Ett modernt ERP-system är ryggraden i företagets digitalisering

Svenska företag har legat långt fram när det gäller digitalisering och var tidigt ute med digitala lösningar och IT. Det har skapat en bred digital mognad och ett försprång för många verksamheter. Det har dock även gjort att många företag som var tidiga med att implementera affärssystem som en digital ryggrad i verksamheten också tidigare än andra upplever att lösningen inte ger det stöd för vidare digitalisering, som verksamheten kräver, och i vissa fall även förhindrar nödvändig digitalisering och digitala affärsmodeller.  

I undersökningen ”The ERP Innovator’s Dilemma”, utförd av Coleman Parkes på uppdrag av Boomi, (där totalt 825 företag i EMEA tillfrågats, inklusive 200 nordiska, varav 50 svenska), framkommer att den största utmaningen med applikationer och affärssystem, är att tekniken inte möjliggör integration på det sätt som verksamheterna behöver för att kunna utnyttja data på ett modernt och effektivt sätt. Det uppger 51 procent av EMEA-respondenterna och hela 62 procent av de svenska respondenterna. 40 procent av de svenska respondenterna uppger även att man har problem med automatisering av arbetsflöden och processer över ett flertal applikationer.  

Utmaningar med gammalt eller inget ERP 

För att bättre förstå hur verksamheter bör gå till väga när de står i begrepp att utvärdera, byta ut eller helt enkelt välja ett nytt ERP-system har vi pratat med Hanna Svensson, Head of Dynamics på CGI.  

Hanna Svensson träffar regelbundet svenska företag och verksamheter som vill ta nästa steg i sin digitalisering och där affärssystem spelar en nyckelroll. Många verksamheter sitter med gamla affärssystem och ERP-lösningar. De kan då inte möjliggöra ett modernt sätt att stötta digitala lösningar och nya tjänster, eller så har lösningen blivit så spretig genom att den har anpassats och utvecklats över tid, att det helt enkelt inte går att lappa och laga längre. 

- För att företag ska kunna ta nästa steg eller att accelerera sin digitalisering så behöver de ett modernt affärssystem i botten, säger Hanna Svensson. Idag är försörjnings- och leveranskedjorna så komplexa och globala att det inte går att hantera det manuellt eller i Excel-dokument. Dessutom ökar kraven på spårbarhet och hållbarhet, vilket ytterligare komplicerar situationen.  

Många verksamheter vill ju också att deras digitalisering ska kunna ge högre kundnöjdhet. Vilken roll har affärssystemen här? 

- För att kunna bli mer kundorienterade och öka sin kundlojalitet behöver verksamheter ofta kunna knyta ihop information och data genom en hel kundresa eller genom hela flödet i verksamheten, det kan moderna ERP-system göra, säger Hanna Svensson. 

Utgå inte från det du har 

Det går inte att sticka under stol med att det är en stor och omfattande process att implementera eller byta ERP-system. En av de viktigaste framgångsfaktorerna är att inte se projektet som något IT-avdelningen ska sköta. Det krävs att ledningen driver och äger detta. Då kan det också få bäst utväxling för hela verksamheten.  

- Det är något vi försöker säkerställa när vi tar på oss denna typ av projekt, säger Hanna Svensson. För att få den bästa nyttan av ett nytt ERP-system så måste ledningen vara med och även förstå vad som krävs av verksamheten och vilka investeringar som måste göras. 

När det handlar om denna typ av projekt. Finns det ofta vanliga fallgropar. För att få full utväxling på ett systembyte så behöver verksamheten också anpassa arbetsprocesser och flöden i verksamheten. Det finns en fara med att fråga verksamheten vad den vill ha, för då svarar den ofta utifrån hur de jobbar idag. 

- I våra ERP-projekt sätter vi ihop en arbetsgrupp som både har teknisk, organisatorisk och digital kompetens, säger Hanna Svensson. Då kan vi hjälpa kunderna att definiera nya arbetsprocesser som både gör att de kan jobba mer effektivt men också dra bättre nytta av det nya systemet. Vi dokumenterar alltid detta på ett tydligt sätt och hjälper och utbildar kunderna så att vi säkerställer att de kan klara arbetet själva framöver, utan att behöva ta hjälp av konsulter för varje liten anpassning.  

Ett molnbaserat ERP-system ger driftsmässig klarhet 

Liksom stora delar av all IT-miljö så är även ERP-system på väg mot molnet. CGI arbetar med flera olika ERP-system. Ett av de viktigaste är Microsoft Dynamics, som också har en helt molnbaserad lösning. Att verksamheter slipper hantera driften av sin ERP-miljö har flera positiva konsekvenser, som ökad effektivitet, sänkta kostnader och bättre förutsättningar för nya affärsmodeller, utveckling och innovation. 

- Genom att lägga sitt ERP-system i molnet blir både uppgraderingar och anpassningar mycket enklare, säger Hanna Svensson. Med ERP-lösningar on-prem var det otroligt tungrott att genomföra en uppgradering, nästan som att implementera en helt ny lösning. Idag med One Version blir det inte aktuellt med stora uppgraderingar i framtiden. När kunden är inne i Dynamics 365 kommer det uppdateringar löpande från Microsoft och på så sätt har våra kunder alltid den senaste versionen. 

Viktigt att se bortom implementation 

För många verksamheter blir bytet eller implementeringen av ett ERP-system en väldigt stor insats från hela verksamheten. Det är dock viktigt att kunna ta med långsiktiga aspekter av ERP-systemet i planen.  

- I de kundprojekt som vi jobbar försöker vi alltid hjälpa kunden att lyfta blicken och planera flera år bort i tiden, säger Hanna Svensson. Inom CGI har vi väldigt mycket och djup branschkunskap, som gör att vi kan hjälpa kunderna med planeringen och behoven som de kanske inte själva förstått att de har. Dessutom har vi en så stor erfarenhet av komplexa och stora ERP-projekt att vi kan förutse nästan alla typer av problem, vilket gör att kunden får en lösning och en implementation som de kan leva med och bygga på under lång tid framöver. 

I en snabbt föränderlig värld kan det dock komma att krävas ändringar och anpassningar för att matcha ökade och förändrade krav eller för att kunna stötta nya affärsmål. Då behöver företag snabbt och effektivt få hjälp. 

- Många företag kan behöva ett förvaltningsstöd för sin ERP-implementation, säger Hanna Svensson. Vi erbjuder en kostnadseffektiv och smidig förvaltningstjänst, som gör att kunderna kan få de där mindre justeringarna som gör att de undviker storskaliga utvecklingsprojekt. Dessutom kan vi också hjälpa dem med att göra den utveckling som krävs för att kunden ska uppfylla sina digitaliseringsmål. Vi har dock inga dyra inlåsningar och jobbar alltid efter devisen ”kundens bästa”. 

CGI har en lång erfarenhet och flera mycket starka referenser där kunder kunnat dra stor nytta av sin ERP-implementation.

Läs mer om CGI:s expertis och Microsoft Dynamics.