Vad är ERP?

ERP står för Enterprise Resource Planning och är ett affärssystem som knyter samman alla verksamhetsområden och all information inom ett företag. Namnet till trots används systemet av företag och organisationer av alla storlekar. I den här guiden ska vi gå in på vad ett ERP faktiskt är och hur det kan hjälpa dig att effektivisera och förbättra din verksamhet.

Vad är Enterprise Resourse Planning (ERP)?

Oavsett bransch eller bolagsform så står de flesta företag inför liknande utmaningar. Nämligen att kunna genomdriva projekt som inbegriper personal, resurser och data från vitt skilda avdelningar av verksamheten. Om vital information ligger utspridd över olika system, som i sin tur inte kan prata med varandra, kan arbetet bli en tålamodskrävande upplevelse. För att råda bot på dessa problem finns ERP.

Lite förenklat kan man sammanfatta ERP som ett system (eller ett program) uppbyggt kring en central databas, vilket samlar in och behandlar data från olika områden av verksamheten. Utifrån denna data kan ERP:n sköta allt från automatisering av processer till analys och interna kontroller. Viktigast är dock att ERP möjliggör för alla inom företaget att ta del av samma information – i realtid och utan förhinder.

Systemet används ofta för att koppla samman ekonomi, redovisning, HR, supply chain management (SCR), CRM, och IT. Det ska dock sägas att ett företags ERP ofta är specialanpassad efter verksamhetens behov, vilket innebär att det är företagen själva som bestämmer vilka moduler som ska ingå i deras system.

Inom stora företag är det inte ovanligt att avdelningar utvecklar egna arbetssätt och processer, vilket ofta innebär att det uppstår olika rutiner och system för hur information lagras och kategoriseras. Med många olika datakällor inom samma organisation uppstår en rad problem som t.ex. Motstridiga uppgifter eller att informationen inte går att hitta. I tillägg försvårar detta även analys och rapportering.

En ERP löser detta genom att sammanställa all data i en och samma databas och kopplar samman teknologi, personal och processer i ett företag. Det gemensamma systemet ger chefer och anställda bättre insyn i samtliga delar av verksamheten. Detta leder i sin tur till en mängd fördelar, vilka vi går in mer på längre ner i texten.

 

Varför behövs ERP?

ERP är idag en grundförutsättning för företag som vill nyttja sina resurser på ett klokt och hållbart sätt. Systemet hjälper chefer och företagsledare att optimera sina tillgångar och resurser, vare sig det handlar om personal eller finansiellt kapital. Systemet kan också bidra till att effektivisera processer inom kärnverksamheten och minska kostnader – utan att kvaliteten blir lidande.

ERP är dock inte bara ett kraftfullt verktyg för företagsledningar. Det kan i lika stor grad användas för planering och koordinering inom olika delar av verksamheten. Har du till exempel en e-handel så kan systemet användas för att kolla lagerstatus och kundorderlistor, vilka sedan kan jämföras med inköpsordrar och beräknad framtida efterfrågan. På detta sätt kan man effektivt avstyra felaktiga inköp och tillgodose kundernas efterfrågan, innan lagerhyllorna gapar tomma (eller för den delen, är fyllda av varor som ingen vill ha).

Ett ERP hjälper på så vis till att underlätta beslutsfattningen och kommunikationen över hela företaget. Genom möjligheten att hämta relevanta insikter från olika delar av verksamheten kan medarbetare vägledas att ta rätt beslut i rätt tid. Vidare stärks allt från samarbete till kunskapsdelning över organisationen.

Genom att all data samlas i en och samma källa kan ett ERP också göra avancerade analyser och rapporter. Ohanterliga mängder information kan i systemets “händer” omvandlas till modeller och diagram som tydligt visar trender och framtida affärsmöjligheter. Just ERP:s förmåga att assistera affärsutvecklingen är en av dess största fördelar.

Hur är ett ERP-system uppbyggt?

Det finns en stor mängd ERP-system på marknaden idag, var och ett med sina unika funktioner. Dock finns det vissa saker som alla dessa system har gemensamt. De är nämligen uppbyggda på i stort sett samma sätt.

