Hantering av kassaflödet i en volatil och oförutsägbar tid

Artikelserie i fyra delar

Att arbeta i en föränderlig värld - CFO:s perspektiv

Coronapandemin har förändrat förutsättningarna för de flesta ekonomiorganisationer, som annars oftast är traditionellt uppbyggda och ska klara rutinbaserade uppgifter som exempelvis att säkerställa att regulatoriska krav genomförs eller att beräkna kreditförluster. Den nya situationen har gjort att ekonomiavdelningarna har behövt anpassa sina arbetssätt, oftast utifrån det faktum att många behöver arbeta hemifrån. Den moderna CFO:n ställs därmed inför snabbare förändringar än kanske någonsin tidigare.

CGI genomför årligen en omfattande global studie där drygt tusen ledare inom olika branscher tillfrågas om hur de ser på sina kommande affärsmål och behov av IT-investeringar (CGI Client Global Insights).

I vår studie har vi intervjuat ett antal utvalda CFO:er från olika branscher och diskuterat hur pandemin påverkat dem och deras organisationer utifrån ett antal olika perspektiv. Följande områden har diskuterats, både utifrån ett nulägesperspektiv och utifrån hur de kan hanteras i framtiden:  

• Medarbetare – hur leder man sina medarbetare hemifrån? Läs artikeln av Jonas von Euler
• Systemstöd – hur har det fungerat och hur är förväntningarna inför framtiden? Läs artikeln av Lisette Beijar Ohlsson
• Hantering av kassaflödet
• Kostnadsstruktur – översyn och anpassningar. Läs artikeln av Mattias Thurang

Hantering av kassaflödet i en volatil och oförutsägbar tid - del 3 i artikelserien

I en volatil och oförutsägbar tid som denna har bolagen runt om i världen fått en hel del utmaningar att hantera. Det gäller inte minst hanteringen av kassaflödet, där de flesta bolag har fått ändra och öka sitt fokus på den faktiska kassan i bolaget och likviditetsprognoser har fått ta större plats i vardagen än tidigare.

De CFO:er i olika branscher som vi intervjuat har alla vittnat om ett ökat fokus på kassan, oavsett i vilken bransch bolaget agerar. Bolagens fokus har skiftat från resultaträkningen till balansräkningen i slutet av månaden.

Pandemins påverkan på världen är oförutsägbar och hur vi agerar idag och imorgon kommer antagligen att ha stor påverkan lång tid framöver. Bolagens fokus har i de flesta branscher varit att framförallt skydda sina anställda, försöka förstå de risker som påverkar bolagets affär och hantera den problematik som pandemin fört med sig. Gemensamt för i stort sett alla bolag var att man drog hårt i handbromsen i början av pandemin för att sedan lätta på bromsen i varierande grad beroende hur mycket man faktiskt påverkades intäktsmässigt.

Beroende på bolagens finansiella ställning har man kunnat fatta olika beslut gällande vilka kostnader man behöver dra in på. En relevant fråga i sammanhanget är om kostnadsbesparingarna på bolag i denna volatila tid görs på rätt ställen. Bolag med en stark finansiell ställning eller som inte är särskilt negativt påverkade av pandemin har möjligheten att behålla kostnader och har aktivt valt att göra det och på så vis hjälpa sina leverantörer och därigenom bidra till att stimulera ekonomin. De bolag som är offentligt ägda eller kontrollerade har uppmanats att betala leverantörer tidigare samt att vara generösa med faktureringsvillkor för att just stimulera ekonomin.

God relation med leverantörer – vikten av kommunikation

Vi ser att bolagens beteende gällande betalningen av sina leverantörsfakturor har ändrats. Likviditetsprognosen följs i många fall upp dagligen och rutinerna för utbetalning av leverantörsfakturor har ändrats där beslutsattesträtten lyfts till ledningen för godkännande. Många bolag vi intervjuat har gjort urval av vilka leverantörer som ska få betalt först och vilka man kan dra ut på betalningarna till. Här blir relationen till leverantörerna viktig och kommunikation har visat sig vara verktyget för att bibehålla goda relationer. Det har också visat sig att leverantörer som har konkurrenter har visat sig lättare att förhandla med medan fastighetsägare och dylikt, där man inte har några alternativ i dagsläget, visat sig mycket tuffare att förhandla med.

Intäkter – se över processen för kundfakturering

Processen för kundfakturering är också viktig att se över för att säkra sitt kassaflöde, vilket många av dem vi har intervjuat vittnar om. Processen bör vara korrekt och göras i rätt tid för att bolaget ska kunna säkerställa intäkter. Samtliga bolag som vi har pratat med har sett över sina processer för fakturering och även processer för påminnelser och inkasso, där de i många fall stramats åt för att öka kapitalinflödet hos bolagen. Vi har även förstått att riskanalyser och kreditkontroller på kunder görs mer kontinuerligt nu jämfört med hur rutinen såg ut innan pandemin bröt ut. Bolag som arbetar projektbaserat arbetar med sin likviditetskontroll på ett annat sätt idag för att säkerställa kundernas betalningsförmåga.

Tips:

Vår syn på kassahanteringen kan delas in i två faser: respond och rebound. Respond är den initiala svarsfasen där det gäller att få kontroll på situationen och rebound är återhämtningsfasen.

Respond - Protect Cash

• Justera attestlimiter och kontroller; övervaka inbetalningar och kundhälsa noggrant. 
• Optimera kassaflödet genom rörelsekapital, kostnadsdisciplin, lån och eget kapital. 
• Kvantifiera avkastning, återbetalning och besparingar; skydda intäkterna och kundbasen.

Rebound - Cash Management

• Stöd strukturförändringar som frigör medel att kunna investera i nya möjligheter.
• Säkra tillräckligt med rörelsekapital och finansiering för affärsutveckling.
• Frigör medel/budgetar som är inriktade på värdeskapande. 

Kort om Elon

Elon Ezdri är en utåtriktad finansiell analytiker som gillar att arbeta nära verksamheten och drivs av att effektivisera och förbättra finansiella processer och planering. Hon har ett stort intresse för affärsanalys och har främst jobbat som konsult med att stötta verksamheter inom controlling.