Dryckesföretaget Vitamin Well hade ett behov av att uppgradera sitt utdaterade affärssystem – en lösning baserad på Dynamics AX 2009 som idag saknar vidareutveckling och support. Tillsammans med CGI genomförde Vitamin Well en uppgradering till Dynamics 365, Microsofts senaste plattform där kunden får kontinuerliga uppdateringar. Genom att avgränsa projektet väl, vara noggrann med migreringen och utgå från befintliga verksamhetsprocesser, har Vitamin Well lyckats genomföra uppgraderingen på bara tio månader – ett bevis på att det går att genomföra en migrering till ett modernare systemstöd utan att det behöver bli alltför omfattande och kostsamt.

Vitamin Well är ett svenskt företag som utvecklar, marknadsför och säljer drycker berikade med vitaminer och mineraler som nyttigare alternativ till läsk och söta juicer. Sedan starten 2008 har företaget vuxit kraftigt och består idag av fem varumärken: Vitamin Well, NOCCO (No Carbs Company), NOBE aloe vera, Barebells Functional Foods och Snackbros, representerade på flera europeiska marknader. Idag har bolaget över 300 anställda, en tillväxt som inneburit att man har vuxit ur sitt gamla systemstöd. 

Vitamin Well insåg att man måste ligga i fas med den senaste digitala tekniken för att kunna fortsätta utvecklas. Därför kontaktades CGI för att få ett förslag på hur det befintliga affärssystemet Dynamics AX 2009 kunde uppgraderas till Dynamics 365 ”One Version”, ett system som innebär att kunden ständigt får den senaste versionen av programvaran och därför inte behöver göra egna uppgraderingar. 

Efter diagnos och analys beslutade Vitamin Well att utgå ifrån standardlösningen i Dynamics 365 och komplettera med ISV:er för de processer som standardsystemet inte stöder. Då ett uppgraderingsprojekt som detta inte ger några omedelbara affärsmässiga vinster, var målet att avgränsa projektet och se till att det inte växte sig alltför stort. Man begränsade därför antalet processförändringar parallellt med själva uppgraderingsprojektet.

"Trots att det är nödvändigt att göra en uppgradering finns det ofta en rädsla hos många företag för att påbörja en sådan, då det ofta ses som något alltför dyrt och omfattande. Det är kanske inte så konstigt då det finns otaliga exempel på projekt som växt sig så pass stora att de havererat. Men genom att förhålla sig till standard går det att göra en uppgradering som går relativt snabbt och obemärkt förbi", säger Lars Ljungquist, projektledare på CGI. 

Vitamin Well är ett entreprenöriellt bolag med goda systemkunskaper och därför var tröskeln för att komma igång med projektet låg. Man har tack vare projektet även fått en bättre förståelse för den egna verksamheten då kunskap spridits internt över områdesgränserna – en fördel när man vill ta nästa steg och införa processförbättringar.

"Med vårt driv och CGI:s strukturmässiga kunskaper har vi kompletterat varandra väl i projektet. Tillsammans har vi åstadkommit en uppgradering på bara tio månader, där projektet från analys till driftsättning har fungerat smidigt. Nu har vi möjlighet att i ett nästa steg effektivisera våra processer, och till exempel implementera automatiseringar. Det känns bra att vi nu tagit ett ytterligare steg i vår digitalisering för att kunna fortsätta växa som bolag", säger Sarah Karman, Head of Operational Systems på Vitamin Well.

Projektet i korthet

Vad vi gjorde:

Efter en inledande diagnos och analys genomfördes en uppgradering från Dynamics AX 2009 till Dynamics 365 One Version.

Resultat:

En modernare plattform baserad på Dynamics 365 som stöder Vitamin Wells befintliga verksamhetsprocesser. 

Effekt och mervärde:

Genom att på ett så effektivt sätt som möjligt lyfta över befintliga processer till ett modernare systemstöd kan Vitamin Well nu implementera processförbättringar som till exempel automatiseringar. Det nya systemet är ett ytterligare steg i Vitamin Wells digitaliseringsresa som ger verksamheten bättre möjligheter att fortsätta växa.

Uppgradera ditt AX till Dynamics 365 på ett smartare och enklare sätt

Funderar du på att starta din förändringsresa men tycker att en uppgradering verkar vara ett för stort och omfattande projekt? Börja med en inledande diagnos för att sätta scopet för din uppgradering. Vi erbjuder analys av ditt befintliga affärssystem till ett fast pris.