Affärssystem: Vad är det och vilka system finns på marknaden?

Affärssystem ser olika ut beroende på i vilken bransch ni jobbar eller vilka funktioner som är viktiga för just ert företag. Generellt brukar man sammanfatta affärssystem som ett verktyg för att integrera olika funktioner i ett enda system. Affärssystemet kan därför ses som ett sätt att effektivisera processer och datahantering över hela er organisation.

I den här artikeln ska vi gå in närmare på vad ett affärssystem är, hur man väljer affärssystem, samt vilka olika system som finns på svenska marknaden.

Vad är ett affärssystem?

Affärssystem är ett brett begrepp som kan betyda en mängd olika saker. I många sammanhang används den engelska termen ERP (Enterprise Resource Planning), men sanningen är att detta endast omfattar komplexa system för större organisationer. Enklare affärssystem för mindre komplexa företag omfattas därför inte av detta begrepp. Om vi ska försöka oss på att sammanfatta vad ett affärssystem är så kan vi börja med hur det används.

Ett affärssystem används för att integrera olika funktioner i ett övergripande system. Alla affärssystem på marknaden är uppbyggda kring en central databas som i sin tur stödjer en rad processer i verksamhetens olika områden. Här kan det vara värt att nämna att det finns många olika affärssystem som kan vara specialiserade på olika områden (till exempel HR, orderhantering, CRM och redovisning, m.m.).

Det främsta syftet med att ha ett gemensamt system för hela företaget är att effektivisera processer och förenkla tillgången till data. Genom att kunna få en tydlig överblick över verksamhetens olika områden kan man lättare upptäcka effektiviseringsmöjligheter och fel, förenkla rapportering och säkerhetsanalys, samt få fram bättre underlag för beslut.

Vilka funktioner ska ett affärssystem innehålla?

Innan affärssystem slog igenom så var det vanligt att ha ett system för varje enskild verksamhetsdel. Till exempel kunde ett företag ha ett CRM, ett lönesystem, ett system för rapportering, osv. Poängen med dagens moderna affärssystem är att alla dessa olika system ska kunna prata med varandra obehindrat. Det är i stort sett det ni behöver utgå från när ni ska välja vilka funktioner ert nya system ska ha.

Väljer ni ett modernt affärssystem så kan leverantören allt som oftast anpassa systemet efter era unika behov och förutsättningar. De riktigt avancerade affärssystemen på marknaden har nästan obegränsade möjligheter när det kommer till vilka funktioner det kan integrera.

Läs mer om affärsystemet Microsoft Dynamics 365 här.

Hur skiljer sig ett affärssystem från ett ekonomisystem?

Ett affärssystem är mer omfattande än ett ekonomisystem. Till skillnad från ekonomisystem behöver ditt affärssystem kunna integreras med alla delar i företaget. Ekonomisystemet behöver i sin tur bara kunna prata med de delar som har med företagets ekonomi att göra.

Är det främst ett system för företagets ekonomiavdelning man är ute efter så blir det ofta billigare att välja ett regelrätt ekonomisystem. Dock finns det många fördelar med att integrera ekonomi, lager, ordrar, HR och alla andra avdelningar inom verksamheten.

Vad är viktigt att tänka på innan man väljer affärssystem?

Att införa, eller byta, affärssystem är en stor investering som kommer att påverka hela verksamheten under många år framöver. Därför är det viktigt att göra noggrann research innan man bestämmer sig för en viss leverantör. De fyra viktigaste punkterna ni som beställare bör ha koll på är funktioner, kostnader, flexibilitet och support.

Funktioner

För att ni ska bli nöjda med ert val av affärssystem krävs det att systemet är anpassat efter er bransch och era behov. Det finns ingen mening i att betala dyra månadskostnader för funktioner ni aldrig kommer ha användning för.

Inför val av affärssystem är det därför viktigt att ha en klar bild över vad systemet måste kunna hantera, i vilken omfattning uppgifter ska skötas automatiskt, samt hur mycket ni vill göra själva.

Kartlägg därför vilka processer som ni tror skulle vara mest lönsamma att överlåta åt ert affärssystem och gör en plan kring vilka funktioner som ni troligtvis kommer att behöva i framtiden.

Kostnader

Givetvis är det också viktigt att kontrollera hur mycket ert affärssystem kommer att kosta i längden. Att välja ett nytt affärssystem innebär för de flesta företag en stor kostnad, det är därför viktigt att ni har en så tydlig bild över kostnadsläget som möjligt innan ni skriver ett flerårigt avtal med er leverantör.

Hur ser upplägget ut? Vilka kostnader kan tillkomma? Kommer det bli dyrt att lägga till nya funktioner, medarbetare, eller extra lagringsutrymme? Genom att ställa dessa frågor till leverantören kan ni försäkra er om att det inte kommer några tråkiga överraskningar som äventyrar er budget.

Flexibilitet

Är ni ett snabbt växande företag som planerar att utöka er verksamhet med nya tjänster eller till nya marknader? I så fall har ni med största sannolikhet behov av ett flexibelt system som snabbt kan anpassas efter era nya förutsättningar.

