När Estrella med hjälp av CGI skulle uppgradera sin verksamhetsplattform, var CIOn Anders Ivarsson inte bara tydlig med att projektet skulle genomföras inom utsatt tidplan och enligt budget, utan även med att det skulle ha en minimal påverkan på verksamheten. Lösningen stavades ”lean”, och innebar bland annat att ett begränsat antal personer involverades i testerna, vilka med hjälp av gamification dessutom blev ovanligt roliga att genomföra.
Estrellas uppgraderingsprojekt gick i korthet ut på att uppgradera deras ERP lösning, M3 från Infor, som i dag körs på den tekniska iSeries-plattformen och på vilken hela Estrellas nordiska och baltiska logistik är samlad, till en ny version i Windows-miljö. Användarna i systemet arbetar med funktionerna i M3 som stödjer hela Estrella tillverkningsprocess, såsom orderhantering, tillverkning, Inköp, ekonomi och försäljning. Uppgraderingar bemöts ofta med skepsis, inte minst från ledningen och affärsorganisationen som befarar att projektet kommer att ha stor inverkan verksamheten och att man därmed kommer att förlora fokus och styrfart. En omfattande del av uppgraderingsprojekt brukar utgöras av tids- och resurskrävande tester. Anders Ivarssons utmaning var därför att tillsammans med CGI bevisa att en uppgradering går att genomföra med minimal påverkan på verksamheten och med en effektiv och snabb testmetod, vilket också visade sig då Estrellas verksamhet/produktion aldrig stod stilla på grund av uppgraderingsprojektet.
Trots att det handlar om ett stort antal användare som påverkas av uppgraderingen har man kunnat minimera antalet testare till totalt 25 personer, vilka representerar samtliga sju länder och hela logistikkedjan. Majoriteten av dessa har utfört tester under totalt tre dagar och ett antal nyckelanvändare har lagt en vecka på tester. Resten av tiden har CGIs konsulter hanterat testerna. Tack vare att uppgraderingen genomförs enligt ett så kallat ett-till-ett förfarande, vilket bland annat innebär att gränssnitten i stort sett behålls, går det snabbt för användarna att sätta sig in i och testa de nya funktionerna.
För att öka intresset för projektet och uppmuntra testarna, beslöt Anders Ivarsson att prova ett nytt grepp och utforma testerna med hjälp av gamification. Användarna blev poängsatta och belönade i takt med att de utförde olika moment, något som fick positiv väldigt respons – och väckte tävlingslusten!
Under den första fasen av projektet har en ny logistiklösning införts för att möta dagligvaruhandelns krav på bättre identitetsmärkning. Under hösten kommer nästa steg i projektet att genomföras, vilket går ut på att implementera en rad olika nya avdelningsspecifika funktioner. Detta kommer att genomföras i isolerade projekt med respektive avdelning, vilket gör att projekten tidsmässigt kan anpassas efter verksamheten.
Hittills har projektet hållit både tidsplan och budget, något som enligt Anders Ivarsson bland annat beror på CGIs och Estrellas mångåriga kundrelation och CGIs verksamhetskunnande:
– CGI vet hur vi fungerar som företag. Tack vare att deras konsulter har en förmåga att snabbt sätta sig in i vår verksamhet och processer, kom vi fort fram i projektet.
CGI kommer även efter uppgraderingsprojektet vara Estrellas val som leverantör av M3 Förvaltning och driftlösningar för Estrellas hela infrastruktur.
En annan viktig framgångsfaktor är enligt Anders Ivarsson att ha en beslutsför och rätt sammansatt styrgrupp. I Estrellas uppgraderingsprojekt fattas samtliga beslut av en styrgrupp där, i enlighet med CGIs kundmodell, fyra representanter från CGI ingår tillsammans med Anders Ivarsson.
– De konsulter som ingår i styrgruppen från leverantörens sida måste ha såväl vilja som mandat att agera. Ibland behöver man hitta nya lösningar eller bemanna upp eller ned i ett projekt och då måste förändringarna kunna ske smidigt och snabbt. Dessutom ska man kunna argumentera på ett konstruktivt och lösningsorienterat sätt tillsammans med sin partner när man inte har samsyn, så att man går starkare ur ”fighten”, säger Anders Ivarsson.
Och ledningsgruppen? Jo, de är imponerade, både av att tidsplan och budget har hållits och av projektets minimala påverkan på verksamheten, vilket bäddar för ett positivt bemötande nästa gång det är dags för en uppgradering.
