Låt inte gamla synder stå i vägen för ert byte av ERP-system

Jag vill bara inleda med att säga en sak. Det kommer inte komma en dag när ni tänker: Ja, idag passar det jättebra att byta ut vårt ERP-system. Tvärt om är detta ofta en förändring som många verksamheter försöker förhala in i det sista, de står ut med bristerna och tillkortakommandena i det nuvarande systemet eller inväntar den dag när beslutet tvingas fram av utomstående krafter, som att leverantören helt enkelt inte längre supportar systemet. För andra växer beslutet fram över tid. Kanske genom att ERP-systemet bromsar de mål och den strategi som verksamheten jobbar mot eller att verksamheten helt enkelt utvecklats så pass mycket att det system som passade perfekt för några år sedan nu är helt urvuxet.

Tidigare erfarenheter

En inte helt försumbar anledning till att många verksamheter drar ut på ett beslut att byta eller uppgradera sitt ERP är ofta mycket smärtsamma tidigare erfarenheter. För många verksamheter har tidigare implementationer tagit väldigt lång tid. Ibland har processen varit så utdragen att systemet känts utdaterat när det väl kommer i drift, eller också har utvecklingen och implementationen skett separat från verksamheten, vilket har gjort att systemet sen inte uppfyller verksamhetens krav eller användarnas förväntningar.

Då har jag lite glada nyheter. Vi på CGI jobbar nämligen på ett helt annat sätt när vi implementerar de affärssystem vi jobbar med, vilket till största delen är Microsoft Dynamics.

Nya kundkrav

En av de viktigaste delarna för att ett nytt ERP ska passa verksamheten är att förstå och definera vad verksamheten behöver. Frågar du en verksamhet vad de vill att deras ERP ska göra, räknar de oftast upp allt som det gamla systemet gör plus en ganska lång önskelista på nya funktioner. Det är inte säkert att det ger det bästa resultatet. Här gäller det att hjälpa kunden att lyfta blicken från hur systemet ska göra till vad de vill upp nå för resultat. Idag är också en av de viktigaste kraven från kunder att det ska gå snabbt att få det nya ERP-systemet på plats.

Hur vi går tillväga

När vi hjälper kunder att få ett nytt affärssystem på plats börjar vi ofta med att definiera vilka grundprocesser som verksamheten behöver. Vi gör en analys av detta tillsammans med både användare och verksamhet och har en rådgivande funktion för att vägleda kunden i att definiera de systemprocesser som bäst kan bistå kunden att uppfylla sina mål. Baserat på de grundprocesserna definierar vi en så kallad MVP (Minimum Viable Product). Det utgör grundplattan i systemet. Vi gör detta på ett iterativt sätt där användare och verksamhet är involverade genom hela processen. På detta sätt kan det gå snabbt att få in kunden i den nya plattformen och enkelt för användarna att komma igång med det nya systemet.

MVP-delen är väldig anpassningsbar. När användarna väl fått sina grundprocesser på plats kan de göra sig bekanta med systemet och inte sällan hittar de mängder av smarta funktioner och inställningar alldeles på egen hand. De förändringsbehov som identifieras när användarna har större kännedom och förståelse för systemet är då oftast både mer konkreta, specifika och något som kommer till direkt användning.

När MVP-delen är implementerad kan verksamheten välja att fortsätta vidareutveckla systemet på två sätt:

• Förvaltning
  Här jobbar kunden nu vidare med systemet på egen hand med stöd från CGI för att göra de justeringar de ser behov av löpande. Ofta vet kunderna vad de vill att systemet ska göra, men inte alltid hur de kommer dit. Här vägleder CGI kunderna i hur de går tillväga för att systemet ska bistå för att uppnå de mål verksamheten har.
• Fortsätta bygga
  När grundplattan är på plats kan verksamheten gå vidare och lägga på fler arbetsflöden eller funktioner. Det är vanligt att verksamheten här börjar automatisera vissa processer. För att detta ska fungera bra och få bästa möjliga utfall jobbar CGI helt agilt nära verksamheten. Nya funktioner och förbättringar prioriteras, planeras och levereras kontinuerligt i bestämda tidsintervall i nära samarbete med användare och verksamhet.

CGI och Dynamics

Med ett nytt ERP-system får verksamheten främst ökad spårbarhet och ett heltäckande system från inköp till produktion till försäljning med tillhörande ekonomisk uppföljning. Det bidrar till att skapa helt digitaliserade processer. Det är också en förutsättning för att bli mer datadriven. Det kan ni läsa mer om i min kollega Joakims blogginlägg [länk].

CGI föredrar att jobba med Dynamics då standardfunktionaliteten i systemet är både omfattande och väldigt konfigurerbar. Det gör att det är relativt snabbt att få upp, men också att justera så att det står sig över tid. Vi lever i en värld av snabba förändringar och då behöver ERP-systemet kunna följa utvecklingen och smidigt anpassas för verksamhetens nya omständigheter.

CGI är en ledande partner inom affärssystemet Microsoft Dynamics. Med lokalt branschfokus nyttjar vi vår globala styrka att leverera agila projekt, uppgraderingar, support och förvaltning. Detta med en kostnadseffektiv mix av driftstyp (On/Off-shore), branscherfarenhet och produktkunskap. CGI:s bredd säkerställer att vi kan leverera hela Microsoftplattformen. Läs mer om hur vi kan hjälpa dig här.