Dagens ERP-system fungerar genom att de använder en standardiserad datastruktur. Detta betyder att den data som en avdelning tillför systemet omedelbart blir tillgänglig för samtliga behöriga användare inom företaget. Den gemensamma strukturen bidrar på så sätt till att hålla alla berörda parter uppdaterade med samma information.

Bäst resultat blir det om systemet har enskilda moduler för varje större verksamhetsområde, samt att en snabb inmatning av korrekt och relevant data kan säkerställas.

Företag som använder sig av många olika system kan i de flesta fall integrera dessa i sitt ERP och på så sätt automatisera infödet av information från olika datakällor. Informationen blir sedan tillgänglig för alla inom organisationen, vilket i sin tur leder till effektivare processer och arbetsflöden.

Hur används moduler i ett ERP-system?

Ett ERP-system består av olika moduler, där varje modul är anpassad för ett specifikt verksamhetsområde. Vanliga områden som får en egen modul är bland andra ekonomi, lagerhantering och inköp. Vilka moduler ditt system har beror på vad ditt företag jobbar med.

Modulen har till uppgift att fungera som ett “undersystem” till ERP:en och förser personalen inom den enskilda avdelningen med de transaktioner och den information de behöver för att utföra sitt jobb. Modulen är i sin tur kopplad till det överordnade ERP-systemet, till vilket den skickar korrekt information som delas med alla andra verksamhetsområden.

 

Vanliga typer av moduler inom ett ERP 

Ekonomi och redovisning:

För de allra flesta företag är ekonomi-modulen den viktigaste komponenten i ERP-systemet. Denna modul gör allt från att spåra transaktioner och sköta bokföringen till att samla in viktiga uppgifter, såsom kundreskontra och leverantörsreskontra. En bra ekonomi-modul bör dessutom kunna sammanställa rapporter, automatisera efterlevnad av regler och minimera finansiella risker, med mera.

Inköp

Med denna modul kan företag hantera inköp av tjänster, material och komponenter som behövs för att producera egna produkter och tjänster. Tack vare automatiseringsfunktioner kan modulen sköta stora delar av inköpsprocessen själv, inklusive moment som att begära in offerter, lägga upp avtal, med mera. Genom tillämpad AI kan modulen även se till att inköpen motsvarar efterfrågan och snabbt anpassa inköpsvolymerna.

Tillverkning

En tillverkningsprocess består oftast av många olika delmoment. Genom denna modul kan företag koordinera alla steg i processen och säkerställa att produktionstakten motsvarar marknadens efterfrågan. I denna modul finns vanligen funktioner för planering av materialbehov och produktion, samt verktyg för kvalitetsstyrning, m.m.

CRM

I modulen för Customer relationship management (CRM) samlas all kommunikation som företaget har med sina kunder, från alla steg i försäljningsprocessen. Här finns till exempel data från orderhantering, fakturering, support och mycket annat. Med denna data kan modulen ta fram insikter som hjälper försäljnings- och marknadsföringsteam att öka försäljningen, skapa framgångsrika kampanjer, förbättra kundservice och generera leads, bland mycket annat.

Supply Chain Management

Med en SCM-modul kan du effektivisera och automatisera stora delar av din lagerhantering och försörjningskedja. I denna modul finns ofta funktioner för att spåra hur varor och föremål rör sig genom verksamhetens olika områden. Den hjälper också till med allt från lagerstatus i realtid, optimering av transport och logistik och andra viktiga processer.

Läs mer: Hur ditt ERP bidrar till att hantera snabba förändringar i försörjningskedjan

HR

I de flesta ERP-system finns en modul för personaladministration och HR. Dessa moduler är ofta utrustade med funktioner för registrering av närvaro och arbetstid, samt löneadministration. I avancerade HR-moduler (HRM) finns även möjlighet att mäta anställdas utveckling och göra detaljerade analyser över hur olika avdelningar, team och individer presterar. 