Innan ni väljer system är det därför viktigt att ni analyserat era framtidsplaner för att säkerställa att leverantören kan tillgodose era behov. Systemet måste vara framtidssäkert och kapabelt att utvecklas i takt med att marknaden förändras.

Support

Att skaffa ett affärssystem är som sagt en stor investering som kommer att involvera alla delar av er verksamhet. Det är därför helt nödvändigt att supporten fungerar bra och finns tillgänglig när ni behöver den. Inom support och underhåll finns en del saker som du som beställare bör vara extra uppmärksam på, nämligen vad som faktiskt ingår i avtalet och vad som inte gör det. Bland de saker som du kan komma att faktureras för finns till exempel:

• Support
• Implementering av systemet
• Service & underhåll
• Uppdateringar
• Utbildning

Många leverantörer erbjuder en helhetslösning där alla ovanstående tjänster ingår, men för säkerhets skull råder vi er alltid att läsa igenom villkoren noga innan ni skriver avtal.

Lista på vanliga affärssystem

Utbudet av affärssystem och ERP har bokstavligen exploderat de senaste 10 åren och utgör idag den största systemkategorin. Bara i Sverige finns det över 60 olika leverantörer av affärssystemslösningar – för såväl specifika sektorer som för ett bredare urval av verksamheter. När ni ska välja ett nytt affärssystem bör ni dels kolla efter vilka system som är standard inom er bransch, men också vilka lösningar som passar ert företags storlek och behov. Här nedan har vi listat några olika typer av affärs- och ERP-system för olika typer av verksamheter.

Affärssystem för småföretag

Småföretag har inte sällan små marginaler att lägga på investeringar och utveckling. Det är därför viktigt att välja ett system som klarar av uppdraget, samtidigt som det behöver rymmas inom budgeten. För småföretag kan det därför vara smart att välja ett affärssystem som täcker de delar av verksamheten där det görmest nytta. Efterhand som omsättningen växer kan man sedan investera i fler funktioner. På detta sätt kan ni växa organiskt tillsammans med ert affärssystem och distribuera pengarna dit behoven är som störst.

Bland småföretag är system som ger ökad kontroll över ekonomin det som efterfrågas mest. Därför kan det vara smart att börja med en liten systemlösning som kan byggas på med fler moduler i takt med att företaget växer. För detta ändamål är molnbaserade affärssystem många gånger överlägsna lokala system, då dessa snabbt kan upp- och nedgraderas efter behov.

Det finns många affärssystem som riktar sig särskilt till små- och medelstora företag, till exempel Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Molnbaserade affärssystem

Molnbaserade affärssystem fungerar genom att all data lagras online. Detta gör det möjligt för användaren att ta del av information från vilken enhet och webbläsare som helst.

Utvecklingen inom molnbaserade affärssystem har gått snabbt på senare år, och idag finns det egentligen inga stora hinder för den som vill sköta all verksamhet genom webbaserade lösningar. Säkerheten är i många fall högre än lokala system, samtidigt som kostnaderna för denna typ av affärssystem ofta är lägre.

När det kommer till molnbaserade affärssystem så brukar dessa vara uppbyggda kring en färdig plattform som kan anpassas efter dina specifika behov. Vill man komma billigt undan kan man ofta klara sig långt på systemets standardfunktioner. Support brukar alltid ingå i priset och uppdateringar sker löpande (på samma sätt som din dators operativsystem uppdateras med jämna mellanrum).

Ytterligare en fördel med ett molnbaserat ERP är den snabba utvecklingen inom analys och BI (Business Intelligence). Tack vare att plattformarna hela tiden uppgraderas med kraftfullare verktyg kan företag ta del av fler skarpa insikter, snabbare. Ju fler insikter man har desto lättare och snabbare går det att fatta viktiga beslut.

Det finns idag många Saas-företag som erbjuder molnbaserade systemlösningar för företag av alla storlekar.

På CGI kan vi erbjuda specialanpassade lösningar av Microsoft Dynamics 365 och NetSuite, med flera.

Affärssystem för e-handel

För att en e-handel ska blomstra krävs att allt från lagerhantering till fakturering går som på räls. I takt med att e-handeln ökat har det kommit många affärssystem specifikt utvecklade för försäljning på nätet. E-handeln är en bransch i ständig förändring vilket betyder att behovet av insikter och analys är extra stort.

En viktig faktor när det kommer till affärssystem för e-handel är att systemet ska kunna integreras med e-handelsplattformen. Genom att integrera system och plattform kan ditt företag få tillgång till värdefulla data, identifiera nya affärsmöjligheter och snabbt anpassa er verksamhet och era processer efter dessa. Enformiga arbetsuppgifter som att skicka ut orderbekräftelser, fakturera och optimera leveransprocesser och inköp kan i många fall automatiseras, vilket snabbar på processerna i en bransch där snabba beslut ofta är avgörande.

Bland de populäraste affärssystemen för e-handel hittar vi Raindance, Dynamics 365 Business Central och NetSuite.

