Den svenska Försvarsmakten är en stor organisation med både anställda och hemvärnskontrakterade utspridda på 35 förband över hela landet och i enheter ute på internationella uppdrag. Varje förband och enhet hade egna rutiner för att hantera, arkivera och diarieföra dokument och ärenden.

Försvarsmakten insåg bristerna med sin ärendehanteringsprocess och projektet VIDAR kom till. CGI hjälpte Försvarsmakten med att ta fram gemensamma processer och ett ärendehanteringssystem för bättre transparens samt effektivare och säkrare diarieföring.

En gemensam process och ett nytt arbetssätt behövdes

Varje organisationsenhet hade sina egna rutiner och metoder för att föra diarier, vilket försvårade ärendehanteringen och medförde ett stort antal dubbelregistreringar. Redan 1996 identifierade Försvarsmakten utmaningarna och påbörjade då en förstudie. Målsättningen var att införa gemensamma rutiner och processer för dokument- och ärendehantering. 2006 övergick förstudien till ett projekt och arbetet mot ett gemensamt ärendehanteringssystem tog fart.

“Att gå från ett primitivt diariesystem och ett av tradition utbrett lagrande av filer i flera olika system, till ett modernt dokument- och ärendehanteringssystem där handläggarna själva ska sköta diarieföring och fastställandet av handlingar var en mangrann uppgift. Speciellt med tanke på att VIDAR skulle användas av över 7 000 personer dagligen, och ytterligare 10 000 då och då. Användbarhet och säkerhet blev två ledord för oss.” – Robert Granfors, CGI, Förvaltningsetablerare i VIDAR-projektet

En utmaning som växte

CGI kom in i projektet direkt efter förstudien för att konkretisera uppdraget, ta fram en arkitektur och utveckla systemet. Arkitekturarbetet och utvecklingen av lösningen blev komplex. Höga krav på säkerhet och många användare av systemet var givet, men projektet växte när allt fler kravspecifikationer och önskemål kom till på vad systemet skulle kunna åstadkomma. Till slut var det så många ”ska-krav” att man var tvungen att prioritera och skala bort en del av kraven och ”nice-to-have”-funktioner som från början ansågs viktiga för att den slutliga lösningen skulle bli optimal. Förutom interna krav, kom även Riksarkivet med nya direktiv under projektet. Varje handling och ärende skulle klassificeras i enlighet med någon av Försvarsmaktens 60 egna verksamhetsprocesser. Behovet av nya rutiner och ett gemensamt systemstöd för dokument och ärendehantering blev då än mer akut.

Vidar ”föddes”

Försvarsmakten startade ett projekt för att realisera och införa det nya systemet för dokument- och ärendehantering samt diarieföring. Projektet och systemet döptes till VIDAR – Vi dokumenterar och arkiverar. Efter noggranna analyser beslutade Försvarsmakten att lösningen skulle driftsättas på SharePoint 2010 som ansågs uppfylla alla de krav och förväntningar som fanns på en fungerande informationsplattform. Det är ett stabilt och etablerat system, men sökfunktionen upplevdes för enkel. Därför inkorporerades den snabba och kraftfulla sökfunktionen FAST tidigt med SharePoint 2010. Med hjälp av den sökfunktionen är det mesta i systemet sökbart. FAST visade sig vara så effektivt att Microsoft beslöt sig för att köpa FAST, som numera är standard i nya SharePoint 2013.

“Jag tror mig veta att alla som deltog i att utveckla VIDAR har upplevt det som ett intressant och utvecklande projekt att delta i. Dels för dess storlek och komplexitet men kanske mest för den agila utvecklingsmetodiken och dynamiken som genomsyrade hela projektet.”
– Bengt Axelsson, CGI, Verksamhetskonsult och kravställare i VIDAR-projektet

Lösning
• Gemensam informationsplattform byggd på Microsoft SharePoint 2010 med sökmotor FAST inkorporerad
• Ett ärendehanteringssystem som är baserat på en standardplattform med påbyggd funktionalitet för att passa verksamhetens arbetssätt
• VIDAR – ett av Norra Europas största SharePoint-projekt som vid projektavslutet hade 7 000 dagliga användare och 10 000 sällananvändare
Fördelar
• Bättre kunna leva upp till lagar och förordningar
• Försvarsmaktens alla enheter har ett gemensamt system och enhetliga rutiner för ärende-, dokumenthantering och diarieföring
• Genom att gå från en manuell pappersbaserad dokumenthantering till en i huvudsak digital process sparar man tid, blir effektivare och samarbetet mellan enheterna ökar
• Ärendehanteringssystemet bygger på en beprövad standardplattform som säkerställer funktionaliteten på ett framtidssäkert sätt

Genom att allt projektarbete utfördes hos Försvarsmakten kunde teamet arbeta effektivt och i linje med försvarsmaktens säkerhetskrav. Arbetet fokuserades på att bygga på funktionalitet men utan att modifiera standardplattformens uppbyggnad. Detta för att i framtiden enkelt kunna uppgradera själva informationsplattformen utan att börja om från början.

Från HKV ända ut på förbanden

I september 2013 infördes så VIDAR till en början på Högkvarteret och samtidigt tog man fram handböcker och utbildningsmaterial för systemet. 32 lärare utbildades som senare skulle utbilda 7 000 handläggare. Under 2014 finjusterades och utvärderades systemet, samtidigt som CGI tillsammans med Försvarets projektgrupp höll workshops på olika förband och utbildade lokala lärare i VIDAR. Lärare som i sin tur har ansvar för att rätt kunskapsnivå finns och som kan erbjuda lokal support. Vid årsskiftet 2014/2015 var kompetensen på plats internt och då sjösattes VIDAR stegvis i resten av Försvarsmakten. Ett arbete som innebar regelbundna besök och kortkurser på alla 35 förband.

Hur gick det?

Med VIDAR har Försvarsmakten gått från en manuell pappersbaserad dokument- och ärendehantering till en i huvudsak digital process. Förutom att man sparar tid i själva hanteringen ger det bättre samarbetsmöjligheter mellan enheterna och en bättre transparens. Kort sagt – Försvarsmakten har nu ett ärendehanteringssystem baserat på en beprövad och etablerad standardplattform, vilket ger möjligheter till en effektivare förvaltning och säkerställer funktionaliteten på ett framtidssäkert sätt. Projekt VIDAR avslutades sommaren 2015 och hade då över 7 000 dagliga användare och ytterligare 10 000 sällananvändare. Omfattningen tillsammans med de högt ställda säkerhetskraven gör detta till ett av Norra Europas största SharePoint-projekt.