Alla företag har kreativa och innovativa medarbetare som kan lösa problem, effektivisera och affärsutveckla. De finns allt som oftast utspridda i organisationen på alla typer av avdelningar och poster utan att direkt arbeta med innovation. Problemet är att inte alla företag, faktiskt ganska få, utnyttjar denna resurs. Medarbetarnas idéer, som ofta kommer från direkt kundinteraktion, faller i glömska efter fikapausen när de går tillbaka till verksamheten. Åse Angland Lindvall, medgrundare till Wide Ideas som hjälper företag utveckla idé- och ideationprocesser i den digitala arbetsplatsen, förklarar hur man ska tänka.
Hej Åse, kan du förklara begreppet ”ideation” för dem som inte känner till det?
Ideation handlar om att bli duktig på att ta vara på insikter. Ideation är ett sätt att aktivt arbeta för att hitta nya lösningar, nya tjänster eller nya sätt att till exempel leverera en produkt, genom att hela tiden låta medarbetarna rapportera tillbaka vad de ser och hör ute bland kunderna. Det är ett sätt att strukturera och hitta processer för att ta tillvara medarbetarnas innovationskraft.
"Ideation handlar om att ta tillvara på medarbetarnas kunskap - och omvandla den till nytänkande i praktiken"
Hur arbetar företag bäst med Ideation?
Företag idag måste ha förmågan att arbeta effektivt och engagera många medarbetare, och sedan försäkra sig om att ideationprocessen är förankrat i hela organisationen. Sist men inte minst måste processen vara transparent med tydlig återkoppling. Industriarbetaren som på 70-talet la en handskriven lapp i förslagslådan i fikarummet, men som sedan inte hörde något mer, tappade snart sig engagemang. Tyvärr kan den känslan också infinna sig i dagens organisationer om processerna för idéer och innovation saknas.
Vad behövs för att skapa utrymme för Ideation?
En modell som brukar fungera bra i större organisationer bygger på att involvera en stor mängd människor och sedan ge stöd i urval och klustring av idéer. När en medarbetare har en idé om till exempel ett nytt kundklubbskoncept kommer hen bli presenterad för liknande idéer och få en överblick över vad som händer på området i organisationen samt hitta andra som har liknande idéer. Korsfunktionella grupper skapas på ett organiskt sätt med enorm potential att hitta nya lösningar.
Ideationplattformar som Wide Ideas gör sig bäst i ett större sammanhang, exempelvis som en del av den digitala arbetsplatsen. På så sätt integreras ideation och innovation i verktyg som medarbetarna arbetar i dagligen. Den befintliga digitala arbetsplatsen omfattar då metoder och processer för att strukturerat hantera medarbetardriven innovation.
Hur ska företag kunna sålla i urvalet av idéer?
I ett forskningsprojekt tillsammans med KTH började vi implementera Artificiell Intelligens (AI) och dessutom integrera plattformen med Microsoft Office 365. AI tillsammans med verktyg som Microsoft Teams och Yammer mår bra av många användare och mycket data. Det öppnar upp för att klustra idéer och se sammanhang som annars skulle vara mycket svåra att hitta.
AI tittar på vem som gör vad, vem som gillar vad och vilka kompetenser dessa personer har och utifrån det dras slutsatser om vilka idéer som kan vara värda att gå vidare med. Använder ett företag Teams eller Yammer finns det data i överflöd att ösa ur. Det handlar inte om att hitta flest idéer utan om att hitta relevanta idéer, synliggöra dem för att genom samarbete ta dem vidare.
Vilka utmaningar har företag när det kommer till att involvera medarbetarna i innovationsarbetet?
En utmaning är att många företag inte har ett inkluderande ledarskap, det handlar om att ledningen måste ha modet och viljan att inkludera medarbetarna.
Nästa utmaning är att innovation inte är en del i det dagliga arbetet. Innovation kan och ska hända när som helst och som en naturlig del i arbetet. Det ska vara enkelt och en del av rutinen att dela kunskap, diskutera idéer och utmaningar.
"Den yngre generationen värderar en bra relation till arbetsgivaren, med moderna och transparenta arbetssätt"
En tredje utmaning är kommunikationen. Många företag har inte tagit till sig den digitala arbetsplatsen fullt ut, utan lever kvar med gamla invanda rutiner. Det finns företag som fortfarande lägger ut ett VD-brev på intranätet varje fredag. Potentialen i den digitala arbetsplatsen hittar vi i kommunikationen mellan människor.
Vad kan hända om medarbetarna inte engageras i innovationsarbetet?
Den yngre generationen har andra krav än äldre på företaget de arbetar på. Känner de inte att de får en relation till arbetsgivaren, att de inte kan söka och dela information på ett effektivt sätt och arbeta modernt, finns risken att de lämnar företaget. Kompetens och innovationslust går förlorad. Det finns också en risk att stora delar av organisationen inte blir involverade och det gäller att knyta samman sin arbetskraft i den digitala miljön. Görs inte det kommer företaget tappa mycket i effektivitet och kompetens förblir outnyttjad.
Hur stärker man samarbetet i innovationsprocessen?
Erkännande. De som har ett framgångsrikt innovationsarbete delar inte ut belöningar utan lyfter istället arbetsgruppen och individerna som bidragit med idéer i den dagliga kommunikationen. Det är viktigt för många att känna sig delaktiga och få cred för det som realiseras, särskilt i den yngre generationen.
Avslutningsvis Åse, vad är dina bästa tips för att engagera medarbetarna i arbetet med ideation och innovation?
1. Kontinuerligt lärande: Etablera en plattform där medarbetarna kan söka information och dela idéer. Med en transparent företagskultur kommer kontinuerligt lärande att uppstå.
2. Mångfald: Skapa ett klimat som uppmuntrar alla att delta i innovationsarbetet. Idéer kommer inte från givna förutsättningar utan kommer när människor med olika bakgrund samarbetar mot ett gemensamt mål.
3. Beslutsfattande befogenhet: Tillitsbaserat ledarskap är på frammarsch och det ger medarbetarna befogenhet att lösa sina utmaningar. Det skapar en innovativ kultur som snabbt kommer få fler medarbetare att vilja engagera sig.
