Att få nytta av sin samverkansplattform

Det har börjat klarna för många vad en digital arbetsplats skulle kunna innebära för dem, men det är samtidigt få som lyckas med att realisera denna vision. Samverkansplattformar som SharePoint och Office 365 har visserligen exploderat i popularitet, men verktygen i sig är sällan tillräckliga för att organisationer ska lyckas förändra hur de arbetar. Hur kommer det sig egentligen?

Vanligtvis kommer beslut om sådana här förändringar ovanifrån. Risken är därmed att själva användarna inte tar till sig systemen utan fortsätter arbeta som de brukar, exempelvis genom att dela filer via mejlbilagor istället för via den gemensamma plattformen. Investeringen rinner ut i sanden, och när inte önskat resultat har uppnåtts behövs ytterligare investeringar – exempelvis i form av personalutbildningar och Change Management-konsulter. Personalen blir alltså uppmanad att jobba annorlunda – men förändring har alltid en inneboende tröghet, vars bakomliggande orsak inte har adresserats. För att individen ska stötta förändringen behöver den se märkbara förbättringar i sina dagliga sysslor. Om det verkar för krångligt låter man hellre bli.

SharePoint och O365 för som bekant med sig fantastisk funktionalitet och kraftfulla verktyg. Den vana användaren jublar, och ser även fram emot att sätta tänderna i vad de återkommande uppdateringarna har att erbjuda. Men för den typiska användaren som inte är lika teknikintresserad, och vill enbart få sitt jobb gjort, så blir lätt upplevelsen väldigt annorlunda. Risken finns att användaren sätter sig på tvären och tar avstånd från förändringar.

Detta bör givetvis undvikas till varje pris – eftersom det både minskar effekten av de dyra investeringarna och kan skapa mer djupgående organisationsproblem. Exempelvis leder det ofta till vad vi brukar kalla för skugg-IT, osanktionerade ad hoc-lösningar som förenklar processer för individer eller mindre grupper, men på det stora hela förhindrar kommunikation, samarbete och informationsspridning inom organisationen i övrigt.

"Hur ska användare kunna hitta och ta del av all tillgänglig information om informationen är spridd och oåtkomlig för hela organisationen? "

I längden blir det svåröverskådligt – en enda stor röra på både dokument- och systemnivå, med för många olika versioner av samma dokument, ibland inlåsta i personliga mejlboxar och oåtkomliga för kollegor. Dessutom medför det ett onödigt stort lagringsutnyttjande.

Före den här typen av investeringar vill vi därför rekommendera er att se er om kring vad för typ av användare ni har inom organisationen. Hur stor är risken att de inte tar till sig de nya arbetssätten? Kommer det verkligen att underlätta det vardagliga arbetet för dem?

Säkerställ att ni:

• Har ett tydligt och kommunicerbart syfte med de nya verktygen.
• Förstår vilka utmaningar de faktiska användarna upplever.
• Erbjuder utbildning, stöd och support.
• Visar intresse och engagemang som implementationsansvariga.
• Utvärderar implementationen i efterhand – med tydlig måttstock, mot det ursprungliga syftet.

Dessutom vill vi poängtera att det finns sätt att underlätta systemintegrationen på en användbarhetsnivå. På så vis kan ni underlätta för alla typer av användare, oberoende av deras teknikkunnighet. En applikation som hjälper mig såväl som våra kunder i det dagliga arbetet är harmon.ie – en plugin till Outlook som tillåter mig att lagra dokument via SharePoint direkt från mejlklienten. Jag slipper växla mellan flera applikationer och gränssnitt utan kan arbeta kvar i mejlen där jag befinner mig till stor del av min arbetsdag. Jag slipper dessutom traggla med bilagor och leta runt efter rätt version. harmon.ie kräver inte ens en molnlösning, utan fungerar lika väl on premise!

Har ni redan implementerat SharePoint men märker att det inte används så mycket som ni hoppats? Eller är ni på väg att införa SharePoint just nu? Oavsett så bör ni lyssna på era användare – och lyft gärna att det finns möjligheter att förbättra användarvänligheten.

Hoppas att du som blivit inspirerad och fått dig en tankeställare om hur IT kan få med sig resten av verksamheten vid införandet av SharePoint & O365. Intresserad av att höra mer om harmon.ie? Gå in på vår produktsida där du kan läsa mer och få en kort demonstration om hur det fungerar.