Att välja dimensionsstruktur för finansiell uppföljning

En implementation av ett affärssystem medför en sällsynt möjlighet att se över hur man väljer att göra ekonomisk uppföljning av verksamheten. En ny implementation ger dig chansen att utifrån ett blankt papper sätta ramen innan systemet fylls med affärsdata.

Varför väljer man överhuvudtaget att göra en implementation av ett nytt affärssystem? Vanliga orsaker är att verksamheten har förändrats – genom tillväxt eller ändrad inriktning, att kontrollen har tappats eller att arbetssätten är ineffektiva. I samtliga av ovan fall är en översyn av ekonomimodellen på sin plats.

Först och främst bör man ha klart för sig vad organisationens mål på olika nivåer är och hur de kan mätas. Risken är annars att man snabbt fyller upp rapporter med vad man alltid har mätt eller vad som är intressant utan att vara relevant. I ett senare skede leder det till manuella handpåläggningar och ad-hoc rapporter för att tillgodose det egentliga behovet.

Valet av dimensionsstruktur är ett viktigt val som senare bestämmer vilken typ av information man kan få ut av de ekonomiska rapporterna. Den mest negativa effekten av att byta ut nuvarande dimensionsstruktur är att jämförelser mot tidigare perioder försvåras. Denna effekt är till viss del redan aktuell då ett nytt affärssystem införs, så det ger ett momentum för att genomföra ändringar i uppföljningsstrukturen just då.

En annan fördel med att utnyttja denna tidpunkt är att det nya affärssystemet kan innehålla funktioner för att mäta andra detaljer av verksamheten, något som den gamla dimensionsstrukturen då inte är anpassad för.

Dynamics 365 for finance and operations ger dig möjlighet att använda upp till 21 olika aktiva dimensioner, varav 10 tillgängliga i en och samma konteringssträng utöver huvudbokskontot. Dimensionsuppsättningen kan vara unik per bolag eller göras global och tillgänglig för alla bolag i koncernen. Men innan man tänker på att börja använda alla tillgängliga dimensioner finns ett antal punkter att ta hänsyn till när det gäller att välja såväl antal som typ av dimensioner.

Dimensionens sammansättning

Håll samma typ av dimensionsvärden inom en dimension. Alltså, blanda inte olika typer av enheter, till exempel affärsområde och avdelning, i samma dimension.

• Håll samma typ av dimensionsvärden inom en dimension. Alltså, blanda inte olika typer av enheter, till exempel affärsområde och avdelning, i samma dimension.

• Undvik i största möjliga mån ”slaskdimensioner”, där redovisningsdimensionen används som ett fritextfält.

• Varje dimension ska vara aggregerbar.

Redovisning eller statistik

• Skilj på redovisning och statistik. Behöver uppföljningen ske i de ekonomiska räkenskaperna? – Ett komplett ERP hanterar en mängd transaktioner, och inte alla gör avtryck i den ekonomiska redovisningen. Kanske räcker det att informationen kan fås ut genom en statistikrapport.

• Dra nytta av Subledgers. Om exempelvis kundreskontran har en kundgrupp som avgör i vilken region försäljning sker, behöver inte en dimension för samma syfte finnas vid registrering av huvudbokstransaktionen.

Den mänskliga faktorn

Tänk på att dimensionerna bara gör nytta om de registreras vid varje transaktion. Ta därför hänsyn till tid för ifyllnad samt risk för fel. Risken är extra stor om det förekommer en stor mängd manuella transaktioner.

Risken för fel går att förebygga i Dynamics 365 FO genom att använda sig av:

• Tvingande dimension – En bokning kan inte göras om inte en viss dimension är ifylld.

• Kontostruktur – Välj vilken kombination av konton, dimensioner och dimensionsvärden som får användas tillsammans.

• Automatisk ifyllnad – Låt ett konto eller annan parameter avgöra vilken dimension som ska fyllas. Om det är lagertransaktioner som ska mätas går det att koppla lagerställe till en finansiell dimension.

Ovan är bara några saker att tänka på för att få en ekonomimodell som speglar verksamheten och samtidigt kan jämföras med organisationens målbild. Vill du veta mer om hur du kan vässa den finansiella uppföljningen med hjälp av Dynamics 365 FO - kontakta oss så hjälper vi dig.