Digitaliseringen har i grunden förändrat, inte bara vår syn på arbete, utan även var, när och hur vi arbetar. Nya digitala verktyg, som idag inte känns så nya utan mer en del av vår vardag, har gett många möjligheten att flytta arbetet från kontoret till hemmet eller caféet. Tekniken resulterar också i utmaningar med gränsdragning mellan arbetsliv och privatliv, att hitta work-life balance. Michaela Granström, konsult på CGI och expert på Det Nya Arbetslivet, vägleder företag som genomgår förändringen från ett traditionellt till ett mer flexibelt arbetssätt på den digitala arbetsplatsen.
Nya arbetstider på den digitala arbetsplatsen
Arbetstid och arbetsplats är två begrepp i förändring och skiljer sig stort mellan olika typer av företag. Till exempel har en butik en tydlig avgränsning mellan arbetstid och fritid i det att arbetstiden styrs av butikens öppettider och arbetsplatsen definieras av butikslokalen. För de som arbetar på ett digitalt kontor, som allt fler av oss gör idag, är det mer flytande - digitaliseringen ger möjligheten att vara flexibla i både tid och rum.
Begreppet kontorstid används mindre och mindre
- Den tidigare normen att jobba från nio till fem på ett kontor tilltalar inte den yngre generationen. Kontorstid, ett givet intervall på dygnet, håller på att ändras till arbetstid, den tid då du arbetar oavsett klockslag, berättar Michaela.
Vad är work-life balance när det professionella och privata flätas samman?
Ingenstans är sammanflätningen av arbetslivet och privatlivet så tydlig som i telefonen. Många arbetsgivare ger sina medarbetare mobiltelefoner som också används privat. Det medför dock att mejl och samarbetsplattformar också alltid är närvarande vilket kan skapa stress. Det blir svårt att stänga av arbetet utan att också stänga av det privata.
I en studie från Arbetsmiljöverket, Nya sätt att organisera arbete – betydelsen för arbetsmiljö och hälsa, konstateras det att när gränsen mellan arbete och fritid blir allt mer otydlig är det upp till individen att själv hitta och ta ansvar för work-life balance.
Normer förändras långsammare än våra arbetssätt
Trots nya digitala arbetssätt råder fortfarande synen ”den som inte är på kontoret arbetar inte”. Men det är få som vågar boka in fokustid, tid att arbeta ostört på kontoret genom att stänga av mejlen och mobilen. Det upplevs viktigt att vara digitalt närvarande och svara snabbt på mejl och meddelanden. Att själv hitta och ansvara för work-life balance i denna typ av miljö blir på så sätt svårt. Det behövs därför en diskussion på ledningsnivå i och med att nya flexibla och digitala arbetssätt införs.
Kulturen måste omfamna den nya digitala arbetsplatsen på ett sätt som skapar utrymme för work-life balance
- Många vill vara ”in the loop” och är rädda att missa något viktigt meddelande eller att upplevas som oambitiösa. Genom att prata om nya rutiner och digitala arbetssätt kan medarbetarna reflektera och ifrågasätta rimligheten i att vara tillgänglig dygnet runt.
Chefer som har för vana att arbeta utanför kontoret när de behöver arbeta ostört behöver också lita på att medarbetarna kan vara produktiva utanför kontorets väggar. De behöver bli medvetna om sitt eget sätt att arbeta och sätta gränser. Chefer måste leda som de lär och inte vara för aktiva utanför etablerade kontorstider.
Hur skapas en hållbar arbetsmiljö på det digitala kontoret?
Grunden för en hållbar digital arbetsplats är att medarbetarna känner sig trygga i friheten att arbeta där de känner sig mest produktiva. Ett sätt att skapa denna trygghet är att ledning och tongivande medarbetare skapar en företagskultur där företaget litar på att medarbetarna gör sitt arbete även när de inte är på kontoret. Sist men inte minst måste företaget förstå hur medarbetarna mår och trivs för att utifrån det skapa rutiner för till exempel mejl och möten.
Michaelas tips för att hitta work-life balance:
- Vara tydlig i din kommunikation när du förväntar dig få svar på ett mejl.
- Avinstallera onödiga appar som plingar till och drar till sig uppmärksamhet.
- Ta upp och skapa forum för diskussioner om arbetstider och hållbar produktivitet på arbetsplatsen.
- Boka fokustid i kalendern då telefon och mejl stängs av, uppmuntra andra att göra det samma.
- Boka in tid varje fredag för att planera nästa vecka, skapa en att-göra-lista för att få ro under helgen.
