Hur du får ut det mesta och det bästa av ditt ERP och integration med övriga system

Förr eller senare kommer den dag då det är dags att byta ERP-system. Fokus ligger ofta på att välja system, få systemet på plats och flytta befintliga funktioner och data över till det nya. Samtidigt behöver verksamheten också se över processer och rutiner för arbetet, så att de får ut det mesta av det nya systemet. Det är ofta ett omfattande projekt som kräver mycket av både IT och övrig verksamhet. Det är därför inte helt ovanligt att integrationen och kopplingen mellan ett affärssystem och övriga system kommer i andra rummet. Jag vill därför gärna ge lite tips för att både kunna dra nytta av ditt nya affärssystem och samtidigt kunna utnyttja gjorda investeringar i angränsande system.

Dokumentera det du har

Idag har de allra flesta verksamheter ett ERP-system. Det kan ha några år på nacken och har över tid anpassats och byggts på, samtidigt som kompletterande system har anslutits. Det är helt naturligt att IT-miljön och behoven utvecklas över tid. Något jag dock ofta slås av är bristen på dokumentation. Hur systemen har anpassats, på vilket sätt de integreras och hur de faktiskt hänger ihop är ofta oklart och otydligt eller obefintligt sammanställt.

För att kunna dra nytta av era gjorda investeringar och för att enklare kunna hantera integrationen med ett nytt ERP är min första rekommendation en grundlig genomlysning av systemfloran och en tydlig dokumentation av hur systemen hänger ihop. Det kommer betala sig.

Kärnan i systemfloran

Har du gjort stora investeringar i specialsystem och viktiga funktioner för er verksamhet, som e-handel, lagersystem eller CRM, och nu står inför att byta ERP-system, är många benägna att låta de befintliga systemen styra. Det kan dock trassla till det en smula, och dessutom försvåra utvecklingen och hanteringen av systemen över tid.

För många verksamheter är ERP-system otroligt viktigt och en ryggrad i företaget. Jag tycker då att affärssystemet måste utgöra kärnan i IT-miljön och därför får sätta agendan för övriga system. Enligt min erfarenhet är det bättre att anpassa kringsystemen till ett nytt ERP än tvärt om.

Bestämmer du att det nya ERP-systemet ska utgöra kärnan blir det också enklare att utvärdera kringsystemen som du har. Det är inte helt otänkbart att det nya ERP:t kan ha funktioner som helt eller delvis kan ersätta några av dina övriga kringsystem och då också bli billigare och enklare att managera över tid.

Vi på CGI har stor erfarenhet och kunskap kring att göra utvärderingar av system, för att avgöra vad som är värt att anpassa, ersätta, integrera eller avveckla.

Låt datan leda

När du sedan lägger upp en plan för din integration av ett nytt affärssystem med övriga funktioner är mitt tips att utgå från er data. Du vill till exempel bara att information om en kund finns med en gång i systemen. Det gör också att du kan vara säker på att du får en sann och enhetlig bild av verksamheten oavsett var du tar ut rapporter eller får en översikt. Genom att definiera vilken data som är viktigast för er och vilken data ni behöver, kan du prioritera migrering och hantering in i det nya systemet. Med ett enhetligt sätt att hantera din data blir det också enklare att automatisera fler och fler funktioner.

Planera väl är värt det

Trots att ett ERP-byte och integration med övriga system kan vara resurskrävande och jobbigt, är det värt att lägga lite energi på att planera väl. Att utvärdera dina system, vara noggrann med vilken data du överför och ta ett helhetsgrepp på hela ditt ERP kan inte underskattas. Gör du inte detta noggrant och fullständigt ökar risken för förseningar, stopp och komplikationer i ditt ERP-byte, vilket också kan äventyra verksamhetens kundnöjdhet, beslutsfattande, leveranskedjor och partnerrelationer. Att investera i planering, migreringsstrategi och datahantering kan ge ett stort lyft för verksamheten och en ny ryggrad för hela organisationen.

Kontakta mig om du har några frågor eller läs mer om hur vi kan hjälpa dig.