Orderhantering

Med modulen för orderhantering får du en tydlig överblick över alla kundordrar som kommer in till företaget. Verktyget låter dig prioritera och hantera olika ordrar, samtidigt som du kan spåra hur ordern hanteras i olika steg. Genom denna modul kan du till exempel korta ner leveranstider och på så sätt öka kundnöjdheten.

Övriga moduler

Eftersom alla branscher utvecklar sina egna ERP-system finns det ett nästintill oändligt antal moduler att välja från. När du ska välja ut moduler till ditt ERP bör du därför utgå från ditt företags egna behov och framtidsplaner.

Hur kan ERP göra mitt företag mer framgångsrikt?

Rätt ERP-system kan innebära skillnaden mellan framgång och kräftgång för ett företag.

Tack vare ERP kan din verksamhet lättare identifiera områden som är i behov av förbättring och utveckling. Det blir även lättare att upptäcka nya expansionsmöjligheter.

För underlätta upptäckten av dessa områden är det viktigt att bjuda in så många delar av verksamheten som möjligt till ERP. För ju fler som har tillgång till företagets data, desto fler utvecklingsmöjligheter och potentiella risker kommer att upptäckas (i tid). Så var generös med tillgången till datan. Det vinner företaget på i längden.

ERP-system är tänkta att effektivisera och förenkla processer för hela företaget, från cheferna till lagerarbetaren. För de i företaget som ansvarar för resultat och affärsmål har ERP många funktioner som gör jobbet både bättre, snabbare och mer precist. Exempelvis kan man använda ERP till att analysera produktivitet, materialåtgång och besparingsmöjligheter. Systemets analysverktyg kan också användas för att upptäcka allt från förändrade konsumentbeteenden till ovanliga marknadsrörelser.

Ett ERP kan även användas till att automatisera tidskrävande och komplicerade arbetsuppgifter som fakturering, orderhantering och bokföring. Säg den ekonomiavdelning som inte hade jublat över att slippa sitta med detta?

Varje bransch och företag har sina egna uppfattningar kring vilka de största fördelarna med ERP är. Här nedan har vi listat sju områden där ett ERP är överlägset andra typer av system.

7 viktiga fördelar med ett ERP-system

1. Beslut grundade i korrekt data

En av de främsta fördelarna med ett ERP är att systemet kan samla in och processa information från hela företaget i realtid. På så sätt slipper du duplicerad och motstridig information och kan basera dina beslut på data som du vet är korrekt och relevant. Genom tillgången till uppdaterad information, detaljerade rapporter och insikter kan du som företagsledare fatta bättre och mer välgrundade beslut.

Läs mer: Så kan ditt ERP-system göra dig mer datadriven

2. Obegränsad tillgång till uppdaterad information

Med all information samlad i en central databas behöver ingen längre ödsla värdefull arbetstid på att leta reda på rätt papper, mapp eller pärm. Med ERP har nämligen dina anställda alla data de behöver ett knapptryck bort. Detta innebär att en butikschef kan kolla aktuell status i ert centrallager via mobilen, samtidigt som en logistikchef kan logga in från lagret och göra prognoser för kommande månaders leveranser, på samma gång som en affärsutvecklare på huvudkontoret går igenom samma data för att hitta potentiella effektiviseringsområden i försörjningskedjan. Tack vare det ständiga flödet av korrekt och uppdaterad information från de olika avdelningarna snabbar man på processerna, samtidigt som man säkerställer att alla har tillgång till samma information.

3. Minskade kostnader

Det kanske största skälet till att företag skaffar ERP är för att spara pengar. ERP står ju för Enterprise Resourse Planning och det är just detta som systemet är till för – att använda hela företagets samlade resurser på det bästa och mest lönsamma sättet. Men ett ERP bidrar inte bara till att det blir lättare att upptäcka potentiella besparingsmöjligheter, det kan dessutom automatisera enformiga arbetsuppgifter och effektivisera arbetsflöden, med mera.

