Hur ditt ERP bidrar till att hantera snabba förändringar i försörjningskedjan

Vi har under den senaste tiden sett flera tydliga tecken på snabba förändringar av internationella försörjningskedjor, påverkade av plötsliga lock-downs, fraktfartyg som fastnar, krig i Europa, komponentbrist och snabb inflation. Ämnet har också varit i fokus på World Economic Forum, som släppt en rapport där det framkommer att bara 12 procent av företagen har tillräckliga processer och skydd för att hantera dessa störningar, något som kan få förödande effekter på verksamheter. De som tillfrågats i rapporten uppger också att deras försörjningskedjor påverkats på ett avgörande sätt under pandemin samt att de förväntar sig ytterligare störningar under de kommande fem åren. Betänk då att undersökningen genomfördes under 2021. De tillfrågade cheferna i rapporten uppger också att mer än 75 procent av deras arbetstid ägnas åt att hantera utmaningar i försörjningskedjorna. Störningarna kan också få stora ekonomiska konsekvenser för verksamheterna. McKinsey hävdar i en rapport att den senaste tidens händelser har potential att utplåna 30-50 procent av årets intäkterna för många verksamheter.

Förändringarna ser inte heller ut att slå av på takten. Det innebär att det blir viktigare att skapa långsiktiga strategier, system och processer som kan hantera de snabba svängningarna på ett effektivt sätt. Jag tänkte dela mina erfarenheter av att bygga en organisation, implementera tekniska verktyg och skapa ett mer datadrivet förhållningssätt för att kunna etablera en anpassningsbar och motståndskraftig verksamhet som kan hantera snabba förändringar i försörjningskedjorna, både planerade och oplanerade.

Systemstöd

För de flesta verksamheter utgör ERP-systemet ryggraden i försörjningskedjan. De flesta moderna ERP-system har stor förmåga att hantera snabba förändringar och anpassningar, som enkelhet i att lägga upp nya leverantörer till exempel. Det är dock viktigt att komma ihåg att verksamhetens förmåga att hantera tvära kast och förändringar inte enbart är ett systemproblem. Men mer om det nedan.

Står du i begrepp att se över ditt ERP vill jag att du ska ha några saker i åtanke. Enligt min erfarenhet är det vanligt att verksamheter inte fullt ut utnyttjar potentialen i ett ERP-byte. De flesta verksamheter vill att det ska gå väldigt fort och att kostnaden ska hållas till ett minimum. Det gör ofta att verksamheten inte tar sig tid att fundera över vad de vill uppnå och hur ERP-systemet faktiskt kan bidra till att uppnå viktiga verksamhetsmål. Moderna ERP-system har många funktioner och möjligheter som kanske inte kommer till sin rätt, om de ens uppmärksammas, när bytet springs över. Då är det sannolikt att otydligheten kring vad verksamheten förväntar sig av sitt ERP-system kommer att leva kvar under lång tid, vilket kan hämma och försvåra för verksamhetens utveckling.

Datadriven

Många verksamheter har som mål att bli mer datadrivna. Trots dessa ambitioner är det många som inte tar sig tid att prioritera denna del när de ser över sitt ERP. Jag jobbar mycket med Microsoft Dynamics, och här finns enorma möjligheter att skapa förutsättningar för en datadriven verksamhet. Inom Microsofts plattform finns det många analysfunktioner, som kan användas med och för Dynamics. Det går också att koppla ihop Dynamics med Microsofts Power-plattform, som kan skapa ett kraftfullt datadrivet verktyg.

Dynamics har också stora möjligheter att integreras effektivt med andra system, något som kan bidra till att bättre kunna hantera föränderliga försörjningskedjor. För Dynamics finns det också en stor flora av tredjepartsprodukter, som är certifierade för systemet. Tidigare behövde företagen själva göra anpassningar och inställningar för att ERP-systemet skulle fungera för just deras verksamhet. Nu krävs bara en handfull inställningar då tredjepartsprodukter kan hantera den stora majoriteten av verksamhetsunika funktioner. Allt detta gör att du kan få ett stabilt och omfattande system som gör det enklare att hantera snabba förändringar i marknader, leverantörer eller efterfrågan.

Organisation

Allt kan dock inte lösas av teknik. Det krävs också att verksamheten gör organisatoriska förändringar för att bättre kunna hantera snabba kast i omvärlden. Den organisatoriska beredskapen är extra viktig för de oplanerade förändringarna i verksamheten och omvärlden. Ser ni inte över och anpassar er organisation och era processer är det troligt att ni inte kommer utnyttja nya verktyg och system fullt ut samt att ni fortsätter arbeta på samma sätt som tidigare.

Det är värt att se över sitt ERP, hur verksamheten kan få ut det mesta av systemet samt att anpassa organisation och processer för största möjliga motståndskraft. Instabilitet ser tyvärr ut att vara här för att stanna. Som World Economic Forum visar i sin rapport, tror många verksamheter att olika typer av störningar i omvärlden kommer att öka med 15-25 procent under de kommande fem åren. Hör av dig så kan vi diskutera hur ett nytt ERP kan stötta era verksamhetsmål eller läs mer om CGI:s expertis inom Dynamics och datadrivna verktyg.