdatera sitt intranät, som har 340 användare. Som en följd har informationsflödet inom företaget förbättrats.

Utgångspunkt

“Det gamla SharePoint-systemet hade en del funktioner som inte längre levde upp till dagens krav. Vi vill ge användarna större möjligheter att skapa innehåll för intranätet, och där föra fram innehållet mera överskådligt. Samtidigt ville vi ha ett modernt verktyg för att utveckla intranätet”, säger projektchef Ilkka Teittinen vid VVO.

Detaljerade specifikationer togs fram för att avgöra vad som förväntades av nya systemet. Önskelistan innehöll en större växelverkan, möjligheten att på hemsidan belysa ämnen som är viktiga för specifika användargrupper, omfattande sökfunktioner, förbättring av SharePoint kompetens bland administratörer, och att produktionen av innehållet skulle koncentreras till ett enda ställe, så att samma information samtidigt fanns tillgänglig på olika sidor.

Efter att specifikationsskedet var klart, lades systemprojektet ut för en anbudsrunda. Kontraktet tilldelades CGI, och samarbetet inleddes i augusti 2014. Projektet beräknades vara färdigställt i december 2014.

“Omgivningen, som endast krävde minimal anpassning gjorde att projektets tidtabell kunde göras så här pass snäv”, säger Teittinen.

Lösning

Utvecklingsprojektet med SharePoint 2013:s standardkomponenter tog genast god fart, och de olika projekt stadierna avlöste varandra i snabb följd.

Projektet påbörjades i mitten av augusti med ett gemensamt specifikationsmöte, där målen angavs mer i detalj. Efter mötet genomfördes utvecklingsmålen i fem olika etapper under hösten med hjälp av Scrum framework metoden (sprint). I varje skede granskades de färdigställda modulerna och användarnas kommentarer,  buggar fixades och målen för följande etapper fastställdes.

I början av september hade VVO ett testprogram med en färdig sidstruktur på sin server. Detta åtföljdes av visuell design av användargränssnittet, tillhandahållande av funktioner och definiering av målsättningarna för följande skede.

“Vi definierade detaljerna för det visuella utseendet av det nya intranätet tillsammans med CGI. Detta var ett område där CGI:s personal gjorde en stor insats med sin expertis”, säger Teittinen.

Halvvägs igenom projektet, förbereddes en plan för implementering, så att personalen på VVO kunde börja föra över innehållet från det gamla systemet till den nya omgivningen. I början av december hade projektet nått fram till teststadiet, och kunde tas i bruk mer eller mindre enligt tidtabellen senare samma månad.

“Det nya intranätet förverkligades så, att det kan tillhandahålla funktioner för alla mobila plattformar. Vi ville bygga upp systemet med tanke på framtida behov av mobil åtkomst”, förklarar Teittinen.

Behoven av individuella användargrupper beaktades genom individuell anpassning av data. Exempelvis chefernas hemsida visar innehåll som är relevant för deras arbetsuppgifter. Anpassning av data enligt användargrupp baserades på Active Directory användargrupper.

Fördelar

Som ett resultat av den tydliga och lätthanterliga kommunikationskanalen som det nya intranätet erbjuder, har informationsflödet inom VVO förbättrats. Tack vare CGI:s visuella och tillgängliga design, är användarupplevelsen avsevärt bättre än i den gamla miljön.

“På hemsidan har vi en meddelandevägg, som ger alla användare kan möjligheten att kommentera, diskutera och publicera även underhållande material snabbt och enkelt. Dessutom finns en speciell heads-up banner för brådskande meddelanden.

Wiki anvisningarna förtydligades genom tillhandahållande av nya sökfunktioner.

Uppgraderingen av intranätet införlivades smidigt i VVO:s nya brand image LUMO. I överensstämmelse med de nya riktlinjerna för branding, kommunicerar intranätet den nya visuella profilen på daglig basis. “CGI:s grafiska designer fångade framgångsrikt det nya brandets viktiga element”, säger Teittinen.

Utvecklingssamarbetet med CGI kommer att fortsätta. En av de saker som behöver förbättras är sökfunktionen.

“SharePoints nya sökmotor är snabbare, mera omfattande och lättare att använda. Det ökande antalet källor och förhandsvisning av sökresultaten är tydliga förbättringar. Ytterligare ansträngningar krävs för att optimera för snabbsökning, till exempel i form av sortering av resultat”, säger Teittinen.

När intranätet rullas ut i hela gruppen, kommer dess affärsmöjligheter successivt att bli uppenbara. Nya idéer och önskemål om ytterligare utveckling tas emot från olika enheter i jämn takt.

“Systemet erbjuder utmärkta verktyg för att skapa, bearbeta och publicera olika rapporter. Presentation av rapportering, styrkort och indikatorer på intranätet, är en lovande vision som vi kommer att kunna genomföra mera effektivt på den nya plattformen. SharePoint erbjuder en solid grund för vidare utvecklingsarbete.”

Teittinen fick gott intryck av samarbetet med CGI. “Projektledaren hade full kontroll över läget genom hela processen”, avslutar han.