Kvinnor är från Venus och män är från Mars. Denna liknelse kan ibland dras mellan Business och IT, där individerna oftast INTE pratar samma språk. För att dessa två grupper ska kunna kommunicera med varandra och förstå vad den ena vill och vad den andra kommer att leverera, behövs en tolk. Med andra ord en Business Analyst.
Gemensamma utmaningar
Vi konsulter får äran att arbeta med många olika bolag, och bland flera av de större svenska företagen ser vi återkommande utmaningar som är gemensamma oavsett domän och struktur. Dessa kan ha uppkommit på grund av behov av snabba lösningar (quick fixes), historik, hur företagskulturen sätter sin prägel på verksamheten eller på grund av oförståelse för komplexiteten kring krav, behov och leverans.
Några klassiska exempel är:
- Enheter som sitter i ”silos”. Det vill säga mindre affärsområden med egen budget och mål som driver verksamheten enligt sin agenda, vilken inte nödvändigtvis är samma som bolaget i stort.
- Den eviga dragkampen mellan IT och business, där business vill implementera sina idéer snabbt och till minsta kostnad och där IT försöker behålla en långsiktig infrastruktur.
- Överbelastning av nyckelroller och specifika team. Ofta förlitar sig ett bolag på ett antal personer som brinner för bolaget.
- Bristfälliga eller föråldrade processer gällande kravhantering, det vill säga hur man tar ett önskemål igenom validering, implementering, test, produktion och som slutligen skapar mervärde för slutkund och klirr i kassan åt bolaget.
- Bristfällig förståelse kring olika roller som behövs i en organisation och vem som gör vad - rätt person på rätt plats.
Vad gör en BA?
Riskerna med ovan nämnda utmaningar kan minskas rejält genom att ha en eller flera duktiga Business Analysts utplacerade i organisationen, som i sin tur har tilldelats en eller flera liknande enheter eller ansvarsområden.
Dessa personer har fokus på kravprocessen och undanröjer många problem, ofta långt innan andra kollegor inser att det faktiskt är ett problem. Det är dessa personer du lutar dig mot för att skapa kvalitet i din produkt och verifiera att leveransen blir optimal genom hela organisationen. De fungerar som gate keepers under processens gång.
Tittar man på olika typer av BAs finns i grova drag tre fokusområden:
Business BA (BizBA) jobbar väldigt nära verksamheten (till exempel marknadsavdelningen) och samlar in krav på hög nivå. Dessa BAs har ofta hög kompetens kring processer i linjen (till exempel supportflöden, kampanjflöden). De jobbar primärt med att verifiera behov på hög nivå, att utmana business kring om kraven verkligen behövs och att säkra dess kund- och företagsnytta (existensberättigande).
IT BA jobbar väldigt nära IT-organisationen och har djupare kunskap inom hårdvara, mjukvara och hur processerna ser ut mellan och i olika IT-system. Exempel på processer är systemflöden (relation mellan olika typer av data i ett system), logistikflöden, betalningstransaktioner genom olika system och vilka data som lagras och när.
De Business Analysts som kan både organisation och IT är svåra att hitta, men väldigt tacksamma att ha i företaget
Den sista kategorin BA är en blandning mellan BIZ BA och IT BA. Dessa har en mer generell profil och kan lätt röra sig mellan Biz och IT. Generellt sett är denna roll väldigt tacksam att ha i organisationen eftersom personen i rollen har lätt att sätta sig in i både ITs och organisationens behov och kan prata bådas språk. Personen kan även vara mer delaktig i lösningen som sådan samt se risker och möjligheter vid till exempel implementering eller förändringar i ett system. Men på grund av att rollen kräver stor kompetens är den mer sällsynt.
Hur kan en BA hjälpa Dig?
Genom att ha BAs placerade i olika enheter/affärsområden i organisationen finns möjligheten att avlasta nyckelroller samtidigt som man höjer kvaliteten på kravhanteringen och därmed det värde man vill skapa. En BA tar hand om alla krav, internt eller utifrån, analyserar och utmanar dessa. Ofta vänder och vrider en BA på kravet för att förstå dess plats ur ett större och mer långsiktigt perspektiv, och kommer ofta fram till en bättre lösning genom sitt arbete. En duktig BA vågar även säga nej, vilket är en nyckelfaktor som ofta sparar både tid och pengar. Till exempel kan ett krav återkomma som redan utretts eller så kan krav dyka upp som inte är i linje med verksamhetens långsiktiga plan.
Läs även
Att etablera en framgångsrik Business IT Roadmap →
Fem tips för att lyckas med modern sourcing →
Den största vinsten kommer genom det nätverk och totalförståelse en BA har. För att förstå krav och leverera en väl fungerande lösning krävs att man pratar med flera olika personer och grupper (ofta från olika delar av organisationen) oavsett om det är IT och/eller business. En BA samverkar också löpande med andra BA och bygger löpande upp en kunskapsbas och bidrar till samverkan.
Om ett flöde går igenom flera olika system, berör flera affärsenheter och har stor påverkan på verksamheten är BAs extra viktiga. Då kan BAs från respektive enhet samverka på ett tidigt stadium och snabbare komma fram till en bra lösning än om enheterna själva skulle kraftsamla och försöka lösa det. BAs fungerar då som länk mellan sin enhet och andra BAs och kan både informera och påverka processen. På så sätt kan de bidra till att lösningen är genomförbar enligt uppsatta mål och avlastar därmed respektive enhet samt minskar yttre påverkan.
Vi hjälper organisationer att arbeta i rätt riktning
Ovanstående bidrar även till ett naturligt förändringsarbete i organisationen, vilket normalt är en svår utmaning för större bolag. Genom samverkan vågar en duktig BA rapportera felaktigheter, ge förslag på förbättringar och verka för att alla jobbar mot samma mål inom organisationen.
En BA vågar. Vågar du?
Det borde vara tydligt nu att en BA är så mycket mer än bara en roll: en BA kan göra stor skillnad för att säkra kvaliteten och förändringsarbetet i hela organisationen. De vågar ta de tuffa diskussionerna; allt för att säkra verksamhetens långsiktiga plan, med företaget och slutkunden i fokus. Vidare hjälper en BA till med att få personer, enheter och hela organisationen att samverka och arbeta mot ett gemensamt mål och stärka företagskulturen. Så anställ de bästa BA du bara kan hitta, det kan vara avgörande för din organisation!
