Att leda hemifrån

Artikelserie i fyra delar

Att arbeta i en föränderlig värld - CFO:s perspektiv

Coronapandemin har förändrat förutsättningarna för de flesta ekonomiorganisationer, som annars oftast är traditionellt uppbyggda och ska klara rutinbaserade uppgifter som exempelvis att säkerställa att regulatoriska krav genomförs eller att beräkna kreditförluster. Den nya situationen har gjort att ekonomiavdelningarna har behövt anpassa sina arbetssätt, oftast utifrån det faktum att många behöver arbeta hemifrån. Den moderna CFO:n ställs därmed inför snabbare förändringar än kanske någonsin tidigare.

CGI genomför årligen en omfattande global studie där drygt tusen ledare inom olika branscher tillfrågas om hur de ser på sina kommande affärsmål och behov av IT-investeringar (CGI Client Global Insights).

I vår studie har vi intervjuat ett antal utvalda CFO:er från olika branscher och diskuterat hur pandemin påverkat dem och deras organisationer utifrån ett antal olika perspektiv. Följande områden har diskuterats, både utifrån ett nulägesperspektiv och utifrån hur de kan hanteras i framtiden:  

• Medarbetare – hur leder man sina medarbetare hemifrån?
• Systemstöd – hur har det fungerat och hur är förväntningarna inför framtiden? Läs artikeln av Lisette Beijar Ohlsson
• Hantering av kassaflödet. Läs artikeln av Elon Ezdri
• Kostnadsstruktur – översyn och anpassningar. Läs artikeln av Mattias Thurang

Att leda hemifrån - del 1 i artikelserien

De CFO:er vi har intervjuat beskriver att den nuvarande situationen ställer högre krav på ledarskapet. Detta då arbetet och kommunikationen sker mer virtuellt än tidigare för den traditionella ekonomiorganisationen, som varit van vid att styrningen sker direkt på plats. Här uttrycker CFO:erna att de behöver ändra sitt sätt att leda och bli mer närvarande så som de kunde vara före pandemin. Man ser bland annat utmaningar med att hålla ihop gruppen och skapa den sociala sammanhållningen. Flera av företagen har testat olika lösningar men upplever att de inte riktigt hittat bra sätt att hantera dem på ännu.

Generellt tycker de intervjuade CFO:erna att förändringarna i arbetssätten har skett smidigt och att omställningen till den nya situationen har fungerat bra. Rutiner och digitala verktyg har säkerställt att ledarskapet fungerat. Man har tillgodosett de behov som medarbetarna har haft för att kunna arbeta hemifrån. Stolar, bord och skärmar har budats hem för att skapa en arbetsmiljö i hemmet som är i paritet, åtminstone fysiskt, med den som finns på kontoret.

En punkt som delar våra respondenter i två avser rutiner och tidhållning. De medarbetare som redan tidigare har arbetat på distans eller hemifrån har enklare att anpassa sig till mötesrutiner, tidhållning och förväntningar på tillgänglighet. Andra i vår studie har däremot uppfattat att medarbetarnas tillgänglighet inte överensstämmer med de egna förväntningarna. Det kan handla om att medarbetare inte håller tider, eller att de tar möten på telefon samtidigt som de utför andra aktiviteter.

Att hålla ihop gruppen och bibehålla en vi-känsla är självklart en utmaning, liksom att introducera ny personal och nya kollegor till ett team utan att kunna träffas fysiskt.

En annan observation från intervjuserien är att det är svårare att följa upp arbetsuppgifter och att man som ledare får förlita sig mer på sitt eget ansvar, då man i vissa fall tror att det kan uppfattas som påträngande att ringa till kollegan och fråga om hen gör sitt jobb.

Ansvaret som en ledare har för sina medarbetares välbefinnande är något som har blivit svårare när de anställda arbetar hemifrån. De CFO:er som beskriver detta menar att de inte på samma sätt som tidigare på ett naturligt sätt kan uppfatta om en medarbetare mår bra, är stressad eller överarbetad.

Slutsatser

Struktur ger bättre distansledarskap

Utifrån vår studie ser vi att CFO:er generellt efterfrågar bättre arbetsverktyg för att kunna leda effektivt på distans. En lösning kan vara att implementera fler och olika forum för uppföljning, både för teamet och för den individuella medarbetaren. Dessa forum behöver täcka både aktivitetsperspektivet och det mer långsiktiga utvecklingsperspektivet. Det är viktigt att mötena som hålls i dessa forum inte förhastas eller avbokas då de utgör en möjlighet att identifiera och korrigera riktning och kvalitet där så behövs. Utöver sådana kortsiktiga uppföljningsmöten förespråkar vi mer regelbundna utvecklingssamtal med medarbetare som arbetar på distans. Möjligheten att diskutera vissa frågor kommer upp naturligt under en arbetsdag men när vi arbetar på distans så uppkommer de situationerna mer sällan och då behöver sådana möjligheter skapas. Dessa möten måste också respekteras och genomföras strukturerat och planerat.

Säkerställ effektiva hemmakontor

Att ha en bra och dedikerad arbetsplats i hemmet är en självklar förutsättning för att arbeta effektivt men utöver det behöver man som ledare också se till att medarbetarna uppfattar och känner att de har förutsättningar för att utföra sitt jobb effektivt. Om förutsättningarna inte finns eller uppfattas som att de inte finns, måste medarbetare och ledare arbeta tillsammans för att lösa den situationen.

Förutom kontinuerlig och tydlig kommunikation generellt, behöver man kommunicera bolagets ergonomipolicy och erbjuda checklistor och tipslistor för hemarbete. Man kan också behöva se över försäkringar och ansvar för medarbetarna.

Olika medarbetare behöver olika rutiner för att öka sitt ansvarstagande

Avseende rutiner, förespråkar vi kortare möten, gärna stående, alltid med video och med tydliga regler för tillgänglighet, uppdatering av kalender och Teamsstatus. Medarbetare har olika behov och svarar på olika typer av styrning och ledning. Därför bör organisationen erbjuda olika typer av uppföljningsrutiner.

Underskatta inte värdet av den sociala kontakten

Det sociala ledarskapet behöver ses över och kompletteras med fler sociala aktiviteter. Alla medarbetare har olika behov, men team behöver ses ibland för att bygga upp en vi-känsla. Det kan ske via olika obligatoriska och frivilliga sociala aktiviteter, som både kan vara fysiska och digitala, små eller större. Vi kan här tipsa om Teams Speed dating, där roliga problem ska lösas snabbt tillsammans med en kollega över Teams. Viktigt är också att uppmuntra sociala aktiviteter, så använd till exempel frågan: ”Vilken är den roligaste konversationen du haft med en kollega den senaste veckan?” som öppning på veckomötet.

Tips:

• Se till att alla har en bra och effektiv arbetsmiljö i hemmet. Annars, se över alternativa lösningar.
• Sätt en struktur för både formella och informella möten så att samtliga medarbetare fortsätter att känna sig delaktiga i arbetet och arbetsplatsen.
• Ha korta möten ofta hellre än längre möten mer sällan.
• Ring och kolla läget.
• Se över försäkringsskyddet för dina medarbetare.

Kort om Jonas

Jonas von Euler är en erfaren projektledare och väljer som ekonomichef eller rådgivare sällan den vanligaste vägen mellan två punkter. Jonas utmanar ofta och gärna normer och gillar att se saker från nya vinklar.