4. Stärkt cybersäkerhet

I takt med att cyberbrottslingarna blir skickligare höjs också kraven på att dina affärsdata är säkra . Oavsett företag eller bransch så utgör ERP-systemet verksamhetens hjärta där all affärskritisk och känslig information finns samlad. Genom att använda ett molnbaserat ERP från någon av de ledande leverantörerna kan du känna dig trygg i att dina data är väl skyddade. Dagens ERP-plattformar använder sig av revolutionerande säkerhetsprotokoll för att säkerställa att företagets uppgifter inte kommer obehöriga till del. Systemet ger större insyn och kontroll över alla delar av verksamheten, vilket gör det lättare att förutse och förebygga framtida risker och incidenter. I tillägg kan systemet genom automatiserade processer även se till att allt från dataskydd till integritetspolicys efterlevs enligt gällande regelverk.

5. Bättre insyn i olika arbetsprocesser

Genom att samla alla arbetsflöden, processer och tillhörande information i en databas kan anställda med rätt behörighet ta del av aktuell status och resursåtgång för olika projekt inom deras respektive arbetsfält. Genom den ökade insynen i verksamhetens arbetsflöden får chefer och projektledare ett kraftfullt verktyg till att nå uppsatta mål och förbättra sina resultat.

6. Ökad innovation

Innovation och kreativa lösningar är ett måste för varje företag som vill bli marknadsledande inom sin bransch. Med ett ERP-system får du tidigt insikter och analyser om stundande förändringar i marknaden, ändrade köpmönster och nya förutsättningar.

Med denna information blir det lättare att hitta innovativa lösningar och identifiera nya möjligheter för din verksamhet. Dessutom tillåter systemet att du själv integrerar egna lösningar som får just ditt företag att ligga steget före konkurrenterna. Även om ERP-systemet inte är kreativt i sig, så erbjuder det dig och dina kollegor alla möjligheter att vara det.

7. Mer flexibilitet och större anpassningsbarhet

Ett bra ERP-system ska inte bara möta de behov ditt företag har idag, utan även om 5-10 år. Jämfört med tidiga affärssystem är dagens moderna ERP-system mycket mer flexibla och agila när det kommer till att anpassa sig efter nya förutsättningar. I synnerhet molnbaserade lösningar är mycket flexibla och går att skala upp allteftersom företaget växer. Genom större flexibilitet och anpassningsbarhet står ditt företag väl rustade inför att möta framtidens utmaningar och möjligheter.

Olika typer av ERP-lösningar

Det finns ett antal olika metoder att implementera ERP i en verksamhet: lokal implementering, via molnet, eller genom någon form av hybrid-lösning. Vilken typ av implementering som lämpar sig bäst för ditt företag beror på vilka behov du vill att systemet ska tillgodose. Här nedan följer en kort redogörelse över de tre vanligaste typerna av ERP-implementering.

Ett lokalt ERP innebär att ni som företag har totalt ägandeskap över ert ERP-system. Servrarna som systemet körs på är oftast placerade på plats på ert kontor (vilket gör att denna form av implementering också kallas on-premise). När det kommer till on-premise ERP så ansvarar ni för allt från installation av hård- och mjukvara till underhåll, säkerhet, uppgraderingar och integrationer, m.m. Detta innebär att det måste finnas IT-personal inom verksamheten som har rätt kompetens för att styra alla delar av systemet. Lokala affärssystem har länge varit den dominerande typen av ERP, men börjar nu tappa mark gentemot molnbaserade lösningar.

 

 

Molnbaserad ERP innebär att programvaran finns lagrad i molnet och görs tillgänglig via internet. Antingen kan du prenumerera på denna tjänst, eller köpa en användarlicens.
När man talar om molnbaserade ERP-system så brukar man skilja på cloud hosting-ERP och äkta molntjänst.

Cloud hosting är en modell som går ut på att ditt företag köper en licens som ger er rätt att använda ett visst system. Systemet körs på en extern server som hosting-företaget i sin tur hyr av en tredje part (det finns undantag där hosting-företaget faktiskt äger servrarna). Din data lagras i ett privat moln, som bara ni har åtkomst till (s.k. single-tenancy). Fördelarna med denna modell är att den ger dig större kontroll över ditt ERP, samtidigt som möjligheterna till specialanpassningar är fler. Dock skapar denna lösning mer arbete för din verksamhet än om ni skulle använda ett äkta molnbaserat ERP.