Resursplaneringssystem för storföretag

För att en verksamhet ska fungera optimalt krävs både samordning och synkronisering. Ingenstans blir detta tydligare än i stora företag och koncerner.

Oavsett hur många marknader ni är verksamma på, eller hur många anställda ni har så måste information kunna flöda utan begränsningar. Med ett avancerat affärssystem, eller ERP som det vanligtvis kallas, knyter ni ihop alla delar av organisationen. Detta kan vara allt från ekonomi, redovisning, försäljning och HR, till försörjningskedjor, lager, logistik och IT.

Inte nog med att ett ERP ger er bättre översikt vilket underlättar beslutsfattande och investeringar. Tillgången till uppdaterad och relevant data i realtid gör också att ni kan göra bättre framtidsprognoser och rapportering.

Med allt samlat i ett och samma system underlättar ni dessutom för IT att säkerställa säkerheten inom företaget, samtidigt som ni enklare kan efterleva olika regelverk (som GDPR).

Sammanfattningsvis är ett bra affärssystem idag helt avgörande för att kunna konkurrera på en global marknad. Därför är det av största vikt att er organisation väljer en leverantör som kan möta era behov och förstår era utmaningar.

Läs mer om affärssystem för stora företag i vår blogg Vad är ERP?.

Verksamhetssystem för offentlig sektor

En partner för digitalisering av offentlig sektor

Genom att spela upp denna video samtycker du till att Google/YouTube behandlar dina uppgifter och använder cookies - Läs mer.

Inom socialtjänst, vård och omsorg och andra verksamheter inom offentlig sektor är säkerheten alltid högsta prioritet. Samtidigt finns det krav på att information ska kunna skickas och mottas utan hinder. För att denna ekvation ska gå ihop krävs ett säkert verksamhetssystem, som samtidigt är lätt för alla att förstå och använda. CGI:s verksamhetssystem Treserva är ett heltäckande system för såväl administration som personal och patienter och används idag i hela 30% av Sveriges kommuner.

Med stora mängder känslig data och mycket personal (varav många saknar datorvana) gäller det att minimera den mänskliga faktorn genom automatiserade och självinstruerande processer. Med Treserva ges personalen möjlighet att arbeta mobilt, oberoende av var de befinner sig. Samtidigt

förbättras patientupplevelsen genom smarta e-tjänster som kan anpassas efter verksamhetens unika behov.

Intresserad av att veta mer om Treserva och verksamhetssystem inom vård och omsorg? Se vår video “En partner för digitalisering av offentlig sektor”.

Affärssystem och säkerhet

Att samla all kärnverksamhet och information i ett och samma system ställer förstås höga krav på säkerheten. Detta gäller dels säkerhet mot externa hot som dataintrång och virus m.m. men också att minimera inre risker såsom olaglig användning av systemet eller att obehöriga får tillgång till information. Det är alltså inte bara teknisk säkerhet som är viktigt utan också organisatorisk säkerhet.

Vilken nivå av säkerhet man behöver beror mycket på hur ert system är uppbyggt. Har ni ett lokalt affärssystem med fysiska servrar i ert kontor så bör det finnas tydliga rutiner på vem som ska ha tillgång till dessa. Detsamma gäller kring vilka som ska ha tillgång till vilken information och behörighet i systemet. Vidare måste det även finnas rutiner kring lösenord (hur dessa ska konstrueras och hur ofta de ska bytas ut), samt att användarna genomför uppdateringar regelbundet.

Att jobba med identitets- och behörighetshantering (IAM) är med andra ord en förutsättning för ett stabilt och säkert affärssystem.

Använder ni ett molnbaserat affärssystem så är era servrar placerade i stora, övervakade serverhallar. Men detta innebär inte att ert ERP är skyddade från intrång. Även här utgör den mänskliga faktorn den avgjort största risken. För att hålla en hög säkerhetsnivå inom ert affärssystem krävs hög lösenordshygien, samt flerfaktorsautentiering (till exempel tvåstegsverifiering). Detta innebär oftast att en medarbetare först loggar in med sina inloggningsuppgifter, för att sedan verifiera sin identitet via en mobiltelefon eller annan enhet. På så sätt försvårar ni för eventuella hackers och obehöriga användare att ta del av era företagshemligheter.

I vissa fall kan säkerheten behöva stärkas ytterligare. Är ni ett stort företag med många anställda så kan det vara nödvändigt att bygga eller anlita ett Security Operations Center (SOC).

Vill ni ha hjälp att välja rätt affärssystem?

Att införa eller byta affärssystem är ett lika delar komplext som tidskrävande projekt. På CGI hjälper vi er hitta rätt lösning för er verksamhet, baserat på er bransch och era behov. Vi arbetar med modern integration och skräddarsydda tjänster för att optimera varje del av er organisation. 

I dagsläget kan vi erbjuda unika lösningar av marknadens ledande affärssystem och ERP, som till exempel:

• SAP S/4HANA
• Microsoft Dynamics 365
• NetSuite
• IFS
• Infor M3
• Raindance
• M.fl.