Anpassa ditt systemstöd för att driva omställning och förändring

Artikelserie i fyra delar

Att arbeta i en föränderlig värld - CFO:s perspektiv

Coronapandemin har förändrat förutsättningarna för de flesta ekonomiorganisationer, som annars oftast är traditionellt uppbyggda och ska klara rutinbaserade uppgifter som exempelvis att säkerställa att regulatoriska krav genomförs eller att beräkna kreditförluster. Den nya situationen har gjort att ekonomiavdelningarna har behövt anpassa sina arbetssätt, oftast utifrån det faktum att många behöver arbeta hemifrån. Den moderna CFO:n ställs därmed inför snabbare förändringar än kanske någonsin tidigare.

CGI genomför årligen en omfattande global studie där drygt tusen ledare inom olika branscher tillfrågas om hur de ser på sina kommande affärsmål och behov av IT-investeringar (CGI Client Global Insights).

I vår studie har vi intervjuat ett antal utvalda CFO:er från olika branscher och diskuterat hur pandemin påverkat dem och deras organisationer utifrån ett antal olika perspektiv. Följande områden har diskuterats, både utifrån ett nulägesperspektiv och utifrån hur de kan hanteras i framtiden:  

• Medarbetare – hur leder man sina medarbetare hemifrån? Läs artikeln av Jonas von Euler
• Systemstöd – hur har det fungerat och hur är förväntningarna inför framtiden? 
• Hantering av kassaflödet. Läs artikeln av Elon Ezdri
• Kostnadsstruktur – översyn och anpassningar. Läs artikeln av Mattias Thurang

Anpassa ditt systemstöd för att driva omställning och förändring - del 2 i artikelserien

De flesta bolag vi har intervjuat verkar ha kunnat genomföra sina olika arbetsmoment mycket bra, när väl VPN-kopplingar kommit på plats och fungerat tillfredsställande. Att ha möten via Teams, Zoom eller Skype istället för fysiska möten har fungerat bra för de flesta och detta är något man kommer att fortsätta med även efter pandemin.

Att bolagen vi har intervjuat inte har upplevt några större störningar i det dagliga arbetet och att ekonomisystemen har fungerat, trots distansarbete, förvånar oss. Vår erfarenhet är att många bolag arbetar i gamla legacy-lösningar som alla har problem när man inte befinner sig på arbetsplatsen. Det är därför väldigt förvånande och positivt att det dagliga ekonomiarbetet fungerat relativt smärtfritt.

Ett fåtal av företagen har dock beskrivit svårigheter med att driva IT-implementeringar under Coronapandemin, samtidigt som pandemin just belyst behovet av fortsatta IT-investeringar och att öka digitaliseringstakten för att möjliggöra mer agila, anpassningsbara organisationer.

Några av bolagen har digitaliserat alla sina rutiner – från ankomstregistrering av fakturor till utskrift och signering av avtal och liknande, vilket innebär att man inte behöver vistas fysiskt på sitt kontor överhuvudtaget.

Vissa av företagen har helt förkastat budget och justerat arbetssätt mot prognoser, samtidigt som en del andra har kunnat fortsätta arbeta med budget som styrdokument. I vissa av bolagen har man idag ett systemstöd som tillåter en flexibel planering och anpassning av prognoser för att snabbt kunna följa sin verksamhet, medan en del andra bolag fortfarande arbetar med excelmodeller som uppdateras med olika frekvens. Det har visat sig viktigt att kunna ändra och konfigurera befintliga workflows i sina system, (till exempel leverantörsfaktura-flödet från ankomst till attest och utbetalning) för att effektivisera hanteringen inom företaget.

Flera av bolagen vi intervjuat har sedan tidigare arbetat med scenarioplanering medan andra började arbeta med scenarioplanering i relation till den finansiella styrningen och planeringen under COVID-19. Det kan gälla scenarios avseende till exempel ökad försäljning, antal sjukskrivna medarbetare, ökad magnitud etcetera. Scenarioplaneringen har dock genomförts i förenklade excelmodeller och inte i system sammanknutna med ekonomisystemet, vilket medfört att de blivit trubbiga och tidskrävande att uppdatera.

Flexibilitet och transparens

Vi kan se att när omvärlden förändras snabbt behöver företag och organisationer snabbt kunna överblicka sin finansiella situation och därmed också kunna anpassa sin planering framåt när det gäller hantering av löner, kundfordringar, budget, scenarios, KPI:er, riskanalyser med mera. Ett väl anpassat beslutsstödsystem eller BI-verktyg är nyckeln för att uppnå detta. Bolagets unika behov och krav bör styra valet av system så att affärsnyttan maximeras och kostnaderna minimeras.

Man behöver ha flexibilitet och möjlighet att dynamiskt utarbeta och anpassa prognoser och planering för alla nivåer och avdelningar i företaget. Detta uppnås genom att företagen själv har utbildad personal (super users), som kan administrera beslutstöden och anpassa dem efter de aktuella behoven.

Transparens blir viktigt för alla beslutsfattare i organisationen. Det kräver ett systemstöd som är korrekt uppsatt och anpassat för bolaget. (Med en molnbaserad lösning blir det lätt för alla medarbetare att komma åt systemet oavsett var de befinner sig geografiskt.) På så sätt blir det lättare att navigera verksamheten framåt även under kriser och omvärldsförändringar som kräver snabba omställningar.

Tips:

• Se över din verksamhets beslutstöd och välj en lösning som frigör tid och erbjuder rätt verktyg för att fatta beslut.
• Välj ett system som är anpassat efter din verksamhets storlek, och var kostnadsmedveten.
• Öka transparensen och ge fler insyn i bolagets resultat.

Kort om Lisette

Lisette Beijar Ohlsson har stor erfarenhet från ekonomiområdet där hon verkat både som konsult och i linjeledande befattningar. Hon har också omfattande erfarenhet av projektledning, förstudier, behovsanalys och implementering av ekonomi- och affärssystem.