Väljer du ett äkta molnbaserat ERP-system så slipper du hantera såväl servrar som programvara. Du betalar en prenumerationsavgift och får tillgång till en plattform med standardfunktioner som sedan anpassas efter din verksamhets specifika behov. Saas-företaget, eller leverantören sköter sedan allt som rör systemets backend, med allt vad det innebär av underhåll och uppgraderingar. Till skillnad från cloud hosting så är äkta molnbaserade ERP-system nästan alltid multi-tenancy plattformar vilket innebär att många prenumeranter använder sig av samma mjuk- och hårdvara. En stor fördel med detta är att du inte behöver lägga lika mycket interna resurser på att upprätthålla säkerheten, då leverantören har till uppgift att se till att alla användare har den senaste och säkraste versionen av plattformen.

Med fördelar som lägre kostnader, enklare implementering och bättre skalbarhet är det inte konstigt att de flesta idag väljer, eller redan gått över till, ett molnbaserat ERP-system. 

Hybrid-ERP är en lösning som kombinerar delar från både on-premise och molnbaserade ERP-system. Till exempel är det inte ovanligt för stora koncerner att ha ett lokalt ERP på moderbolaget som i sin tur integreras med dotterbolagens olika molnbaserade system. Det kan också röra sig om en vidareutveckling av ett äldre lokala affärssystem där vissa verksamhetsområden av olika anledningar styrs via molnbaserade moduler. Som vi nämnt tidigare så finns det ingen universallösning som passar alla typer företag, vilket gör att många väljer att utveckla sina egna ERP-system.  

 

Implementering av ERP

Att implementera ett nytt ERP-system i din verksamhet är ett omfattande projekt som kräver både noggrann planering, tålamod och rätt kompetens. För dig som vill ha full kontroll över hela implementeringsprocessen kan det vara smart att dela in implementering i olika delmoment.

Förberedelser, urval, utveckling och installation 

Först och främst gäller det att komma fram till vad ert nya system ska kunna tillföra. Ett bra sätt att göra detta på är att samla kompetenser från olika delar av företaget för att tillsammans identifiera områden som skulle kunna förbättras med hjälp av ett nytt, kraftfullare system. Kanske är det fullt tillräckligt att vidareutveckla de system som redan används i företaget ?

Bestämmer ni er trots allt för att byta till ett ERP blir nästa steg en utvärdering- och urvalsprocess. I det här momentet behöver ni researcha olika lösningar, ta in offerter från olika leverantörer och välja ut den plattform som passar er verksamhet bäst – prestanda- såväl som kostnadsmässigt. Här är det viktigt att välja en leverantör som kan tillgodose verksamhetens alla behov.

När ni väl har bestämt er för ett visst system är det dags att utvärdera huruvida systemet kan stödja era nuvarande processer eller om dessa måste ändras. Är ni inte beredda att ändra i era processer är detta rätt tidpunkt att beställa eventuella anpassningar och specialfunktioner från er leverantör. Ju tidigare i implementeringen anpassningar kan göras, desto bättre!

I nästa steg är det dags att konfigurera programvaran för att passa er verksamhet, samt genomföra en datamigrering från ert befintliga system till den centrala databasen. Beroende på vilken typ av implementering ni valt sköts detta antingen av era interna IT-resurser eller externa IT-tekniker (konsult eller genom Saas-/IPaas-företaget).

För en så effektiv och framgångsrik implementering som möjligt är det viktigt att företagets anställda redan i ett tidigt stadie börjar tränas i hur det nya ERP-systemet ska användas. Se därför till att ta fram material och guider och planera genomgångar som täcker de olika funktionerna och hur de ska användas i de olika verksamhetsområdena.

Ett beprövat sätt att se vad systemet går för är att låta utvalda medarbetare från alla olika avdelningar testa systemet innan det sätts i drift. Feedback från de som ska jobba med funktionerna i sin vardag är otroligt värdefullt när det kommer till att skapa ett så användarvänligt och effektivt system som möjligt.

Här kan vi inte nog understryka vikten av att först testa programvaran innan det tas i bruk. Många tror sig kunna gå direkt från installation till idrifttagande, och strunta i att först testa systemet grundligt. Enligt vår erfarenhet så upptäcks det så gott som alltid saker som kan förändras och förbättras. Dessutom är det riskfyllt att köra ett otestat ERP då ett produktionsstopp på grund av systemfel kan bli en kostsam historia.

Efter testfasen är färdig och alla eventuella brister har åtgärdats är det äntligen dags att rulla ut systemet i verksamheten. Detta kan antingen ske stegvis eller i hela företaget samtidigt. Oavsett hur ni väljer att göra så bör ni vara beredda på att det inledningsvis kommer att upptäckas ytterligare saker att rätta till. Detta rör sig för det mesta om småfix, då alla allvarliga brister redan identifierats och åtgärdats i testfasen.

När ert nya ERP-system är igång börjar en ny fas av implementeringen, nämligen att få det att prestera som utlovat. För bästa resultat bör ni säkerställa att era anställda har allt de behöver för att kunna använda systemet som det är tänkt. Se till att det finns support tillgänglig i den utsträckning det behövs och var inte rädda för att ta in expertis utifrån om detta skulle krävas.

Detta gäller även när det kommer till underhåll av systemet. Beroende på vilken implementeringsmodell ni valt så sker uppgradering, uppdatering, patching, säkerhetsrutiner osv. på lite olika sätt. En molnlösning innebär oftast att systemleverantören sköter allt. För On premise-lösningar är det tvärtom ni som företag som ansvarar för alla delar av driften.

Detta omfattar även områden som service och support.

En minst lika viktig aspekt av driften av ett ERP är att löpande utvärdera och mäta hur det presterar. Motsvarar resultaten de mål ni tog fram inledningsvis i processen, eller finns det utrymme för ändringar och nya funktioner?

Att bygga ett affärssystem optimerat för er verksamhet är ett ständigt pågående projekt. Detta betyder att det löpande kommer krävas tid, pengar och resurser för att få det att prestera på topp. Se därför till att löpande budgetera för drift och underhåll av ert nya system.

Vad kostar ett ERP?

Vad kostar då ett ERP? Det beror förstås på en rad olika faktorer. För det första varierar priset mycket från leverantör till leverantör. I regel är en molnbaserad lösning billigare än ett lokalt ERP. Men detta är inte alltid fallet. Ett vanligt upplägg hos Saas-företagen är att man betalar för antalet användare. Har man då ett större företag så kan dessa användaravgifter snabbt bli till ganska ansenliga summor. I sådana fall kan det vara mer ekonomiskt motiverat att införskaffa en on premise-lösning utan begränsningar för hur många som kan använda systemet.

I en on premise-lösning är upplägget vanligtvis att först betala för mjuk- och hårdvara och implementering. Sedan tillkommer det kostnader för olika tilläggstjänster efter behov, som till exempel drift, underhåll, säkerhet och support, m.m.

Som tidigare nämnts så ingår de flesta av de här tilläggstjänsterna om ni valt en molnbaserad lösning. Dock kan det tillkomma andra kostnader, som till exempel anpassning och utveckling av nya moduler och funktioner.

I samband med att ni ska köpa in ett nytt system så är det viktigt att vara medveten om alla olika kostnader och vad den totala kostnaden kommer att bli i slutändan.

Hitta rätt lösning för ditt företag med CGI

På CGI hjälper vi våra kunder att hitta det bästa affärssystemen utifrån deras behov och bransch. Oavsett vilka utmaningar din verksamhet står inför så kan vi hitta en lösning som passar dina processer och budget.

Vi arbetar med de ledande ERP-systemen på marknaden och erbjuder modern integrering mellan system och applikationer , samt utveckling av funktioner – skräddarsydda utifrån era behov och önskemål.

I vår blogg om affärssystem kan du läsa mer om vilka ERP- och affärssystem som lämpar sig bäst för din bransch eller storlek. I videon nedan kan du se hur vi hjälpte Ovako att byta från föråldrade interna system till ett avancerat och agilt ERP.